Art Meet Up

Je veux rencontrer mes prochains partenaires !

picto_guideGuide d'utilisation

Art Meet Up : guide

L'outil ART MEET UP est une liste détaillée qui permet à un organisateur (individu, groupe ou organisation) de concevoir, mettre en œuvre et tirer le meilleur d'une rencontre intersectorielle et/ou interdisciplinaire, en mettant en relation des artistes et des professionnels de divers domaines, qu'il s'agisse du secteur culturel ou autre.

Il passe en revue toutes les étapes de la conception, de la gestion et du suivi d'un événement de rencontre, depuis le premier aperçu du développement d'une idée jusqu'à la durabilité de ses résultats rentables.

Il ne s'agit pas d'une série d'étapes obligatoires, mais plutôt d'un guide ou d'une référence pratique et flexible pour vous aider à naviguer dans le processus, en vérifiant certaines étapes et certains points clés que les partenaires INPACT ont jugé utiles dans leur expérience, en conservant ce qui pourrait vous être utile, en laissant de côté ce qui ne vous convient pas et en ajoutant votre touche personnelle ou organisationnelle.

Quelques références spécifiques et des liens vers d'autres outils et méthodes qui peuvent être utiles pour certaines parties du processus, comme des idées d'activités d'auto-présentation et de brainstorming, sont également inclus.

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Transition Socio-économique

Cet outil détaille les enjeux et besoins essentiels du secteur culturel dans le contexte d’une trasition socio-économique (elle-même interdépendante des 3 autres)

Checklist pour les organisateurs d’un Meet Up pour des partenariats culturels

  • 1

    Programmation de la réunion

    1

    Programmation de la réunion

    Sélectionnez les secteurs à "relier"

    Choisissez les professionnels du secteur qui vous intéressent pour rencontrer des artistes, par exemple des professionnels du tourisme, des spécialistes de l'environnement ou des sciences sociales...

    Soyez créatifs et osez imaginer des combinaisons inattendues, les possibilités peuvent être infinies !

    OU :

    Choisissez des professionnels de l'art issus d'horizons très différents (et ne collaborant généralement pas) - Lesquels ? (ex : les bédéistes et les danseurs, les auteurs de romans et les musiciens)...

    Dans les deux cas :

    Pensez aux opportunités et aux défis de votre contexte local.

    • Quels secteurs sont puissants dans votre région et peuvent soutenir des projets artistiques pour leur promotion ?
    • ou, dans l'autre sens : quels secteurs peuvent être renforcés par leur collaboration avec les artistes ?

    Vous et toutes les personnes concernées devriez être en mesure de visualiser un partenariat gagnant-gagnant.

    Définir un/des objectif(s) de la réunion

    La réunion aura-t-elle un objectif spécifique (par exemple, des collaborations dans le cadre d'un festival), des objectifs multiples (mise en réseau, expérimentation, nouvelles collaborations, etc.) ou simplement un objectif général de rapprochement entre ces secteurs, sans résultat préétabli ?

    Cette réponse vous aidera à franchir les étapes suivantes...

    Examinez les profils possibles à inviter

    Quels sont les profils d'artistes et sectoriels qui, selon vous, seront les plus attirés par la participation à un Art Meet Up et en bénéficieront ?

    Dressez une liste des parties/personnes/organisations possiblement intéressées.

    Notez les noms et les coordonnées des personnes/groupes/organisations correspondant aux profils ci-dessus que vous connaissez ou auxquels vous avez accès.

    Notez lesquels d'entre eux pourraient également agir comme des multiplicateurs et inviter davantage de personnes correspondant à leur profil.

    Si possible, essayez d'avoir à l'esprit l'équilibre et la diversité des genres.

    Un Excel, OpenOffice ou Google sheet (ou similaire) pourrait être utile.

    Choisissez une date, une heure et un lieu pour la réunion

    A propos de la date et de l'heure :

    Choisissez en tenant compte des éventuelles conditions particulières et des contraintes de temps des personnes que vous voulez attirer ; par exemple, si vous prévoyez d'accueillir des professeurs d'école, les heures du matin ne sont pas valables, si vous invitez des producteurs locaux de châtaignes, le mois d'octobre est à bannir...

    Egalement : en semaine ou le week-end ? Pesez le pour et le contre de vos choix.

    A propos du lieu :

    Choisissez un lieu accessible et (abordable) pour vous et vos cibles, ayant l'atmosphère, l'équipement et peut-être aussi des liens avec les secteurs/groupes/individus :

    • un centre communautaire ?
    • une installation d'organisation culturelle ?
    • un espace public ?
    • un bar-restaurant ?

    En général :

    Prenez en considération les annulations possibles que le lieu (et le temps) pourrait produire, en demandant également à certains "experts" de ces groupes.

    Préparez un texte/matériel d'invitation

    Créez un texte d'introduction/invitation pour la réunion prévue et ses objectifs, en présentant brièvement votre profil ou celui de votre organisation et votre intérêt dans l'organisation de cette réunion.

    Pensez également à rechercher du matériel visuel existant ou à créer du matériel visuel original, par exemple des photos, des images, du design graphique.
    Le matériel doit être attrayant, concis mais explicite quant aux objectifs, aux conditions particulières* et aux possibilités réalistes que la réunion pourrait offrir aux participants.

    *Combien de personnes environ sont attendues ? Y a-t-il des frais de participation ? Devront-ils payer leurs consommations (en cas de réunion dans un bar) ? Doivent-ils être munis d'un certificat de vaccination ? Ainsi de suite...

    Choisissez le support pour le partage de l'invitation

    Élaborez une stratégie pour inviter les personnes, en choisissant une ou plusieurs des options suivantes, selon ce que vous considérez comme le plus efficace en termes de ressources :

    • S'agira-t-il d'un appel ouvert sur vos plateformes de réseaux sociaux ou dans la presse locale, imprimée ou numérique ?
    • Allez-vous envoyer des e-mails personnalisés ou non ?
    • Pourrez-vous également passer des appels téléphoniques si besoin ?

    Envoyez les invitations

    En fonction de votre stratégie, envoyez les invitations au moins deux semaines avant la date de la réunion.

    Assurez-vous de demander une confirmation de leur participation et fixez un délai précis pour recevoir cette confirmation.

    Préparez-vous à envoyer un rappel un ou deux jours avant la date limite.

    Créer une liste de participants

    Sur la base des confirmations reçues, dressez une liste des participants attendus.

    • Le nombre de participants est-il suffisant et fonctionnel (un groupe trop important peut-il également poser problème) ?
    • Sont-ils bien équilibrés ?
    • Un tour supplémentaire d'invitation est-il nécessaire ?

    Envoyez une version finale d'information-communication

    Les participants disposent-ils de toutes les informations nécessaires pour participer à la réunion sereinement ? Si ce n'est pas le cas, contactez-les pour leur fournir ces informations et confirmer ce que vous attendez d'eux.

  • 2

    Concevoir le meeting

    2

    Concevoir le meeting

    Choose a welcome and introduction method/tool and ice-breakers

    There are many ways for an efficient and more or less easy (and fun) round of introductions. It is essential that participants share their names, professional profiles and special interest or challenge and/or expectations of the meeting.

    Try to give enough time to people to introduce themselves and get to know each other, as it will be easier for them to work together later.

    Exemples

    • Sharing the name and one movement, and next person has to repeat name and movement and also present themselves. The last person in the circle has to repeat everything and the whole group repeats their name and movement.
    • Ask participants to bring with them an image (even on their mobile phones) connected or representing a challenge they face in their sector and introduce them selves talking about their choice.
    • Working in pairs for ten minutes. People talk about themselves and they present one another to the big group.
    • People look at many different pictures that the facilitator provides, choose one and then talk about why they chose the picture and how they are connected to it.
    • Also, if the space is appropriate, you can try to include some movement in the activity to activate the participants.

    For more inspiration, take a look at:

    Choose one or more brainstorming, idea sharing and/or ‘match up’ methods/tools

    You can think of working individually, in pairs, in small groups or in the big group.

    If you choose to work in small groups, try for them not to have more than 4-5 participants, as the communication is better this way and people have more space to express their thoughts and ideas.

    Try to give to people the opportunity to talk about their work, also about their dreams. It is important for them to be motivated.

    Exemples

    • Sharing in the big group each one’s biggest dream and then working in small groups to imagine an activity that could include one little piece of those dreams.
    • Using the images from the presentation activity, create stories in small groups and try to imagine how you could bring them in life or make a positive change.
    • Work in groups/pairs and write down the most essential needs of your sector. Pass the paper to another group/pair and try to imagine how art can help solving the issues above.
    • Mapping the meet-up: you will need a board or big surface, coloured moderation cards or post-it and pens or markers. The goal is to visualise the skills and competencies and also the needs or each sector and to discover the meeting points and/or links as starting point of collaborations.
    • Speed dating/networking: to efficiently frame the tool, ask the participants to start with presenting to each other what they can bring (skills, knowledge, strong points, aspirations,) and what they miss in their work/sector
      • Plus d'infos sur cet outil : https://en.wikipedia.org/wiki/Speed_networking
    • Échanges en petits groupes

    Choose a sum-up/closing tool and possible follow-up

    Give some time for people to present their pair or group work in the big circle. Also, try to have some more time, as usually, the participants want to ask questions and talk about what is presented ; at this last part of the meeting, they tend to get inspiration of the ideas and presentations they listen to, and need to discuss more and have more interaction.

    Questionnements à parcourrir

    • Will the participants present what they came up with as possible collaboration?
    • Will the organiser sum-up the outcomes? On site or in a next step of communication?
    • How was the experience of the meeting for each participant?

    Create a list with all the material and equipment needed and make your provisions-up

    List all material and equipment you will need depending on the implementation methods you chose.

    Questionnements à parcourrir

    • Will you need pens/papers, a flip-chart board, a projector, laptop/s, cables, adaptors, speakers?
    • Can the meeting venue provide all/some of them? If not, by whom and how will they be provided?
    • Do the participants also need to bring any kind of equipment or material with them? Are they informed?

    Create a list with all persons needed (facilitators) and contact them

    • Technician ?
    • Note keeper ?
    • Animateur des débats ?
    • Gardien du temps ?
    • etc

    Communicate your meeting’s needs with the responsible person of the meeting venue

    Give some time to check the equipment and staff needs (lists above) with the responsible person of the meeting venue. Ideally, make a technical check if you are going to use technological equipment such as projectors and microphones.

    Also, try to take care of the issues below :

    • Will the meeting include any drinks/catering?
    • Do you need a signed agreement for the use of the venue?

    N'oubliez pas

    Taking care of all those issues means supporting yourself as a facilitator of the meeting. As much better you organise yourself, then the less stressful will be the implementation of the meeting.

    Create a participation list with contact information and a GDPR consent form

  • 3

    Mise en œuvre de la réunion

    3

    Mise en œuvre de la réunion

    Accueillez les participants et aidez-les à remplir la liste des participants avec leurs coordonnées

    Important

    Cette étape sera utile plus tard pour publier les photos de la réunion et pour le communiqué de presse. Aussi pour la communication en cas de réunion de suivi.

    Mettez en œuvre l'activité de bienvenue - méthode/outil d'introduction

    Accueillez tous les participants, définissez le cadre, communiquez les objectifs, répondez aux questions éventuelles et mettez en œuvre la méthode d'introduction que vous avez choisie.

    Présentez également les animateurs de la réunion (ou incluez-les dans la méthode d'introduction et d'autoprésentation).

    Vous pourriez aussi essayer d'être ouvert, et en même temps suffisamment formel pour laisser les participants s'ouvrir et créer une atmosphère de confiance.

    Mettez en œuvre l'activité/outil principal

    Essayez de donner des instructions claires et de procéder étape par étape, pour aider les participants à s'adapter et à ne pas avoir l'impression de devoir faire quelque chose d'exigeant.

    Vérifiez les besoins des participants et l'atmosphère du groupe.

    Essayez de demander si vos instructions sont claires, et répondez à toutes les questions. Si vous travaillez en groupes ou en binômes, "visitez" chaque groupe / binôme pour vérifier leurs besoins.

    Vérifier les besoins des animateurs et leur efficacité dans leurs tâches

    Gardez à l'œil : le respect du temps, la prise de notes, l'égale participation, les discussions productives et l'atmosphère détendue.

    • Vous pouvez toujours demander à quelqu'un de vous aider à tenir le temps et à prendre des notes, afin de pouvoir vous concentrer davantage sur les besoins des participants.
    • Ne sous-estimez pas la tenue des notes. Les gens sont généralement ouverts et ils partagent de très belles idées et réflexions : il serait dommage que ces idées tombent dans l'oubli. Les notes seront également très importantes plus tard si vous voulez faire un rapport ou écrire un texte pour un communiqué de presse. De plus, si le travail des participants arrive à un certain résultat, il sera agréable pour eux de recevoir les notes de ce travail.

  • 4

    Suivi de la réunion

    4

    Suivi de la réunion

    Envoyez des courriels de remerciement

    Cette étape est importante pour montrer aux personnes que leur participation a été importante pour vous, et pour créer une communication agréable en cas de réunions de suivi.

    Envoyez des rappels des suivis convenus (s'il y a lieu).

    Vous pouvez également partager la récolte des résultats, et envoyer des notes du travail qui a été créé pendant la réunion.

    Diffusez !

    Vous pouvez essayer de faire un communiqué de presse et de créer des publications avec de belles photos de la réunion sur les réseaux sociaux.

    Conservez une liste de contacts des participants pour les informer des prochaines rencontres ou d'autres événements et activités importantes.

    ...et n'oubliez jamais l'endroit où vous l'avez sauvegardé !