Art Meet Up

Γνωρίστε τον επόμενο συνεργάτη σας!

picto_guideΟδηγός χρήστη

Οδηγός Χρήστη Art Meet Up

Το εργαλείο ART MEET UP είναι μια λεπτομερής λίστα ελέγχου που διευκολύνει έναν διοργανωτή (άτομο, ομάδα ή οργάνωση) να σχεδιάσει, να εφαρμόσει και να αξιοποιήσει στο έπακρο μια διατομεακή ή/και διεπιστημονική συνάντηση, εισάγοντας και γεφυρώνοντας καλλιτέχνες σε επαγγελματίες άλλων τομείς, είτε εντός του πολιτιστικού τομέα είτε εκτός αυτού.

Συμπεριλαμβάνει όλα τα στάδια σχεδιασμού, λειτουργίας και παρακολούθησης μιας εκδήλωσης-συνάντησης, από την πρώτη ματιά στην ανάπτυξη μιας ιδέας έως τη βιωσιμότητα των κερδοφόρων της αποτελεσμάτων.

Δεν προορίζεται να είναι μια υποχρεωτική σειρά βημάτων, αλλά μάλλον ένας εύχρηστος και ευέλικτος οδηγός ή πηγή αναφοράς που θα σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε στη διαδικασία, να ελέγξετε ορισμένα ορόσημα και βασικά σημεία που οι συνεργάτες του INPACT θεωρούν χρήσιμα στην εμπειρία τους, κρατώντας ό,τι μπορεί να φανεί χρήσιμο , αφήνοντας έξω ό,τι δεν ταιριάζει και προσθέτοντας την προσωπική ή οργανωτική σας πινελιά.

Περιλαμβάνονται επίσης μερικές συγκεκριμένες αναφορές και σύνδεσμοι προς άλλα εργαλεία και μεθόδους που μπορεί να είναι χρήσιμες για ορισμένα μέρη της διαδικασίας, όπως ιδέες για δραστηριότητες αυτο-εισαγωγής και καταιγισμού ιδεών.

picto_description Πίσω στην Περιγραφή

Κοινωνικο-οικονομική Μετάβαση

Το εργαλείο αυτό καλύπτει τις κύριες προκλήσεις και ανάγκες του κλάδου σύμφωνα με την κοινωνικο-οικονομική μετάβαση (και τη διασύνδεση με τη ψηφιακή, πράσινη και δημοκρατική μετάβαση).

Λίστα ελέγχου για τους διοργανωτές του Art Meet Up

  • 1

    Προγραμματισμόςτης συνάντησης

    1

    Προγραμματισμόςτης συνάντησης

    Επιλέξτε τομείς για να ενώσετε

    Επιλέξτε τους επαγγελματίες του κλάδου που σας ενδιαφέρουν να συναντήσετε καλλιτέχνες, π.χ. επαγγελματίες του τουρισμού, περιβάλλοντος ή κοινωνικούς επιστήμονες…

    Γίνετε δημιουργικοί και τολμήστε να φανταστείτε απροσδόκητους συνδυασμούς, οι δυνατότητες θα γίνουν ατελείωτες!

    Ή

    Επέλεξε επαγγελματίες Τέχνης προερχόμενους από πολύ διαφορετικά υποβάθρων (και όχι συνήθως που δε συνεργάζονται) – Ποιοι είναι; (π.χ. δημιουργοί κόμικς και χορευτές , συγγραφείς και μουσικοί)...

    Και στις δύο περιπτώσεις :

    Σκεφτείτε τις ευκαιρίες και τις προκλήσεις του τοπικού σας πλαισίου.

    • Ποιοι τομείς είναι ισχυροί στην περιοχή σας και μπορούν να υποστηρίξουν πρότζεκ τέχνης για προώθηση;
    • ή, το αντίστροφο: ποιοι τομείς μπορούν να ενδυναμωθούν από τη συνεργασία τους με καλλιτέχνες;

    Εσείς και όλοι οι εμπλεκόμενοι άνθρωποι θα πρέπει να μπορείτε να οραματιστείτε μια συνεργασία win-win .

    Θέστε το στόχο ή τους στόχους της συνάντησης

    Η συνάντηση θα έχει συγκεκριμένο στόχο (π.χ. συνεργασίες στο πλαίσιο ενός φεστιβάλ), πολλαπλούς στόχους (δικτύωση, πειραματισμό, νέες συνεργασίες κ.λπ.) ή απλώς έναν γενικό στόχο να γεφυρώσει αυτούς τους τομείς χωρίς προκαθορισμένο αποτέλεσμα;

    Αυτή η απάντηση θα σας βοηθήσει στα επόμενα βήματα…

    Εξετάστε πιθανά άτομα για να προσκαλέσετε

    Ποιά άτομα καλλιτεχνών και άτομα άλλων τομέων πιστεύετε ότι θα προσελκύσουν και θα ωφεληθούν περισσότερο από τη συμμετοχή σε μία συνάντηση Τέχνης (Αrt Meet Up);

    Κάντε μια λίστα πιθανών ενδιαφερομένων μερών/προσώπων/οργανισμών

    Σημειώστε ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας ατόμων/ομάδων/οργανισμών που ταιριάζουν στα παραπάνω άτομα που γνωρίζετε ή στα οποία έχετε πρόσβαση.

    Σημειώστε ποια από αυτά θα μπορούσαν επίσης να λειτουργήσουν ως πολλαπλασιαστέςκαι να προσκαλέσει περισσότερα άτομα του τύπου τους.

    Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να έχετε κατά νου την ισορροπία των φύλων και τη διαφορετικότητα.

    Ένα φύλλο Excel, OpenOffice ή Google (ή παρόμοιο εργαλείο) θα μπορούσε να είναι χρήσιμο.

    Επιλέξτε ημερομηνία, ώρα και τόπο για τη συνάντηση

    Σχετικά με την ημερομηνία και την ώρα:

    Επιλέξτε λαμβάνοντας υπόψη πιθανές ειδικές συνθήκες και χρονικούς περιορισμούς των ατόμων που θέλετε να προσελκύσετε. π.χ. αν σκοπεύετε να έχετε δασκάλους, οι πρωινές ώρες αποκλείονται, αν προσκαλέσετε ντόπιους οινοποιούς, ο Σεπτέμβριος δε βολεύει…

    Επίσης, καθημερινή ή μέσα στο Σαββατοκύριακο; Ζυγίστε τα υπέρ και τα κατά των επιλογών σας.

    Σχετικά με το μέρος:

    Επιλέξτε ένα μέρος προσβάσιμο και (οικονομικό) για εσάς και τους στόχους σας, έχοντας την ατμόσφαιρα, τον εξοπλισμό και ίσως και συνδέσεις με τους τομείς/ομάδες/άτομα:

    • ένα κοινοτικό κέντρο;
    • ένα κέντρο ενός πολιτιστικού φορέα ;
    • ένας δημόσιος χώρος ;
    • ένα καφέ-μπαρ ;

    Σε γενικές γραμμές :

    Λάβετε υπόψη πιθανούς αποκλεισμούς που θα μπορούσε να παράγει ο τόπος (και ο χρόνος), ρωτώντας επίσης ορισμένους «ειδικούς» σε αυτές τις ομάδες.

    Ετοιμάστε ένα κείμενο/υλικό για την πρόσκληση

    Δημιουργήστε ένα εισαγωγικό κείμενο πρόσκλησης για την προγραμματισμένη συνάντηση και τους στόχους της, παρουσιάζοντας σύντομα εσάς ή το προφίλ του οργανισμού σας και το ενδιαφέρον σας για τη διοργάνωση αυτής της συνάντησης.

    Σκεφθείτε επίσης να αναζητήσετε υπάρχον ή να δημιουργήσετε πρωτότυπο οπτικό υλικό π.χ. φωτογραφίες, εικόνες, γραφικά.
    Το υλικό πρέπει να είναι ελκυστικό, συνοπτικό αλλά σαφές σχετικά με τους στόχους, τις ειδικές συνθήκες* και τις πιθανές ρεαλιστικές ευκαιρίες που θα μπορούσε να προσφέρει η συνάντηση στους συμμετέχοντες.

    *Πόσα άτομα αναμένονται περίπου; Υπάρχει κόστος συμμετοχής; Θα πρέπει να πληρώσουν τα ποτά τους (σε περίπτωση συνάντησης σε μπαρ); Χρειάζεται να έχουν πιστοποιητικό εμβολιασμού; Και ούτω καθεξής…

    Επιλέξτε το μέσο για το διαμοιρασμό της πρόσκλησης

    Κάντε μια στρατηγικήγια να προσκαλέσετε άτομα, επιλέγοντας ένα ή συνδυάζοντας περισσότερα από τα παρακάτω, σύμφωνα με αυτό που θεωρείτε πιο αποτελεσματικό από πλευράς πόρων:

    • Θα είναι μια ανοιχτή πρόσκληση στις πλατφόρμες κοινωνικών μέσων σας ή στον τοπικό τύπο, έντυπο ή ψηφιακό;
    • Θα στέλνετε εξατομικευμένα ή μη e-mail;
    • Θα κάνετε επίσης τηλεφωνικές κλήσεις αν χρειαστεί;

    Στείλτε τις προσκλήσεις

    Σύμφωνα με τη στρατηγική σας, στείλτε τις προσκλήσεις τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν από την ημερομηνία της συνάντησης.

    Φροντίστε να ζητήσετε επιβεβαίωσηγια τη συμμετοχή τους και να έχετε σαφή προθεσμία για τη λήψη αυτής της επιβεβαίωσης.

    Να είστε έτοιμοι να στείλετε μια υπενθύμιση μία ή δύο ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας.

    Δημιουργήστε μια λίστα συμμετεχόντων

    Με βάση τις επιβεβαιώσεις που λάβατε, κάντε μια λίστα με τους αναμενόμενους συμμετέχοντες.

    • Είναι ο αριθμός επαρκής και λειτουργικός (π.χ. μια πολύ μεγάλη ομάδα θα μπορούσε επίσης να είναι πρόβλημα);
    • Είναι καλά ισορροπημένη η ομάδα;
    • Είναι απαραίτητος μία επιπλέον πρόσκληση;

    Στείλτεένα τελικό πακέτο επικοινωνίας-πληροφοριών

    Έχουν οι συμμετέχοντες όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να συμμετέχουν χωρίς άγχος; Εάν όχι, επικοινωνήστε μαζί τους για να παράσχετε αυτές τις πληροφορίες και να επιβεβαιώσετε ότι τις περιμένετε.

  • 2

    Σχεδιασμός της συνάντησης

    2

    Σχεδιασμός της συνάντησης

    Επιλέξτε μια μέθοδο/εργαλείο καλωσορίσματος και εισαγωγής και δραστηριότητες γνωριμίας

    Υπάρχουν πολλοί τρόποι για έναν αποτελεσματικό και λίγο πολύ εύκολο (και διασκεδαστικό) γύρο εισαγωγών. Είναι σημαντικό οι συμμετέχοντες να μοιράζονται τα ονόματά τους, τα επαγγελματικά τους προφίλ και το ιδιαίτερο ενδιαφέρον ή την πρόκληση ή/και τις προσδοκίες τους από τη συνάντηση.

    Προσπαθήστε να δώσετε αρκετό χρόνο στους ανθρώπους για να συστηθούν και να γνωριστούν, καθώς θα είναι πιο εύκολο για αυτούς να συνεργαστούν αργότερα.

    Παραδείγματα

    • Μοιράζοντας το όνομα και μια κίνηση, και το επόμενο άτομο πρέπει να επαναλάβει το όνομα και την κίνηση και επίσης να παρουσιάσει τον εαυτό του. Το τελευταίο άτομο στον κύκλο πρέπει να επαναλάβει τα πάντα και ολόκληρη η ομάδα επαναλαμβάνει το όνομα και την κίνησή του.
    • Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να φέρουν μαζί τους μια εικόνα (ακόμα και στα κινητά τους τηλέφωνα) συνδεδεμένη ή που αντιπροσωπεύει μια πρόκληση που αντιμετωπίζουν στον τομέα τους και παρουσιάστε τους εαυτούς τους μιλώντας για την επιλογή τους.
    • Δουλεύοντας σε ζευγάρια για δέκα λεπτά. Οι άνθρωποι μιλούν για τον εαυτό τους και παρουσιάζουν ο ένας τον άλλον στη μεγάλη ομάδα.
    • Οι άνθρωποι κοιτάζουν πολλές διαφορετικές εικόνες που παρέχει ο συντονιστής, επιλέγουν μία και μετά μιλούν για το γιατί επέλεξαν την εικόνα και πώς συνδέονται με αυτήν.
    • Επίσης, εάν ο χώρος είναι κατάλληλος, μπορείτε να προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε κάποια κίνηση στη δραστηριότητα για να ενεργοποιήσετε τους συμμετέχοντες.

    Για περισσότερη έμπνευση, ρίξτε μια ματιά στο:

    Επιλέξτε μία ή περισσότερες μεθόδους/εργαλεία καταιγισμού ιδεών, κοινής χρήσης ιδεών ή/και «ταιριάσματος».

    Μπορείτε να σκεφτείτε να εργαστείτε μεμονωμένα, σε ζευγάρια, σε μικρές ομάδες ή στη μεγάλη ομάδα.

    Εάν επιλέξετε να εργαστείτε σε μικρές ομάδες, προσπαθήστε να μην έχουν περισσότερους από 4-5 συμμετέχοντες, καθώς η επικοινωνία είναι καλύτερη με αυτόν τον τρόπο και οι άνθρωποι έχουν περισσότερο χώρο να εκφράσουν τις σκέψεις και τις ιδέες τους.

    Προσπαθήστε να δώσετε στους ανθρώπους την ευκαιρία να μιλήσουν για τη δουλειά τους, αλλά και για τα όνειρά τους. Είναι σημαντικό για αυτούς να έχουν κίνητρα.

    Παραδείγματα

    • Μοιραστείτε στη μεγάλη ομάδα το μεγαλύτερο όνειρο του καθενός και στη συνέχεια εργαστείτε σε μικρές ομάδες για να φανταστείτε μια δραστηριότητα που θα μπορούσε να περιλαμβάνει ένα μικρό κομμάτι από αυτά τα όνειρα.
    • Χρησιμοποιώντας τις εικόνες από τη δραστηριότητα παρουσίασης, δημιουργήστε ιστορίες σε μικρές ομάδες και προσπαθήστε να φανταστείτε πώς θα μπορούσατε να τις φέρετε στη ζωή ή να κάνετε μια θετική αλλαγή.
    • Εργαστείτε σε ομάδες/ζευγάρια και σημειώστε τις πιο βασικές ανάγκες του τομέα σας. Δώστε το χαρτί σε μια άλλη ομάδα/ζεύγος και προσπαθήστε να φανταστείτε πώς η τέχνη μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση των παραπάνω προβλημάτων.
    • Χαρτογράφηση της συνάντησης: θα χρειαστείτε έναν πίνακα ή μια μεγάλη επιφάνεια, χρωματιστές κάρτες ελέγχου ή post-it και στυλό ή μαρκαδόρους. Ο στόχος είναι να απεικονιστούν οι δεξιότητες και οι ικανότητες καθώς και οι ανάγκες ή κάθε τομέας και να ανακαλύψετε τα σημεία συνάντησης ή/και τους συνδέσμους ως αφετηρία συνεργασιών.
    • Ταχεία ραντεβού/δικτύωση: για να πλαισιώσετε αποτελεσματικά το εργαλείο, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να ξεκινήσουν παρουσιάζοντας ο ένας στον άλλο τι μπορούν να φέρουν (δεξιότητες, γνώσεις, δυνατά σημεία, φιλοδοξίες) και τι τους λείπει στην εργασία/τον τομέα τους
    • Συζητήσεις με ομάδες εστίασης

    Επιλέξτε ένα εργαλείο σύνοψης/κλεισίματος και πιθανή συνέχεια

    Δώστε λίγο χρόνο στα άτομα να παρουσιάσουν την εργασία τους σε ζευγάρι ή ομάδα στον μεγάλο κύκλο. Επίσης, προσπαθήστε να έχετε λίγο περισσότερο χρόνο, όπως συνήθως, οι συμμετέχοντες θέλουν να κάνουν ερωτήσεις και να μιλήσουν για αυτό που παρουσιάζεται. Σε αυτό το τελευταίο μέρος της συνάντησης, τείνουν να εμπνέονται από τις ιδέες και τις παρουσιάσεις που ακούν και πρέπει να συζητήσουν περισσότερα και να έχουν περισσότερη αλληλεπίδραση.

    Βοηθητικές ερωτήσεις

    • Θα παρουσιάσουν οι συμμετέχοντες αυτό που βρήκαν ως πιθανή συνεργασία;
    • Θα συνοψίσει ο διοργανωτής τα αποτελέσματα; Επί τόπου ή σε επόμενο βήμα επικοινωνίας;
    • Πώς ήταν η εμπειρία της συνάντησης για κάθε συμμετέχοντα;

    Δημιουργήστε μια λίστα με όλο το υλικό και τον εξοπλισμό που χρειάζεστε και κάντε τις προμήθειες σας

    Αναφέρετε όλα τα υλικά και τον εξοπλισμό που θα χρειαστείτε ανάλογα με τις μεθόδους υλοποίησης που επιλέξατε.

    Βοηθητικές ερωτήσεις

    • Θα χρειαστείτε στυλό/χαρτιά, πίνακα flip-chart, προβολέα, φορητό υπολογιστή, καλώδια, προσαρμογείς, ηχεία;
    • Μπορεί ο χώρος συνάντησης να παρέχει όλα/μερικά από αυτά; Εάν όχι, από ποιον και πώς θα παρέχονται;
    • Οι συμμετέχοντες πρέπει επίσης να έχουν μαζί τους οποιοδήποτε είδος εξοπλισμού ή υλικού; Είναι ενημερωμένοι;

    Δημιουργήστε μια λίστα με όλα τα άτομα που χρειάζονται (διαμεσολαβητές) και επικοινωνήστε μαζί τους

    • Τεχνικός;
    • Γραμματέας ;
    • Συντονιστής συζήτησης ;
    • χρονομέτρης ;
    • και τα λοιπά.

    Επικοινωνήστε τις ανάγκες της συνάντησής σας με τον υπεύθυνο του χώρου της συνάντησης

    Δώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε τις ανάγκες εξοπλισμού και προσωπικού (λίστες παραπάνω) με τον υπεύθυνο του χώρου συνάντησης. Ιδανικά, κάντε έναν τεχνικό έλεγχο εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τεχνολογικό εξοπλισμό όπως προβολείς και μικρόφωνα.

    Επίσης, προσπαθήστε να επιλύσετε τα παρακάτω ζητήματα:

    • Η συνάντηση θα περιλαμβάνει ποτά/κέτερινγκ;
    • Χρειάζεστε υπογεγραμμένο συμφωνητικό για τη χρήση του χώρου;

    Μην ξεχνάτε

    Το να φροντίζετε όλα αυτά τα ζητήματα σημαίνει να υποστηρίζετε τον εαυτό σας ως συντονιστή της συνάντησης. Όσο καλύτερα οργανωθείτε, τόσο λιγότερο αγχωτική θα είναι η υλοποίηση της συνάντησης.

    Δημιουργήστε μια λίστα συμμετοχών με στοιχεία επικοινωνίας και μια φόρμα συναίνεσης GDPR

  • 3

    Υλοποίηση της συνάντησης

    3

    Υλοποίηση της συνάντησης

    Καλωσορίστε τους συμμετέχοντες και βοηθήστε τους να συμπληρώσουν τη λίστα συμμετοχών με στοιχεία επικοινωνίας

    Σημαντικό

    Αυτό το βήμα θα είναι χρήσιμο αργότερα για τη δημοσίευση εικόνων της συνάντησης και του δελτίου τύπου. Επίσης, για την επικοινωνία σε περίπτωση επακόλουθης συνάντησης.

    Εφαρμόστε τη δραστηριότητα καλωσορίσματος -μέθοδος/εργαλείο εισαγωγής

    Καλωσορίστε όλους τους συμμετέχοντες, ορίστε το πλαίσιο, επικοινωνήστε τους στόχους, απαντήστε σε τυχόν απορίες και εφαρμόστε τη μέθοδο εισαγωγής που επιλέξατε.

    Παρουσιάστε επίσης τους συντονιστές της συνάντησης (ή συμπεριλάβετέ τους στη μέθοδο εισαγωγικής-αυτοπαρουσίασης).

    Θα μπορούσατε επίσης να προσπαθήσετε να είστε ανοιχτοί και ταυτόχρονα αρκετά επίσημοι ώστε να αφήσετε τους συμμετέχοντες να ανοιχτούν και να δημιουργήσουν μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης.

    Υλοποιήστε την κύρια δραστηριότητα/εργαλείο

    Προσπαθήστε να δώσετε σαφείς οδηγίες και να κάνετε ένα βήμα τη φορά, για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες να προσαρμοστούν και να μην αισθάνονται ότι πρέπει να κάνουν κάτι απαιτητικό.

    Ελέγξτε τις ανάγκες των συμμετεχόντων και την ατμόσφαιρα της ομάδας

    Προσπαθήστε να ρωτήσετε εάν οι οδηγίες σας είναι σαφείς και απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις. Εάν εργάζεστε σε ομάδες ή ζευγάρια, «επισκεφτείτε» κάθε ομάδα / ζευγάρι για να ελέγξετε τυχόν ανάγκες.

    Ελέγξτε τις ανάγκες και την αποτελεσματικότητα των συντονιστών στα καθήκοντά τους

    Παρακολουθήστε: τήρηση χρόνου, τήρηση σημειώσεων, ισότιμη συμμετοχή, παραγωγική συζήτηση, χαλαρή ατμόσφαιρα

    • Μπορείτε πάντα να έχετε κάποιον να σας βοηθήσει με την τήρηση του χρόνου και τις σημειώσεις, ώστε να μπορείτε να είστε περισσότερο συγκεντρωμένοι στις ανάγκες των συμμετεχόντων.
    • Μην υποτιμάτε την τήρηση σημειώσεων. Οι άνθρωποι είναι συνήθως ανοιχτοί και μοιράζονται πολύ όμορφες ιδέες και σκέψεις, και είναι κρίμα αυτές οι ιδέες να ξεχαστούν. Οι σημειώσεις θα είναι επίσης πολύ σημαντικές αργότερα εάν θέλετε να κάνετε έναν απολογισμό ή να γράψετε ένα κείμενο για δελτίο τύπου. Ακόμη περισσότερο, εάν η δραστηριότητα των συμμετεχόντων έχει αποτέλεσμα, θα ήταν ωραίο να τους στείλετε τις σημειώσεις.

  • 4

    Σε σνυέχεια της συνάντησης

    4

    Σε σνυέχεια της συνάντησης

    Στείλτε ευχαριστήρια e-mail

    Αυτό το βήμα είναι σημαντικό για να δείξετε στους ανθρώπους ότι η συμμετοχή τους ήταν σημαντική για εσάς και να δημιουργήσετε μια ωραία επικοινωνία σε περίπτωση επακόλουθων συναντήσεων.

    Στείλτε υπενθυμίσεις για τις συμφωνημένες επακόλουθες ενέργειες (εάν θα υπάρξουν)

    Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τη συγκομιδή των αποτελεσμάτων και να στείλετε σημειώσεις από τα αποτελέσματα που απέφερε οι δραστηριότητες κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

    Διαδώστε!

    Μπορείτε να προσπαθήσετε να κάνετε ένα δελτίο τύπου και να κάνετε δημοσιεύσεις με μερικές όμορφες φωτογραφίες της συνάντησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

    Διατηρήστε μια λίστα επαφών των συμμετεχόντων για να τους προσδιορίσετε σχετικά με μελλοντικές συναντήσεις ή άλλες σχετικές εκδηλώσεις και δραστηριότητες

    ...και να θυμάστε πάντα πού την έχετε αποθηκεύσει!