User Guide
Back to Description
Társadalmi-gazdasági átállás Ez az eszköz lefedi az ágazat fő kihívásait és szükségleteit a társadalmi-gazdasági átmenet (illetve a digitális, zöld és demokratikus átmenetek összekapcsolódása) alapján.
Az Art Partnership Meet Ups névsora
-
1
A találkozó időzítése
1 A találkozó időzítése
Válassza ki az "áthidalandó" szektorokat
Válaszd ki, melyik szektor szakemberei találhatják érdekesnek a találkozót művészekkel, például turisztikai szakemberekkel, környezettudósokkal vagy társadalomtudósokkal…
Légy kreatív és merj váratlan kombinációkat elképzelni, végtelen lehetőséggel találkozhatsz!
VAGY :
Válassz nagyon különböző hátterű művészeti szakembereket (akik általában nem kollaborálnak) - Melyiket? (pl. képregényművészek és táncosok, regényírók és zenészek)...
Mindkét esetben :
Gondolj ahelyi környezet lehetőségeire és kihívásaira.
- Mely ágazatok erősek a régiódban, és támogathatnak művészeti projekteket promóció céljából?
- vagy fordítva: mely szektorok erősíthetik meg a művészekkel való együttműködést?
Neked és minden érintett személynek képesnek kell lennie egy mindenki számára előnyös partnerség elképzelésére.
Állíts egy célt/célokat a találkozóhoz
Lesz-e a találkozónak konkrét célja (pl. együttműködések egy fesztivál keretében), több célja (hálózatépítés, kísérletezés, új együttműködések stb.), vagy csak egy általános célja, hogy áthidalja ezeket a szektorokat előre meghatározott eredmény nélkül?
Ez a válasz segít a következő lépésekben…
Fontold meg a meghívandó személyeket
Szerinted mely művészprofilok és más ágazati profilok vonzzák majd leginkább az Art Meet Upon való részvételt, és milyen hasznot húznak belőle?
Készíts listát a lehetséges érdeklődőkről/személyekről/szervezetekről
Jegyezd fel azon személyek/csoportok/szervezetek nevét és elérhetőségeit, amelyek megfelelnek a fenti profiloknak, és akiket ismersz vagy amelyekhez hozzáféréssel rendelkezel.
Jelöld, melyikük működhet szorzóként , és hívhat meg több embert a profiljából.
Ha lehetséges, próbálja meg szem előtt tartani a nemek közötti egyensúlyt és sokszínűséget.
Egy Excel, OpenOffice vagy Google-űrlap (vagy hasonló) jól jöhet.
Válaszd ki a találkozó dátumát, időpontját és helyét
A dátumot és az időpontot illetően:
Válassz, figyelembe véve a vonzani kívánt személyek esetleges speciális feltételeit és időbeli korlátait; például. ha iskolai tanárokat tervezel, a délelőtti órák nem megfelelőek, ha helyi gesztenyetermelőket hívsz, akkor az október lehetetlen...
Illetve, hétköznap, vagy hétvége? Mérlegeld a választásod előnyeit és hátrányait.
A helyszínről:
Válassz olyan helyet, amely elérhető és (megfizethető) számodra és célközönségednek, megfelelő légkörrel, felszereléssel és esetleg a szektorokkal/csoportokkal/egyénekkel való kapcsolatokkal:
- egy közösségi központ?
- egy kulturális szervezet intézménye?
- egy nyilvános tér?
- egy bár-étterem?
Általánosságban :
Vedd figyelembe a hely (és az időpont) fényében kivitelezhető megoldásokat, és vonj be „szakértőt” ezekbe a csoportokba.
Készíts meghívó szöveget/anyagot.
Hozz létre egy bevezető/meghívó szöveget az ütemezett találkozóhoz és annak céljaihoz, röviden bemutatva Te magad vagy szervezeted profilját és érdeklődését a találkozó megszervezése iránt.
Nézz körbe a már meglévő vagy eredeti vizuális anyagok között, pl. fotók, képek, grafikai tervezés.
A bemutatkozó anyag legyen vonzó, tömör, de egyértelmű a célok, a speciális feltételek* és a lehetséges reális lehetőségek tekintetében, amelyeket a találkozó kínálhat a résztvevőknek.*Körülbelül hány főre számítasz? Van részvételi díj? Fizetniük kell az italaikért (bárban való találkozás esetén)? Kell nekik oltási igazolás? És így tovább...
Válaszd ki a megfelelő médiumot a meghívás megosztásához
Legyen stratégiád az emberek meghívására, válassz ki egyet vagy kombinálj többet az alábbiak közül, aszerint, hogy mi az, amit erőforrás szempontjából hatékonyabbnak tartasz.
- Nyílt meghívó lesz a közösségi média platformokon vagy a helyi sajtóban, nyomtatott vagy digitális formában?
- Személyre szabott vagy nem személyre szabott e-maileket küldesz ki?
- Akár telefonon is felveszed a vendégekkel a kapcsolatot?
Küldd ki a meghívókat
Stratégiádnak megfelelően küldd ki a meghívókat legalább két héttel a találkozó időpontja előtt.
Feltétlenül kérj visszaigazolást a részvételükről, és legyen egyértelmű határidő a visszaigazolás megküldésére.
Készülj úgy, hogy egy vagy két nappal a határidő előtt emlékeztetőt küldj ki.
Készíts listát a résztvevőkről
A kapott visszaigazolások alapján készíts listát a várható résztvevőkről.
- Elegendő és működőképes a létszám (a túl nagy csoport is probléma lehet)?
- Jól kiegyensúlyozottak az arányok?
- Szükség van-e további meghívásra?
Küldj ki egy végső kommunikációs információs csomagot
Rendelkeznek minden információval a résztvevők a stresszmentes részvételhez? Amennyiben nem, vedd fel a kapcsolatot velük , hogy biztosítani tudd ezeket az információkat és erősítsd meg, hogy számítasz rájuk.
Tags
Related contents (in other Inpact tools)
-
2
A meeting tervezése
2 A meeting tervezése
Válassz üdvözlő és bemutatkozási módot/eszközt és törd meg a jeget jó témákkal.
Számos módja van a hatékony és többé-kevésbé könnyű (és szórakoztató) bemutatkozási körnek. Alapvető fontosságú, hogy a résztvevők megosszák a nevüket, szakmai profiljukat és különleges érdeklődésüket, kihívásaikat és/vagy elvárásaikat a találkozóval kapcsolatban.
Igyekezz elegendő időt hagyni az embereknek a bemutatkozásra, egymás megismerésére, mert később könnyebben tudnak majd együtt dolgozni.
Példák
- Osszák meg a nevüket, és hozzá egy mozdulatot, majd a következő személynek meg kell ismételnie a nevet és a mozdulatot, valamint bemutatnia magát. A kör utolsó emberének mindent meg kell ismételnie, és az egész csoport ismétli a nevét és a mozgását.
- Kérd meg a résztvevőket, hogy hozzanak magukkal egy képet (akár mobiltelefonjukon is), amely a szektorukban szembesülő kihívást ábrázolja, és bemutatja a döntésük okát.
- Páros munka tíz percig. Az emberek magukról beszélnek, és bemutatják egymást a nagy csoportnak.
- Az emberek sok különböző képet néznek meg, amelyeket a segítő nyújt, kiválasztanak egyet, majd beszélnek arról, hogy miért választották a képet, és hogyan kapcsolódnak hozzá.
- Ezenkívül, ha a hely megfelelő, megpróbálhatsz valamilyen mozgást beépíteni a tevékenységbe, hogy aktiváld a résztvevőket.
További inspirációért nézd meg:
Válassz egy vagy több ötletbörze, ötletmegosztás és/vagy „egyeztetős” módszert/eszközt
Gondolkodhatsz egyéni, páros, kiscsoportos vagy nagycsoportos munkavégzésben.
Ha a kiscsoportos munkára esik választásod, próbáld meg, maximum 4-5 résztvevővel, mert így jobb a kommunikáció, és több hely jut az embereknek gondolataik, ötleteik kifejezésére.
Próbálj lehetőséget adni az embereknek, hogy beszéljenek a munkájukról, az álmaikról is. Fontos, hogy motiváltak legyenek.
Példák
- Az elérni kívánt álmok, tervek megosztása nagy csoportban, majd kis csoportokban való munka, ahol elképzeljük egy tevékenység létrehozását, ezeknek az álmoknak egy kis darabját valósággá téve.
- A prezentáció képeinek felhasználásával kis csoportokban alkossatok történeteket, és próbáljátok meg elképzelni, hogyan tudnátok életre kelteni azokat, vagy pozitív változást hozni.
- Dolgozz csoportokban/párokban, és írd le szektorod leglényegesebb igényeit. Add át a papírt egy másik csoportnak/párnak, és próbáld elképzelni, hogyan segíthet a művészet a fenti problémák megoldásában.
- Az összejövetel feltérképezése: szükséged lesz egy táblára vagy nagy felületre, színes moderációs kártyákra vagy post-it-re és tollakra vagy jelölőkre. A cél a készségek és kompetenciák, valamint az igények vagy az egyes szektorok vizualizálása, valamint a találkozási pontok és/vagy kapcsolatok felfedezése az együttműködések kiindulópontjaként.
- Villám randik/hálózatépítés: az eszköz hatékony keretezéséhez kérd meg a résztvevőket, hogy kezdjék azzal, hogy mutassák be egymásnak, mit tudnak hozzátenni a tevékenységekhez (készségeket, tudást, erős pontokat, törekvéseket), és mi hiányzik a munkájukból/szektorukból.
- Fókuszcsoportos beszélgetések
Válasszon egy összegző/záró eszközt és a lehetséges ellenőrző tevékenységet
Adj egy kis időt az embereknek, hogy bemutassák páros vagy csoportos munkájukat a nagy körben. Próbálj meg több időt is rászánni, mint általában, hátha a résztvevők szeretnének kérdéseket feltenni és beszélni a bemutatottakról; a találkozó ezen utolsó részében hajlamosak ihletet meríteni azokból az ötletekből és előadásokból, amelyeket hallgatnak, és többet kell megvitatniuk és több interakcióra van szükségük.
Segítő kérdések
- A résztvevők be fogják-e mutatni, hogy mit találtak ki, mint lehetséges jövőbeli együttműködést?
- A szervező összesíti az eredményeket? A helyszínen vagy a kommunikáció következő részeként?
- Milyen élmény volt az egyes résztvevők számára a találkozó?
Készíts egy listát az összes szükséges anyaggal és felszereléssel, és készülj elő
Sorold fel az összes szükséges anyagot és felszerelést a választott megvalósítási módszerektől függően.
Segítő kérdések
- Szükség lesz tollakra/papírokra, flipchart táblára, projektorra, laptopra, kábelekre, adapterekre, hangszórókra?
- Tudod biztosítani a találkozó helyszínét/néhány helyszínét? Ha nem, ki és hogyan fogja ezeket biztosítani?
- Kell-e a résztvevőknek valamilyen felszerelést, anyagot is magukkal vinniük? Értesültek erről?
Készíts listát az összes szükséges személlyel (segítőkkel), és lépj kapcsolatba velük
- Technikus?
- Jegyző?
- Moderátor a beszélgetésekhez?
- Időrögzítő?
- stb.
Közöld a találkozó igényeit a találkozó helyszínén felelősének
Szánj valamennyi időt a felszerelés és a személyzet igényeinek (fenti listák) ellenőrzésére a találkozó helyszín felelősével. Ideális esetben végezz műszaki ellenőrzést, ha technológiai berendezéseket, például kivetítőket és mikrofonokat fogtok használni.
Ezenkívül próbáld megoldani az alábbi problémákat:
- Tartalmaz majd a találkozó valamilyen italt/étkezést?
- Kell-e aláírt szerződés a helyszín használatához?
Ne feledd
Mindezen kérdések kezelése azt jelenti, hogy támogatod magad a találkozó segítőjeként. Minél jobban megszervezed saját magad, annál kevésbé lesz stresszes a találkozó megvalósítása.
Hozz létre egy részvételi listát elérhetőségi adatokkal és egy GDPR-bejelentő űrlappal
-
-
3
A találkozó gyakorlatba ültetése
3 A találkozó gyakorlatba ültetése
Köszöntsd a résztvevőket, és segítsd őket a részvételi lista kitöltésében elérhetőségekkel és a hozzájárulási űrlappal
Fontos
Ez a lépés később hasznos lesz a találkozóról készült képek és a sajtóközlemény közzétételéhez. Továbbá a kommunikációhoz egy későbbi találkozó esetén.
Használjunk köszntő tevékenységet - bemutatkozó módszer/eszköz
Köszöntsünk minden résztvevőt, tájékoztassuk őket a keretekről, közöljük a célokat, tisztázzuk a kérdéseket, és alkalmazzuk a választott bevezetési módszert.
Mutassuk be a találkozó lebonyolítóit is (vagy vonjuk be őket a bemutatkozó-önbemutató módszerbe).
Megpróbálhatsz nyitottnak lenni, ugyanakkor elég formálisnak is, hogy a résztvevők megnyíljanak, és bizalmi légkört teremts.
Végezd el a fő tevékenységet/eszközt
Próbálj világos utasításokat adni, és lépésről lépésre haladni, hogy segíts a résztvevőknek alkalmazkodni, és ne érezzék, hogy valami megerőltető dolgot kell tenniük.
Ellenőrizd a résztvevők igényeit és a csoport légkörét
Próbálj meg rákérdezni, hogy az utasítások egyértelműek-e, és válaszolj minden kérdésre. Ha csoportokban vagy párokban dolgoztok, „látogassd meg” az egyes csoportokat/párokat, hogy ellenőrizni tudd igényeiket.
Ellenőrizd a segítők igényeit és a feladataik hatékonyságát
Tartsd szemmel a következőket: időbeosztás, jegyzetvezetés, egyenlő részvétel, produktív megbeszélés, laza légkör
- Mindig lesz valaki, aki segít az időzítésben és a jegyzetelésben, hogy jobban tudj koncentrálni a résztvevők igényeire.
- Ne becsüld alá a jegyzetek vezetését. Az emberek általában nyitottak, és nagyon szép ötleteket és gondolatokat osztanak meg egymással, és kár, ha ezek az ötletek feledésbe merülnek. A feljegyzések később is nagyon fontosak lesznek, ha jelentést szeretnél készíteni, vagy szöveget szeretnél írni a sajtóközleményhez. Sőt, ha a résztvevők munkájának megvan az eredménye, jó lesz elküldeni nekik a munka jegyzeteit.
-
-
4
A találkozó lezárása
4 A találkozó lezárása
Küldj ki köszönő e-maileket.
Ez a lépés azért fontos, hogy megmutassuk az embereknek, hogy részvételük fontos volt számunkra, és kellemes beszélgetést indítsunk a későbbi találkozók esetén.
Küldj ki emlékeztetőket is a megbeszélt időpontokról (ha előfordult ilyen).
Megoszthatod a találkozó eredményeinek termését is, és jegyzeteket küldhetsz a megbeszélés során alkotott munkáról.
Terjeszkedj!
Megpróbálhatsz sajtóközleményt készíteni, nagyszerű képeket megosztani a találkozóról a social media felületeken.
Vezess névjegyzéket a résztvevőkről, hogy tájékoztatni tudd őket a jövőbeli találkozókról vagy más releváns eseményekről és tevékenységekről.
... és mindig tartsd észben, hogy hová mentetted le a néjegyeket!
