Art Meet Up

Choose a welcome and introduction method/tool and ice-breakers

There are many ways for an efficient and more or less easy (and fun) round of introductions. It is essential that participants share their names, professional profiles and special interest or challenge and/or expectations of the meeting.

Try to give enough time to people to introduce themselves and get to know each other, as it will be easier for them to work together later.

Exemples

• Sharing the name and one movement, and next person has to repeat name and movement and also present themselves. The last person in the circle has to repeat everything and the whole group repeats their name and movement.
• Ask participants to bring with them an image (even on their mobile phones) connected or representing a challenge they face in their sector and introduce them selves talking about their choice.
• Working in pairs for ten minutes. People talk about themselves and they present one another to the big group.
• People look at many different pictures that the facilitator provides, choose one and then talk about why they chose the picture and how they are connected to it.
• Also, if the space is appropriate, you can try to include some movement in the activity to activate the participants.

For more inspiration, take a look at:

• https://www.scienceofpeople.com/meeting-icebreakers/
• https://www.meetric.app/blog/engaging-ice-breakers-for-all-meetings

Choose one or more brainstorming, idea sharing and/or ‘match up’ methods/tools

You can think of working individually, in pairs, in small groups or in the big group.

If you choose to work in small groups, try for them not to have more than 4-5 participants, as the communication is better this way and people have more space to express their thoughts and ideas.

Try to give to people the opportunity to talk about their work, also about their dreams. It is important for them to be motivated.

Exemples

• Sharing in the big group each one’s biggest dream and then working in small groups to imagine an activity that could include one little piece of those dreams.
• Using the images from the presentation activity, create stories in small groups and try to imagine how you could bring them in life or make a positive change.
• Work in groups/pairs and write down the most essential needs of your sector. Pass the paper to another group/pair and try to imagine how art can help solving the issues above.
• Mapping the meet-up: you will need a board or big surface, coloured moderation cards or post-it and pens or markers. The goal is to visualise the skills and competencies and also the needs or each sector and to discover the meeting points and/or links as starting point of collaborations.
• Speed dating/networking: to efficiently frame the tool, ask the participants to start with presenting to each other what they can bring (skills, knowledge, strong points, aspirations,) and what they miss in their work/sector
  • Plus d'infos sur cet outil : https://en.wikipedia.org/wiki/Speed_networking

• Échanges en petits groupes

Choose a sum-up/closing tool and possible follow-up

Give some time for people to present their pair or group work in the big circle. Also, try to have some more time, as usually, the participants want to ask questions and talk about what is presented ; at this last part of the meeting, they tend to get inspiration of the ideas and presentations they listen to, and need to discuss more and have more interaction.

Questionnements à parcourrir

• Will the participants present what they came up with as possible collaboration?
• Will the organiser sum-up the outcomes? On site or in a next step of communication?
• How was the experience of the meeting for each participant?

Create a list with all the material and equipment needed and make your provisions-up

List all material and equipment you will need depending on the implementation methods you chose.

Questionnements à parcourrir

• Will you need pens/papers, a flip-chart board, a projector, laptop/s, cables, adaptors, speakers?
• Can the meeting venue provide all/some of them? If not, by whom and how will they be provided?
• Do the participants also need to bring any kind of equipment or material with them? Are they informed?

Create a list with all persons needed (facilitators) and contact them

• Technician ?
• Note keeper ?
• Animateur des débats ?
• Gardien du temps ?
• etc

Communicate your meeting’s needs with the responsible person of the meeting venue

Give some time to check the equipment and staff needs (lists above) with the responsible person of the meeting venue. Ideally, make a technical check if you are going to use technological equipment such as projectors and microphones.

Also, try to take care of the issues below :

• Will the meeting include any drinks/catering?
• Do you need a signed agreement for the use of the venue?

N'oubliez pas

Taking care of all those issues means supporting yourself as a facilitator of the meeting. As much better you organise yourself, then the less stressful will be the implementation of the meeting.

Create a participation list with contact information and a GDPR consent form

Accueillez les participants et aidez-les à remplir la liste des participants avec leurs coordonnées

Important

Cette étape sera utile plus tard pour publier les photos de la réunion et pour le communiqué de presse. Aussi pour la communication en cas de réunion de suivi.

Mettez en œuvre l'activité de bienvenue - méthode/outil d'introduction

Accueillez tous les participants, définissez le cadre, communiquez les objectifs, répondez aux questions éventuelles et mettez en œuvre la méthode d'introduction que vous avez choisie.

Présentez également les animateurs de la réunion (ou incluez-les dans la méthode d'introduction et d'autoprésentation).

Vous pourriez aussi essayer d'être ouvert, et en même temps suffisamment formel pour laisser les participants s'ouvrir et créer une atmosphère de confiance.

Mettez en œuvre l'activité/outil principal

Essayez de donner des instructions claires et de procéder étape par étape, pour aider les participants à s'adapter et à ne pas avoir l'impression de devoir faire quelque chose d'exigeant.

Vérifiez les besoins des participants et l'atmosphère du groupe.

Essayez de demander si vos instructions sont claires, et répondez à toutes les questions. Si vous travaillez en groupes ou en binômes, "visitez" chaque groupe / binôme pour vérifier leurs besoins.

Vérifier les besoins des animateurs et leur efficacité dans leurs tâches

Gardez à l'œil : le respect du temps, la prise de notes, l'égale participation, les discussions productives et l'atmosphère détendue.

• Vous pouvez toujours demander à quelqu'un de vous aider à tenir le temps et à prendre des notes, afin de pouvoir vous concentrer davantage sur les besoins des participants.
• Ne sous-estimez pas la tenue des notes. Les gens sont généralement ouverts et ils partagent de très belles idées et réflexions : il serait dommage que ces idées tombent dans l'oubli. Les notes seront également très importantes plus tard si vous voulez faire un rapport ou écrire un texte pour un communiqué de presse. De plus, si le travail des participants arrive à un certain résultat, il sera agréable pour eux de recevoir les notes de ce travail.

Envoyez des courriels de remerciement

Cette étape est importante pour montrer aux personnes que leur participation a été importante pour vous, et pour créer une communication agréable en cas de réunions de suivi.

Envoyez des rappels des suivis convenus (s'il y a lieu).

Vous pouvez également partager la récolte des résultats, et envoyer des notes du travail qui a été créé pendant la réunion.

Diffusez !

Vous pouvez essayer de faire un communiqué de presse et de créer des publications avec de belles photos de la réunion sur les réseaux sociaux.

Conservez une liste de contacts des participants pour les informer des prochaines rencontres ou d'autres événements et activités importantes.

...et n'oubliez jamais l'endroit où vous l'avez sauvegardé !