Guia de l'Usuari
Tornar a la Descripció
Transició Socio-econòmica Aquesta eina cobreix els principals reptes i necessitats del sector segons la transició socioeconòmica (també la interconnexió amb les transicions digital, verda i democràtica).
Llista de control per als organitzadors de Trobades d’Aliances d’Art
-
1
Planificar la trobada
1 Planificar la trobada
Selecciona els sectors que vols juntar
Tria quins professionals del sector us semblen interessants per trobar-vos amb artistes, per exemple: professionals del turisme, del medi ambient o de les ciències socials...
Sigues creatiu i atreveix-te a imaginar combinacions inesperades, les possibilitats poden ser infinites!
O bé :
Tria professionals de l'art de procedències molt diferents (i no habitualment col·laboradores) –Quines? (per exemple, dibuixants de còmics amb ballarin/es, escriptor/es de novel·les amb músics)...
En ambdós casos:
Pensa en el teu context local i quines oportunitats i reptes representa.
- Quins sectors són potents a la vostra regió i podrien donar suport a projectes d'art com a reclam?
- o al revés: quins sectors es poden potenciar mitjançant la seva col·laboració amb artistes?
Tu i totes les persones implicades hauríeu de ser capaços de visualitzar una col·laboració fructífera.
Establir un objectiu/objectius per a la trobada
La trobada tindrà un objectiu específic (per exemple, col·laboracions en el marc d'un festival), objectius múltiples (networking, experimentació, noves col·laboracions, etc.) o només un objectiu general per unir aquests sectors sense un resultat preestablert?
La resposta a aquestes preguntes us ajudarà en els propers passos...
Considereu possibles perfils per convidar
Quins perfils d'artistes i altres perfils sectorials creus que se sentiran més atrets i beneficiats per la participació en un Art Meet Up?
Feu una llista de possibles persones/organitzacions interessades
Anoteu els noms i la informació de contacte de les persones / grups / organitzacions que s'ajusten als perfils anteriors que coneixeu o als quals teniu accés.
Tingueu en compte quin d'ells també podria actuar com a multiplicador i convida més persones del seu perfil.
Si és possible, procura que hi hagiequilibri de gènere i diversitat.
Pot ser útil un full d'Excel, OpenOffice o formulari Google (o similar).
Trieu una data, hora i lloc per a la trobada
Sobre la data i la hora:
Trieu la data en funció de les possibles condicions especials i limitacions de temps de les persones que voleu atraure. Per exemple, si penseu convidar professors, l'horari de matí està descartat, si convideu castanyers locals, a l'octubre no podrà ésser...
També; entre setmana o cap de setmana? Peseu els pros i els contres de les vostres opcions.
Sobre el lloc:
Trieu un lloc accessible i (assequible) per a vosaltres i els vostres convidats, però amb bon ambient, equipament i potser també vincles amb els sectors/grups/individus:
- un centre cívic ?
- un equipament cultural?
- un lloc públic?
- un bar-restaurant?
En general :
Tingueu en compte les possibles exclusions que el lloc (i el temps) podria produir, preguntant també a alguns experts d'aquests grups.
Prepareu un text/material d'invitació
Creeu un text d'introducció/invitació per a la trobada i els seus objectius, presentant breument el vostre perfil o el de la vostra organització i el vostre interès per organitzar aquesta reunió.
Penseu també en cercar material visual existent o crear material visual original, com ara fotos, imatges, disseny gràfic.
El material ha de ser atractiu, concís però explícit sobre els objectius, les condicions especials* i les possibles oportunitats que la trobada podria oferir als participants.*Quantes persones s'esperen aproximadament? Hi ha una quota de participació? Hauran de pagar les seves begudes (en cas de reunió en un bar, per exemple)? Necessiten tenir el certificat de vacunació? Etcetera…
Trieu el mitjà adient per compartir la invitació
Penseu una estratègia per convidar persones, seleccionant-ne un o combinant diversos dels següents elements, segons el que considereu més eficaç:
- Serà una convocatòria oberta a les vostres plataformes de xarxes socials o a la premsa local, impresa o digital?
- Enviaràs correus electrònics personalitzats o no?
- També fareu trucades telefòniques si cal?
Envieu les invitacions
Segons la vostra estratègia, envieu les invitacions com a mínim dues setmanes abans de la data de la trobada.
Assegureu demanar confirmació de la seva participació i tenir un termini clar per rebre aquesta confirmació.
Prepareu un recordatori un o dos dies abans del termini d'inscripció.
Creeu una llista de participants
A partir de les confirmacions rebudes, feu una llista dels participants esperats.
- El nombre és suficient i funcional (un grup massa gran també podria ser un problema)?
- Estan ben equilibrats?
- Es necessitarà una ronda extra d'invitacions?
Envieu un paquet d'informació i comunicació final
Els participants tenen tota la informació necessària per a una participació sense estrés? Si no, poseu-vos en contacte amb el grup per proporcionar aquesta informació i confirmar que els espereu.
Tags
Continguts relacionats (a altres eines Inpact)
-
2
Dissenyar la trobada
2 Dissenyar la trobada
Trieu una dinàmica de benvinguda i introducció, o un trencagel.
Hi ha moltes maneres de fer una ronda de presentacions eficient i més o menys fàcil (i divertida). És imprescindible que els participants comparteixin els seus noms, perfils professionals i els seus interessos, reptes i/o expectatives de la trobada.
Intenta preveure temps suficient a la gent per presentar-se i conèixer-se, ja que més endavant els serà més fàcil treballar junts.
Exemples
- Compartir el nom acompanyat d'un moviment, i la següent persona ha de repetir el nom i el moviment i també presentar-se. L'última persona del cercle ha de repetir-ho tot, i tot el grup repeteix el seu nom i moviment.
- Demaneu als participants que portin una imatge (fins i tot al mòbil) relacionada o que representi un repte al qual s'enfronten en el seu sector i que es presentin parlant de la seva elecció.
- Treball en parelles durant 10 minuts Primer es presenta la gent en parella, i després es presenten mútuament davant del grup.
- Els participants miren moltes imatges diferents que proporciona el facilitador, en trien una i després parlen de perquè han escollit la imatge i de com s'hi relacionen.
- A més, si l'espai és adequat, podeu intentar incloure algun moviment a l'activitat per activar els participants.
Per més inspiració, feu una ullada a:
Trieu una o més dinàmiques de pluja d'idees, d'intercanvi d'idees o d'aparellament de conceptes.
Podeu pensar en treballar individualment, per parelles, en petit grup o en gran grup.
Si opteu per treballar en grups reduïts, procura que no tinguin més de 4-5 participants, ja que la comunicació és millor així i la gent té més espai per expressar els seus pensaments i idees.
Intenta donar a la gent l'oportunitat de parlar de la seva feina, també dels seus somnis. És important que la gent estigui motivada.
Exemples
- Compartir en grup gran el somni més gran de cadascú. Després treballar en petits grups per imaginar una activitat que podria incloure una petita part d'aquests somnis.
- A partir de les imatges de l'activitat de presentació, creeu històries en grups reduïts i intenteu imaginar-vos com podríeu fer-les la realitat o fer un canvi positiu.
- Treballeu en grups/parelles i anoteu les necessitats més essencials del sector. Passeu el paper a un altre grup/parella i intenteu imaginar com l'art pot ajudar a resoldre els problemes anteriors.
- Fer un mapa de la trobada: necessitareu una pissarra o una gran superfície, targetes de moderació de colors o post-it i bolígrafs o retoladors. L'objectiu és visualitzar les habilitats i competències i també les necessitats de cada sector i descobrir els punts de trobada i/o vincles com a punt de partida de col·laboracions.
- Speed dating/networking: per emmarcar aquesta dinàmica de manera eficient, demaneu als participants que comencin presentant-se entre ells i què poden aportar (habilitats, coneixements, punts forts, aspiracions...) i què troben a faltar en el seu treball/sector.
- Grups de discussió
Trieu una eina de resum o dinàmica de tancament i possible seguiment
Doneu temps perquè la gent presenti el seu treball en parella o grup al cercle gran. A més, intenteu disposar d'una mica més de temps extra, perquè els participants acostumen a fer preguntes i voler parlar una mica més del que es presenta; en aquesta darrera part de la reunió, s'inspiren en les idees i presentacions que escolten, i necessiten comentar-les més i tenir més interacció.
Preguntes que us ajudaran
- Els participants presentaran el que han proposat com a possible col·laboració?
- L'organitzador farà un resum dels resultats? En el moment o en una següent comunicació?
- Com ha estat l'experiència de la trobada per a cada participant?
Feu una llista amb tot el material i equipament necessari i feu les provisions.
Enumereu tots els materials i equips que necessitareu en funció dels mètodes d'implementació que trieu.
Preguntes que us ajudaran
- Necessitareu bolígrafs/papers, una pissarra de rotafolis, un projector, un ordinador portàtil, cables, adaptadors, altaveus?
- El lloc de trobada pot oferir-ne tots/alguns? Si no, qui els portarà i com arribaran a la sala?
- Els participants també han de portar algun tipus de material? Se'ls ha informat?
Creeu una llista amb totes les persones necessàries (facilitadors) i contacteu-hi
- Personal tècnic?
- Algú per fer notes ?
- Moderador/a?
- Algú per gestionar el temps?
- etc...
Comuniqueu les necessitats de la vostra trobada amb la persona responsable del lloc o la sala.
Preveieu temps per comprovar l'equip i les necessitats del personal (llistes anteriors) amb la persona responsable del lloc de la trobada. L'ideal és fer una comprovació tècnica si utilitzeu equips tecnològics com ara projectors i micròfons.
A més, teniu cura dels temes següents:
- La trobada inclourà alguna beguda o catering?
- Necessiteu un contracte signat per a l'ús del local?
No oblideu
Tenir en compte totes aquestes qüestions significa facilitar-vos la vida com a organitzadors de la trobada. Com millor us organitzeu, menys estressant serà la trobada.
Creeu una llista de participació amb informació de contacte i un formulari de consentiment del GDPR.
-
-
3
Realitzar la trobada
3 Realitzar la trobada
Doneu la benvinguda als participants i ajudeu-los a omplir la llista de participació amb les seves dades de contacte
Important
Aquest pas serà útil més endavant per publicar imatges de la trobada i la nota de premsa. I també per a la comunicació en cas d'una reunió de seguiment.
Implementar l'activitat de benvinguda: dinàmica/eina d'introducció
Doneu la benvinguda a tots els participants, establiu el marc, comuniqueu els objectius, aclariu qualsevol pregunta i implementeu la dinàmica d'introducció que trieu.
Presenteu també els dinamitzadors de la trobada (o incluiu-los en la dinàmica d'auto-presentació introductòria).
També podeu obrir-vos amb alguna dada personal i, alhora, prou formal per permetre que els participants s'obrin i es creï un ambient de confiança.
Realitzar la dinàmica/activitat principal
Intenta donar instruccions clares i anar pas a pas, per ajudar els participants a ajustar-se i no sentir que han de fer alguna cosa complicada.
Comproveu les necessitats dels participants i l'ambient del grup
Pregunteu si les instruccions són clares i responeu a qualsevol pregunta. Si treballeu en grups o parelles, “visiteu” cada grup/parella per comprovar si necessiten alguna cosa.
Comproveu les necessitats i l'eficiència dels facilitadors en les seves tasques.
Vigila: el temps que us queda, fer apunts, la participació igualitària, que la discussió sigui productiva, un ambient relaxat
- Sempre pots tenir algú que t'ajudi amb el temps i les notes, de manera que puguis concentrar-te en les necessitats dels participants.
- No subestimis l'importància de les notes. La gent acostuma obrir-se i compartir idees i pensaments molt bonics, i és una llàstima que aquestes idees s'oblidin. Les notes també seran molt importants més endavant si voleu fer un informe o escriure un text per a la nota de premsa. Encara més, si el treball dels participants té un resultat, serà bo enviar-los les notes d'aquest treball.
-
-
4
Fer un seguiment de la reunió
4 Fer un seguiment de la reunió
Envia correus per donar les gràcies
Aquest pas és important per mostrar a la gent que la seva participació era important per a tu i crear una bona comunicació en cas de reunions de seguiment.
Envia recordatoris dels seguiments acordats (si n'hi ha)
També pots compartir els resultats i enviar notes del treball que s'ha creat durant la reunió.
Fes difusió !
Pots fer un comunicat de premsa i fer publicacions amb algunes fotos boniques de la reunió a les xarxes socials.
Fes una llista de contactes dels participants per informar-los de futures trobades o altres esdeveniments i activitats rellevants
...i recordeu sempre on l'heu desat!
