Art Meet Up

Επιλέξτε μια μέθοδο/εργαλείο καλωσορίσματος και εισαγωγής και δραστηριότητες γνωριμίας

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για έναν αποτελεσματικό και λίγο πολύ εύκολο (και διασκεδαστικό) γύρο εισαγωγών. Είναι σημαντικό οι συμμετέχοντες να μοιράζονται τα ονόματά τους, τα επαγγελματικά τους προφίλ και το ιδιαίτερο ενδιαφέρον ή την πρόκληση ή/και τις προσδοκίες τους από τη συνάντηση.

Προσπαθήστε να δώσετε αρκετό χρόνο στους ανθρώπους για να συστηθούν και να γνωριστούν, καθώς θα είναι πιο εύκολο για αυτούς να συνεργαστούν αργότερα.

Παραδείγματα

• Μοιράζοντας το όνομα και μια κίνηση, και το επόμενο άτομο πρέπει να επαναλάβει το όνομα και την κίνηση και επίσης να παρουσιάσει τον εαυτό του. Το τελευταίο άτομο στον κύκλο πρέπει να επαναλάβει τα πάντα και ολόκληρη η ομάδα επαναλαμβάνει το όνομα και την κίνησή του.
• Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να φέρουν μαζί τους μια εικόνα (ακόμα και στα κινητά τους τηλέφωνα) συνδεδεμένη ή που αντιπροσωπεύει μια πρόκληση που αντιμετωπίζουν στον τομέα τους και παρουσιάστε τους εαυτούς τους μιλώντας για την επιλογή τους.
• Δουλεύοντας σε ζευγάρια για δέκα λεπτά. Οι άνθρωποι μιλούν για τον εαυτό τους και παρουσιάζουν ο ένας τον άλλον στη μεγάλη ομάδα.
• Οι άνθρωποι κοιτάζουν πολλές διαφορετικές εικόνες που παρέχει ο συντονιστής, επιλέγουν μία και μετά μιλούν για το γιατί επέλεξαν την εικόνα και πώς συνδέονται με αυτήν.
• Επίσης, εάν ο χώρος είναι κατάλληλος, μπορείτε να προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε κάποια κίνηση στη δραστηριότητα για να ενεργοποιήσετε τους συμμετέχοντες.

Για περισσότερη έμπνευση, ρίξτε μια ματιά στο:

• https://www.scienceofpeople.com/meeting-icebreakers/
• https://www.meetric.app/blog/engaging-ice-breakers-for-all-meetings

Επιλέξτε μία ή περισσότερες μεθόδους/εργαλεία καταιγισμού ιδεών, κοινής χρήσης ιδεών ή/και «ταιριάσματος».

Μπορείτε να σκεφτείτε να εργαστείτε μεμονωμένα, σε ζευγάρια, σε μικρές ομάδες ή στη μεγάλη ομάδα.

Εάν επιλέξετε να εργαστείτε σε μικρές ομάδες, προσπαθήστε να μην έχουν περισσότερους από 4-5 συμμετέχοντες, καθώς η επικοινωνία είναι καλύτερη με αυτόν τον τρόπο και οι άνθρωποι έχουν περισσότερο χώρο να εκφράσουν τις σκέψεις και τις ιδέες τους.

Προσπαθήστε να δώσετε στους ανθρώπους την ευκαιρία να μιλήσουν για τη δουλειά τους, αλλά και για τα όνειρά τους. Είναι σημαντικό για αυτούς να έχουν κίνητρα.

Παραδείγματα

• Μοιραστείτε στη μεγάλη ομάδα το μεγαλύτερο όνειρο του καθενός και στη συνέχεια εργαστείτε σε μικρές ομάδες για να φανταστείτε μια δραστηριότητα που θα μπορούσε να περιλαμβάνει ένα μικρό κομμάτι από αυτά τα όνειρα.
• Χρησιμοποιώντας τις εικόνες από τη δραστηριότητα παρουσίασης, δημιουργήστε ιστορίες σε μικρές ομάδες και προσπαθήστε να φανταστείτε πώς θα μπορούσατε να τις φέρετε στη ζωή ή να κάνετε μια θετική αλλαγή.
• Εργαστείτε σε ομάδες/ζευγάρια και σημειώστε τις πιο βασικές ανάγκες του τομέα σας. Δώστε το χαρτί σε μια άλλη ομάδα/ζεύγος και προσπαθήστε να φανταστείτε πώς η τέχνη μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση των παραπάνω προβλημάτων.
• Χαρτογράφηση της συνάντησης: θα χρειαστείτε έναν πίνακα ή μια μεγάλη επιφάνεια, χρωματιστές κάρτες ελέγχου ή post-it και στυλό ή μαρκαδόρους. Ο στόχος είναι να απεικονιστούν οι δεξιότητες και οι ικανότητες καθώς και οι ανάγκες ή κάθε τομέας και να ανακαλύψετε τα σημεία συνάντησης ή/και τους συνδέσμους ως αφετηρία συνεργασιών.
• Ταχεία ραντεβού/δικτύωση: για να πλαισιώσετε αποτελεσματικά το εργαλείο, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να ξεκινήσουν παρουσιάζοντας ο ένας στον άλλο τι μπορούν να φέρουν (δεξιότητες, γνώσεις, δυνατά σημεία, φιλοδοξίες) και τι τους λείπει στην εργασία/τον τομέα τους
  • Περισσότερα για το εργαλείο στη Wikipedia (δικτύωση ταχύτητας)

• Συζητήσεις με ομάδες εστίασης

Επιλέξτε ένα εργαλείο σύνοψης/κλεισίματος και πιθανή συνέχεια

Δώστε λίγο χρόνο στα άτομα να παρουσιάσουν την εργασία τους σε ζευγάρι ή ομάδα στον μεγάλο κύκλο. Επίσης, προσπαθήστε να έχετε λίγο περισσότερο χρόνο, όπως συνήθως, οι συμμετέχοντες θέλουν να κάνουν ερωτήσεις και να μιλήσουν για αυτό που παρουσιάζεται. Σε αυτό το τελευταίο μέρος της συνάντησης, τείνουν να εμπνέονται από τις ιδέες και τις παρουσιάσεις που ακούν και πρέπει να συζητήσουν περισσότερα και να έχουν περισσότερη αλληλεπίδραση.

Βοηθητικές ερωτήσεις

• Θα παρουσιάσουν οι συμμετέχοντες αυτό που βρήκαν ως πιθανή συνεργασία;
• Θα συνοψίσει ο διοργανωτής τα αποτελέσματα; Επί τόπου ή σε επόμενο βήμα επικοινωνίας;
• Πώς ήταν η εμπειρία της συνάντησης για κάθε συμμετέχοντα;

Δημιουργήστε μια λίστα με όλο το υλικό και τον εξοπλισμό που χρειάζεστε και κάντε τις προμήθειες σας

Αναφέρετε όλα τα υλικά και τον εξοπλισμό που θα χρειαστείτε ανάλογα με τις μεθόδους υλοποίησης που επιλέξατε.

Βοηθητικές ερωτήσεις

• Θα χρειαστείτε στυλό/χαρτιά, πίνακα flip-chart, προβολέα, φορητό υπολογιστή, καλώδια, προσαρμογείς, ηχεία;
• Μπορεί ο χώρος συνάντησης να παρέχει όλα/μερικά από αυτά; Εάν όχι, από ποιον και πώς θα παρέχονται;
• Οι συμμετέχοντες πρέπει επίσης να έχουν μαζί τους οποιοδήποτε είδος εξοπλισμού ή υλικού; Είναι ενημερωμένοι;

Δημιουργήστε μια λίστα με όλα τα άτομα που χρειάζονται (διαμεσολαβητές) και επικοινωνήστε μαζί τους

• Τεχνικός;
• Γραμματέας ;
• Συντονιστής συζήτησης ;
• χρονομέτρης ;
• και τα λοιπά.

Επικοινωνήστε τις ανάγκες της συνάντησής σας με τον υπεύθυνο του χώρου της συνάντησης

Δώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε τις ανάγκες εξοπλισμού και προσωπικού (λίστες παραπάνω) με τον υπεύθυνο του χώρου συνάντησης. Ιδανικά, κάντε έναν τεχνικό έλεγχο εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τεχνολογικό εξοπλισμό όπως προβολείς και μικρόφωνα.

Επίσης, προσπαθήστε να επιλύσετε τα παρακάτω ζητήματα:

• Η συνάντηση θα περιλαμβάνει ποτά/κέτερινγκ;
• Χρειάζεστε υπογεγραμμένο συμφωνητικό για τη χρήση του χώρου;

Μην ξεχνάτε

Το να φροντίζετε όλα αυτά τα ζητήματα σημαίνει να υποστηρίζετε τον εαυτό σας ως συντονιστή της συνάντησης. Όσο καλύτερα οργανωθείτε, τόσο λιγότερο αγχωτική θα είναι η υλοποίηση της συνάντησης.

Δημιουργήστε μια λίστα συμμετοχών με στοιχεία επικοινωνίας και μια φόρμα συναίνεσης GDPR

Καλωσορίστε τους συμμετέχοντες και βοηθήστε τους να συμπληρώσουν τη λίστα συμμετοχών με στοιχεία επικοινωνίας

Σημαντικό

Αυτό το βήμα θα είναι χρήσιμο αργότερα για τη δημοσίευση εικόνων της συνάντησης και του δελτίου τύπου. Επίσης, για την επικοινωνία σε περίπτωση επακόλουθης συνάντησης.

Εφαρμόστε τη δραστηριότητα καλωσορίσματος -μέθοδος/εργαλείο εισαγωγής

Καλωσορίστε όλους τους συμμετέχοντες, ορίστε το πλαίσιο, επικοινωνήστε τους στόχους, απαντήστε σε τυχόν απορίες και εφαρμόστε τη μέθοδο εισαγωγής που επιλέξατε.

Παρουσιάστε επίσης τους συντονιστές της συνάντησης (ή συμπεριλάβετέ τους στη μέθοδο εισαγωγικής-αυτοπαρουσίασης).

Θα μπορούσατε επίσης να προσπαθήσετε να είστε ανοιχτοί και ταυτόχρονα αρκετά επίσημοι ώστε να αφήσετε τους συμμετέχοντες να ανοιχτούν και να δημιουργήσουν μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης.

Υλοποιήστε την κύρια δραστηριότητα/εργαλείο

Προσπαθήστε να δώσετε σαφείς οδηγίες και να κάνετε ένα βήμα τη φορά, για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες να προσαρμοστούν και να μην αισθάνονται ότι πρέπει να κάνουν κάτι απαιτητικό.

Ελέγξτε τις ανάγκες των συμμετεχόντων και την ατμόσφαιρα της ομάδας

Προσπαθήστε να ρωτήσετε εάν οι οδηγίες σας είναι σαφείς και απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις. Εάν εργάζεστε σε ομάδες ή ζευγάρια, «επισκεφτείτε» κάθε ομάδα / ζευγάρι για να ελέγξετε τυχόν ανάγκες.

Ελέγξτε τις ανάγκες και την αποτελεσματικότητα των συντονιστών στα καθήκοντά τους

Παρακολουθήστε: τήρηση χρόνου, τήρηση σημειώσεων, ισότιμη συμμετοχή, παραγωγική συζήτηση, χαλαρή ατμόσφαιρα

• Μπορείτε πάντα να έχετε κάποιον να σας βοηθήσει με την τήρηση του χρόνου και τις σημειώσεις, ώστε να μπορείτε να είστε περισσότερο συγκεντρωμένοι στις ανάγκες των συμμετεχόντων.
• Μην υποτιμάτε την τήρηση σημειώσεων. Οι άνθρωποι είναι συνήθως ανοιχτοί και μοιράζονται πολύ όμορφες ιδέες και σκέψεις, και είναι κρίμα αυτές οι ιδέες να ξεχαστούν. Οι σημειώσεις θα είναι επίσης πολύ σημαντικές αργότερα εάν θέλετε να κάνετε έναν απολογισμό ή να γράψετε ένα κείμενο για δελτίο τύπου. Ακόμη περισσότερο, εάν η δραστηριότητα των συμμετεχόντων έχει αποτέλεσμα, θα ήταν ωραίο να τους στείλετε τις σημειώσεις.

Στείλτε ευχαριστήρια e-mail

Αυτό το βήμα είναι σημαντικό για να δείξετε στους ανθρώπους ότι η συμμετοχή τους ήταν σημαντική για εσάς και να δημιουργήσετε μια ωραία επικοινωνία σε περίπτωση επακόλουθων συναντήσεων.

Στείλτε υπενθυμίσεις για τις συμφωνημένες επακόλουθες ενέργειες (εάν θα υπάρξουν)

Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τη συγκομιδή των αποτελεσμάτων και να στείλετε σημειώσεις από τα αποτελέσματα που απέφερε οι δραστηριότητες κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Διαδώστε!

Μπορείτε να προσπαθήσετε να κάνετε ένα δελτίο τύπου και να κάνετε δημοσιεύσεις με μερικές όμορφες φωτογραφίες της συνάντησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Διατηρήστε μια λίστα επαφών των συμμετεχόντων για να τους προσδιορίσετε σχετικά με μελλοντικές συναντήσεις ή άλλες σχετικές εκδηλώσεις και δραστηριότητες

...και να θυμάστε πάντα πού την έχετε αποθηκεύσει!