Art Meet Up

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Art Meet Up - Guida per l'utente

Lo strumento ART MEET UP è un elenco dettagliato che facilita un organizzatore (individuo, gruppo o organizzazione) a progettare, realizzare e sfruttare al meglio un incontro intersettoriale e/o interdisciplinare, introducendo e mettendo in contatto gli artisti con professionisti di altri settori, sia all'interno che all'esterno del settore culturale.

Lo strumento ripercorre tutte le fasi di progettazione, gestione e follow-up di un evento di meet up, dal primo barlume di sviluppo di un'idea fino alla sostenibilità dei suoi risultati.

Non è inteso come una serie di passaggi obbligatori, ma piuttosto come una guida o un riferimento pratico e flessibile per aiutarti a navigare attraverso il processo, controllando alcune tappe e punti chiave che i partner di INPACT hanno ritenuto utili nella loro esperienza, mantenendo ciò che potresti trovare utile, tralasciando ciò che non ti soddisfa e aggiungendo il tuo tocco personale o organizzativo.

Sono inclusi anche alcuni riferimenti specifici e link ad altri strumenti e metodi che possono essere utili per alcune parti del processo, come idee per le attività di auto-presentazione e di brainstorming.

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Transizione socio-economica

Questo strumento si occupa delle principali sfide e necessità del settore nell’ambito della transizione socio-economica (anche in connessione con le transizioni digitale, verde e democratica).

Checklist per organizzatori di Art Partnership Meet Up

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    Programmare il meeting

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    Programmare il meeting

    Seleziona i settori da "collegare"

    Scegli quali professionisti di quali settori ritieni interessanti per farli incontrare con gli artisti, ad esempio professionisti del turismo, dell'ambiente o delle scienze sociali...

    Sii creativo/a e prova a immaginare combinazioni inaspettate, le possibilità possono essere infinite!

    Oppure:

    Scegli professionisti dell'arte con background molto diversi (e che di solito non collaborano) - Quali? (ad esempio fumettisti e danzatori, romanzieri e musicisti...).

    In entrambi i casi :

    Pensa alle opportunità e alle sfide del tuo contesto locale.

    • Quali settori sono rilevanti nella tua regione e possono sostenere progetti artistici dal punto di vista promozionale?
    • Oppure, al contrario, quali settori possono trovare giovamento dalla collaborazione con gli artisti?

    Tu e tutte le persone coinvolte dovreste essere in grado di visualizzare una partnership vantaggiosa per tutti.

    Stabilisci uno o più obiettivi dell'incontro

    L'incontro avrà un obiettivo specifico (ad esempio, collaborazioni nell'ambito di un festival), obiettivi vari (networking, sperimentazione, nuove collaborazioni, ecc.), o soltanto l'obiettivo generico di mettere in contatto questi settori senza prefiggersi un risultato preciso?

    Questa risposta ti aiuterà nelle fasi successive...

    Considera i possibili profili da invitare

    Quali profili di artisti e di altri settori ritieni che saranno maggiormente attratti e avvantaggiati dalla partecipazione a un Art Meet Up?

    Fai un elenco di possibili parti/persone/organizzazioni interessate

    Scrivi i nomi e le informazioni di contatto di persone/gruppi/organizzazioni che corrispondono ai profili di cui sopra e che conosci o a cui hai accesso.

    Prendi nota anche di chi fra loro potrebbe agire come moltiplicatore e invita più persone con quello stesso profilo.

    Se possibile, tieni conto di parità di genere e diversità.

    Un foglio Excel, OpenOffice o Google (o simili) potrebbe essere utile.

    Scegli una data, un'ora e un luogo per la riunione

    Riguardo alla data e all'orario:

    Scegli tenendo conto di eventuali condizioni particolari e limitazioni temporali delle persone che vuoi coinvolgere; ad esempio, se hai intenzione di invitare insegnanti di scuola, le ore mattutine sono escluse, se inviti produttori locali di castagne, ottobre è escluso...

    E anche: infrasettimanale o weekend? Valuta i pro e i contro delle tue scelte.

    Riguardo al luogo:

    Scegli un luogo accessibile (e a costi abbordabili) per te e il tuo target, che abbia la giusta atmosfera, le attrezzature e magari anche delle connessioni con i settori/gruppi/individui:

    • un centro sociale?
    • la struttura di un'organizzazione culturale?
    • uno spazio pubblico?
    • un bar-ristorante?

    In generale:

    Prendi in considerazione la possibilità che qualcuno possa risultare escluso per scelta di tempo e luogo, chiedendo anche ad alcuni "esperti" di questi gruppi.

    Prepara un testo/materiale di invito.

    Scrivi un testo introduttivo/di invito per la riunione in programma e i suoi obiettivi, presentando brevemente il profilo tuo o della tua organizzazione e il tuo interesse a organizzare questa riunione.

    Considera anche la possibilità di cercare o creare materiale visivo originale, ad esempio foto, immagini, design grafico.
    Il materiale deve essere attraente, conciso ma esplicito sugli obiettivi, le condizioni speciali* e le possibili opportunità realistiche che l'incontro potrebbe offrire ai partecipanti.

    *Quante persone sono attese approssimativamente? È prevista una quota di partecipazione? Le consumazioni sono a pagamento (nel caso di un incontro in un bar)? Devono avere un certificato di vaccinazione? E così via…

    Scegli il mezzo per condividere l'invito

    Metti in atto una strategia per invitare le persone, selezionandone una o combinandone diverse tra le seguenti, in base a ciò che ritieni più efficace dal punto di vista delle risorse:

    • Sarà una open call sulle tue piattaforme di social media o sulla stampa locale, cartacea o digitale?
    • Invierai delle e-mail, personalizzate o non personalizzate?
    • Effettuerai anche telefonate se necessario?

    Spedisci gli inviti

    In linea con la tua strategia, spedisci gli inviti almeno due settimane prima della data del meeting.

    Accertati di chiedere conferma della partecipazione e fissa una scadenza precisa per ricevere la conferma.

    Preparati a inviare un promemoria uno o due giorni prima della scadenza.

    Crea una lista di partecipanti

    In base alle conferme ricevute, stila un elenco dei partecipanti previsti.

    • Il numero è sufficiente e funzionale (anche un gruppo troppo numeroso potrebbe essere un problema)?
    • È ben bilanciato?
    • È necessario un ulteriore giro di inviti?

    Invia una comunicazione finale-pacchetto informativo

    I partecipanti dispongono di tutte le informazioni necessarie per una partecipazione senza stress? Altrimenti, contattali per fornire queste informazioni e confermare che li stai aspettando.

  • 2

    Progettare il meeting

    2

    Progettare il meeting

    Scegli un metodo/ una pratica introduttiva e di benvenuto e qualche ice-breaker

    Ci sono molti modi per fare un buon giro di presentazioni più o meno semplici (e divertenti). È essenziale che i partecipanti condividano i propri nomi, i profili professionali, gli interessi specifici, le sfide e le aspettative connesse al meeting.

    Cerca di dare tempo sufficiente alle persone per presentarsi e conoscersi a vicenda, sarà più facile lavorare insieme.

    Esempi

    • Condividi il nome e un movimento, e la persona successiva dovrà ripetere nome e movimento e presentarsi a sua volta. L'ultima persona del cerchio deve ripetere tutto e tutto il gruppo ripete nomi e movimenti.
    • Chiedi ai partecipanti di portare con sé un'immagine (anche sul cellulare) collegata o che rappresenti una sfida che devono affrontare nel loro settore e di presentarsi parlando della loro scelta.
    • Lavoro in coppia per 10 minuti. Le persone parlano di sé e si presentano al gruppo.
    • Le persone osservano diverse immagini fornite dal facilitatore, ne scelgono una e poi parlano del motivo per cui hanno scelto l'immagine e del modo in cui se ne sentono attratte.
    • Inoltre, se lo spazio è adeguato, si può provare a includere nell'attività un po' di movimento per attivare i partecipanti.

    Per maggiori ispirazioni, dai un'occhiata qui:

    Scegli uno o più metodi/pratiche di brainstorming, condivisione di idee e/o "match up"

    Si può pensare di lavorare individualmente, a coppie, in piccoli gruppi o tutti insieme.

    Se scegli di lavorare in piccoli gruppi, cerca di fare in modo che non abbiano più di 4-5 partecipanti, perché in questo modo la comunicazione è migliore e le persone hanno più spazio per esprimere i loro pensieri e le loro idee.

    Cerca di dare alle persone l'opportunità di parlare del loro lavoro e anche dei loro sogni. È importante che siano motivati.

    Esempi

    • Condividete con tutto il gruppo il sogno più grande di ciascuno e poi lavorate a piccoli gruppi per immaginare un'attività che possa includere un piccolo pezzo di quei sogni.
    • Utilizzando le immagini dell'attività di presentazione, a piccoli gruppi create delle storie e provate a immaginare come potreste realizzarle o apportarvi un cambiamento positivo.
    • Lavorate in gruppi o a coppie e scrivete i bisogni più essenziali del vostro settore. Passate il foglio a un altro gruppo/coppia e provate a immaginare come l'arte possa aiutare a risolvere i problemi menzionati.
    • Mapping the meet-up: avrai bisogno di una lavagna o di una superficie estesa, di cartoncini colorati per la moderazione o di post-it e di penne o pennarelli. L'obiettivo è quello di visualizzare le capacità e le competenze e anche le esigenze di ciascun settore, e di scoprire i punti di incontro e/o i collegamenti come punto di partenza per le collaborazioni.
    • Speed dating/networking: per introdurre efficacemente la pratica, chiedi ai partecipanti di iniziare presentando gli uni agli altri ciò che possono apportare (competenze, conoscenze, punti di forza, aspirazioni) e ciò che manca nel loro lavoro/settore.
    • Discussioni in focus group

    Scegli uno strumento di riepilogo/chiusura e un possibile follow-up

    Lascia un po' di tempo alle persone per presentare a tutti il loro lavoro di coppia o di gruppo. Cerca anche di avere un po' di tempo in più, perché di solito i partecipanti vogliono fare domande e parlare di quello che è stato presentato; in quest'ultima parte della riunione tendono a trarre ispirazione dalle idee e dalle presentazioni che hanno ascoltato, e hanno bisogno di discutere di più e di interagire di più.

    Domande di supporto

    • I partecipanti presenteranno ciò che hanno ideato come una possibile collaborazione?
    • L'organizzatore riassumerà i risultati? In loco o in una comunicazione successiva?
    • Com'è stata l'esperienza per ciascun partecipante?

    Crea un elenco con tutti i materiali e le attrezzature necessarie e prepara la tua cassetta degli attrezzi

    Elenca tutti i materiali e le attrezzature di cui avrai bisogno a seconda dei metodi che hai scelto di mettere in atto.

    Domande di supporto

    • Avrai bisogno di penne/carta, di una lavagna a fogli mobili, un proiettore, computer portatile/i, cavi, adattatori, casse?
    • La sede della riunione può fornire tutti o alcuni di questi elementi? Se no, come te li procuri?
    • I partecipanti dovranno portare con sé materiali o strumenti? Sono stati informati?

    Crea un elenco con tutte le persone necessarie (facilitatori) e contattale

    • Tecnici?
    • Qualcuno che prende appunti?
    • Un moderatore?
    • Qualcuno che tenga il tempo?
    • e così via.

    Comunica ciò di cui hai bisogno al responsabile della sede le meeting

    Dedica un po' di tempo a verificare le esigenze di attrezzature e personale (vedi sopra) con il responsabile della sede del meeting. L'ideale sarebbe fare una verifica tecnica se si intende utilizzare attrezzature tecniche come proiettori e microfoni.

    Inoltre, cerca di pensare anche alle questioni seguenti:

    • L'incontro include bevande e catering?
    • Hai bisogno di un accordo firmato per l'utilizzo della sede?

    Non dimenticare

    Occuparsi di tutti questi aspetti significa supportare se stessi come facilitatori della riunione. Quanto meglio ti organizzi, tanto meno stressante sarà la realizzazione della riunione.

    Crea una lista di partecipazione con le informazioni di contatto e un modulo di consenso GDPRper la privacy

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    Realizzare il meeting

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    Realizzare il meeting

    Accogli i partecipanti e assistili nella compilazione della lista di partecipazione con le informazioni di contatto e il consenso per la privacy

    Importante

    Questa fase sarà utile in seguito per pubblicare le immagini della riunione e il comunicato stampa. Ma anche per la comunicazione, in caso di incontri successivi.

    Implementa l'attività di benvenuto - metodo/pratica introduttiva

    Dai il benvenuto a tutti i partecipanti, definisci il quadro di riferimento, comunica gli obiettivi, chiarisci eventuali domande e metti in atto la pratica introduttiva scelta.

    Presenta anche i facilitatori della riunione (o includili nella pratica di autopresentazione).

    Potresti anche cercare di essere aperto/a, ma allo stesso tempo abbastanza formale da permettere ai partecipanti di aprirsi e creare un'atmosfera di fiducia.

    Svolgi l'attività/strumento principale

    Cerca di dare istruzioni chiare e di procedere un passo alla volta, per aiutare i partecipanti ad adattarsi e a non sentirsi obbligati a fare qualcosa di impegnativo.

    Verifica le esigenze dei partecipanti e l'atmosfera del gruppo

    Chiedi se le istruzioni sono chiare e rispondi a qualsiasi domanda. Se lavorate a gruppi o a coppie, "visita" ogni gruppo/coppia per verificare le loro esigenze.

    Verifica le esigenze e l'efficienza dei facilitatori nei loro compiti

    Tieni d'occhio questi aspetti: rispetto del tempo, tenuta degli appunti, partecipazione paritaria, discussione produttiva, atmosfera rilassata.

    • Puoi sempre chiedere a qualcuno di aiutarti a tenere il tempo e a prendere appunti, in modo da poterti concentrare maggiormente sulle esigenze dei partecipanti.
    • Non sottovalutare l'importanza del prendere appunti. Le persone di solito si aprono e condividono idee e pensieri molto belli, ed è un peccato che queste idee vengano dimenticate. Gli appunti saranno molto importanti anche in seguito, se vorrai fare una relazione o scrivere un testo per un comunicato stampa. Inoltre, se il lavoro dei partecipanti avrà un risultato, sarà bello inviare loro gli appunti di quel lavoro.

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    Follow-up del meeting

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    Follow-up del meeting

    Invia e-mail di ringraziamento

    Questo passo è importante per dimostrare alle persone che la loro partecipazione è stata importante per te e per creare una comunicazione piacevole in caso di incontri successivi.

    Invia promemoria per i follow-up concordati (se presenti)

    È inoltre possibile condividere i risultati e inviare gli appunti sul lavoro realizzato durante il meeting.

    Diffondi!

    Si può provare a fare un comunicato stampa e a pubblicare sui social media alcune belle immagini del meeting.

    Mantieni una lista di contatti dei partecipanti per informarli sui futuri incontri o su altri eventi e attività rilevanti

    ...e ricordati sempre dove l'hai salvata!