Art Meet Up

Noriu susipažinti su kitais partneriais!

picto_guideNaudojimo gidas

Art Meet Up Naudotojo vadovas

ART MEET UP įrankis - tai išsamus sąrašas, padedantis organizatoriui (individualiam asmeniui, grupei ar organizacijai) parengti, įgyvendinti ir kuo geriau išnaudoti tarpsektorinį ar (ir) tarpdisciplininį susitikimą, supažindinantį menininkus su kitų sričių profesionalais iš kultūros sektoriaus ar už jo ribų.

Jame aprašomi visi susitikimo renginio kūrimo, vykdymo ir tolesnių veiksmų etapai, pradedant pirmuoju idėjos vystymo žvilgsniu ir baigiant pelningų rezultatų tvarumu.

Tai nėra privaloma veiksmų seka, o veikiau patogus ir lankstus vadovas ar žinynas, padedantis jums orientuotis šiame procese, patikrinti kai kuriuos etapus ir pagrindinius taškus, kuriuos INPACT partneriai, remdamiesi savo patirtimi, laikė naudingais, palikti tai, kas jums gali būti naudinga, praleisti tai, kas jums netinka, ir pridėti savo asmeninį ar organizacinį akcentą.

Taip pat pateikiama keletas konkrečių nuorodų ir nuorodų į kitas priemones ir metodus, kurie gali būti naudingi tam tikrose proceso dalyse, pavyzdžiui, saviugdos ir idėjų lietaus veiklai.

picto_description Grįžti į Aprašymą

Socio-ekonominė kaita

Ši priemonė apima pagrindinius sektoriaus iššūkius ir poreikius, susijusius su socialiniu ir ekonominiu pereinamuoju laikotarpiu (taip pat sąsajas su skaitmeniniu, ekologiniu ir demokratiniu pereinamuoju laikotarpiu).

„Art meet up” susitikimų organizatorių pasitikrinimo sąrašas

  • 1

    Susitikimo planavimas

    1

    Susitikimo planavimas

    Pasirinkite sektorius "tiltui"

    Pasirinkite, su kokio sektoriaus specialistais jums įdomu susitikti, pvz., su turizmo specialistais, aplinkos ar socialinių mokslų atstovais...

    Būkite kūrybingi ir išdrįskite įsivaizduoti netikėtus derinius, galimybės gali būti neribotos!

    ARBA :

    Pasirinkti labai skirtingų (ir paprastai nebendradarbiaujančių) sričių meno profesionalai - Kokie? (komiksų dailininkai ir šokėjai, romanų rašytojai ir muzikantai)...

    Abiem atvejais :

    Pagalvokite apie vietinio konteksto galimybes ir iššūkius.

    • Kokie sektoriai jūsų regione yra stiprūs ir gali paremti meno projektus, skirtus reklamai?
    • arba atvirkščiai: kuriems sektoriams bendradarbiavimas su menininkais gali suteikti daugiau galių?

    Jūs ir visi dalyvaujantys asmenys turėtų įsivaizduoti abiem pusėms naudingą partnerystę.

    Nustatykite susitikimo tikslą (-us)

    Ar susitikimo tikslas bus konkretus (pvz., bendradarbiavimas festivalio metu), keli tikslai (ryšių užmezgimas, eksperimentavimas, naujas bendradarbiavimas ir t. t.), ar tik bendras tikslas sujungti šiuos sektorius be iš anksto nustatyto rezultato?

    Šis atsakymas padės jums atlikti kitus veiksmus...

    Apsvarstykite galimus kviečiamus profilius

    Kaip manote, kokius menininkų ir kitų sektorių profilius labiausiai pritrauktų dalyvavimas "Art Meet Up" ir jiems būtų naudingas?

    Sudarykite galimų suinteresuotų šalių / asmenų / organizacijų sąrašą

    Užsirašykite pažįstamų arba jums žinomų žmonių/grupių/organizacijų, atitinkančių pirmiau nurodytus profilius, vardus, pavardes ir kontaktinę informaciją.

    Atkreipkite dėmesį, kurie iš jų galėtų veikti kaip daugikliai ir pakviesti daugiau savo profilio žmonių.

    Jei įmanoma, stenkitės atsižvelgti į lyčių pusiausvyrą ir įvairovę.

    Gali praversti "Excel", "OpenOffice" arba "Google" (ar panašios) programos lapas.

    Pasirinkite susitikimo datą, laiką ir vietą

    Apie datą ir laiką:

    Pasirinkite atsižvelgdami į galimas specialias sąlygas ir žmonių, kuriuos norite pritraukti, laiko apribojimus, pvz., jei planuojate, kad atvyks mokyklų mokytojai, rytinės valandos neaktualios, jei kviečiate vietinius kaštonų augintojus, spalis neaktualus...

    Be to, darbo diena ar savaitgalis? Įvertinkite savo pasirinkimo privalumus ir trūkumus.

    Apie vietą:

    Pasirinkite jums ir jūsų tikslams prieinamą (įperkamą) vietą, kurioje būtų tinkama atmosfera, įranga ir galbūt ryšiai su sektoriais/grupėmis/asmenimis:

    • bendruomenės centras ?
    • kultūros organizacijos įstaiga ?
    • viešoji erdvė ?
    • baras-restoranas?

    Apskritai :

    Atkreipkite dėmesį į galimas išimtis, kurios gali atsirasti dėl vietos (ir laiko), taip pat pasiteiraukite kai kurių šių grupių "ekspertų".

    Parengti kvietimo tekstą ir (arba) medžiagą

    Sukurkite įžanginį (kvietimą) tekstą apie planuojamą susitikimą ir jo tikslus, trumpai pristatykite savo arba savo organizacijos profilį ir savo interesą organizuoti šį susitikimą.

    Taip pat apsvarstykite galimybę ieškoti esamos arba kurti originalią vaizdinę medžiagą, pvz., nuotraukas, paveikslėlius, grafinį dizainą.
    Medžiaga turėtų būti patraukli, glausta, bet aiškiai nurodanti tikslus, ypatingas sąlygas* ir galimas realias galimybes, kurias susitikimas galėtų pasiūlyti dalyviams.

    * Kiek maždaug tikimasi sulaukti žmonių? Ar yra dalyvavimo mokestis? Ar jie turės susimokėti už gėrimus (jei susitikimas vyks bare)? Ar jie turi turėti skiepijimo pažymėjimą? Ir taip toliau...

    Pasirinkite dalijimosi kvietimu priemonę

    Parenkite strategiją, kaip pakviesti žmones, pasirinkdami vieną arba derindami daugiau iš toliau pateiktų būdų, atsižvelgiant į tai, kas, jūsų manymu, yra veiksmingiau išteklių atžvilgiu :

    • Ar tai bus atviras kvietimas jūsų socialinės žiniasklaidos platformose, vietinėje spaudoje, spausdintinėje ar skaitmeninėje?
    • Ar siųsite suasmenintus, ar nesuasmenintus el. laiškus?
    • Ar prireikus skambinsite telefonu?

    Išsiųskite kvietimus

    Pagal savo strategiją kvietimus išsiųskite likus ne mažiau kaip dviem savaitėms iki susitikimo datos.

    Būtinai paprašykite patvirtinimo apie dalyvavimą ir nustatykite aiškų terminą šiam patvirtinimui gauti.

    Likus vienai ar dviem dienoms iki galutinio termino pabaigos išsiųskite priminimą.

    Sukurti dalyvių sąrašą

    Remdamiesi gautais patvirtinimais, sudarykite numatomų dalyvių sąrašą.

    • Ar jų skaičius yra pakankamas ir funkcionalus (per didelė grupė taip pat gali būti problema)?
    • Ar jie gerai subalansuoti?
    • Ar reikalingas papildomas kvietimo etapas?

    Išsiųskite galutinį komunikacijos-informacijos paketą

    Ar dalyviai turi visą reikiamą informaciją, kad galėtų dalyvauti be streso? Jei ne, susisiekite su jais, kad pateiktumėte šią informaciją ir patvirtintumėte, kad jų laukiate.

  • 2

    Susitikimo planavimas

    2

    Susitikimo planavimas

    Pasirinkite pasveikinimo ir prisistatymo metodą / priemonę ir "ledlaužius".

    Yra daug būdų, kaip veiksmingai ir daugiau ar mažiau lengvai (ir smagiai) surengti susipažinimo raundą. Labai svarbu, kad dalyviai pasidalintų savo vardais ir pavardėmis, profesiniais profiliais ir ypatingais interesais, iššūkiais ir (arba) lūkesčiais, kurių jie tikisi iš susitikimo.

    Stenkitės skirti pakankamai laiko žmonėms prisistatyti ir susipažinti, nes vėliau jiems bus lengviau dirbti kartu.

    Pavyzdžiai

    • Sharing the name and one movement, and next person has to repeat name and movement and also present themselves. The last person in the circle has to repeat everything and the whole group repeats their name and movement.
    • Ask participants to bring with them an image (even on their mobile phones) connected or representing a challenge they face in their sector and introduce them selves talking about their choice.
    • Working in pairs for ten minutes. People talk about themselves and they present one another to the big group.
    • People look at many different pictures that the facilitator provides, choose one and then talk about why they chose the picture and how they are connected to it.
    • Also, if the space is appropriate, you can try to include some movement in the activity to activate the participants.

    Daugiau įkvėpimo rasite:

    Pasirinkite vieną ar daugiau minčių lietaus, dalijimosi idėjomis metodų ir priemonių.

    Galite dirbti individualiai, poromis, mažose grupėse arba didelėje grupėje.

    Jei nuspręsite dirbti mažose grupėse, stenkitės, kad jose būtų ne daugiau kaip 4-5 dalyviai, nes taip bendravimas yra geresnis, o žmonės turi daugiau erdvės išreikšti savo mintis ir idėjas.

    Pasistenkite suteikti žmonėms galimybę papasakoti apie savo darbą, taip pat apie savo svajones. Svarbu, kad jie būtų motyvuoti.

    Pavyzdžiai

    • Sharing in the big group each one’s biggest dream and then working in small groups to imagine an activity that could include one little piece of those dreams.
    • Using the images from the presentation activity, create stories in small groups and try to imagine how you could bring them in life or make a positive change.
    • Work in groups/pairs and write down the most essential needs of your sector. Pass the paper to another group/pair and try to imagine how art can help solving the issues above.
    • Mapping the meet-up: you will need a board or big surface, coloured moderation cards or post-it and pens or markers. The goal is to visualise the skills and competencies and also the needs or each sector and to discover the meeting points and/or links as starting point of collaborations.
    • Speed dating/networking: to efficiently frame the tool, ask the participants to start with presenting to each other what they can bring (skills, knowledge, strong points, aspirations,) and what they miss in their work/sector
    • Focus groups discussions

    Pasirinkite apibendrinimo/užbaigimo priemonę ir galimus tolesnius veiksmus

    Duokite šiek tiek laiko, kad žmonės galėtų pristatyti savo poros ar grupės darbą didžiajame rate. Taip pat pasistenkite skirti šiek tiek daugiau laiko, nes paprastai dalyviai nori užduoti klausimus ir pasikalbėti apie tai, kas buvo pristatyta; šioje paskutinėje susitikimo dalyje jie būna įkvėpti išklausytų idėjų ir pranešimų, todėl jiems reikia daugiau diskutuoti ir bendrauti.

    Pagalbiniai klausimai

    • Will the participants present what they came up with as possible collaboration?
    • Will the organiser sum-up the outcomes? On site or in a next step of communication?
    • How was the experience of the meeting for each participant?

    Sudarykite sąrašą su visomis reikalingomis medžiagomis ir įranga ir pasirūpinkite atsargomis.

    Išvardykite visas medžiagas ir įrangą, kurių prireiks priklausomai nuo pasirinktų įgyvendinimo metodų.

    Pagalbiniai klausimai

    • Will you need pens/papers, a flip-chart board, a projector, laptop/s, cables, adaptors, speakers?
    • Can the meeting venue provide all/some of them? If not, by whom and how will they be provided?
    • Do the participants also need to bring any kind of equipment or material with them? Are they informed?

    Sudarykite sąrašą su visais reikalingais asmenimis ( moderatoriais) ir susisiekite su jais.

    • Techninė komanda ?
    • Užrašų tvarkytojas ?
    • Diskusijos moderatorius ?
    • Laiko stebėtojas ?
    • t.t.

    Už susitikimo vietą atsakingam asmeniui praneškite apie savo susitikimo poreikius.

    Skirkite šiek tiek laiko, kad su susitikimo vietos atsakingu asmeniu patikrintumėte įrangos ir personalo poreikius (pirmiau pateikti sąrašai). Jei ketinate naudoti technologinę įrangą, pvz., projektorius ir mikrofonus, geriausia atlikti techninį patikrinimą.

    Taip pat pasistenkite išspręsti toliau nurodytus klausimus:

    • Ar į susitikimą bus įtraukti gėrimai ir (arba) maitinimas?
    • Ar reikia pasirašyti sutartį dėl patalpų naudojimo?

    Neužmirškite

    Rūpinimasis visais šiais klausimais reiškia paramą sau kaip susitikimo vedėjui. Kuo geriau susiorganizuosite, tuo mažiau streso kels susitikimo įgyvendinimas.

    Sukurkite dalyvių sąrašą su kontaktine informacija ir GDPR sutikimo forma

  • 3

    Susitikimo įgyvendinimas

    3

    Susitikimo įgyvendinimas

    Pasveikinkite dalyvius ir padėkite jiems užpildyti dalyvių sąrašą su kontaktiniais duomenimis

    Svarbu

    Vėliau šis žingsnis bus naudingas skelbiant susitikimo nuotraukas ir pranešimą spaudai. Taip pat bendravimui, jei rengiamas tolesnis susitikimas.

    Įgyvendinkite pasisveikinimo veiklą - įvadinį metodą ir (arba) įrankį

    Pasveikinkite visus dalyvius, apibrėžkite struktūrą, praneškite apie tikslus, išsiaiškinkite visus klausimus ir įgyvendinkite pasirinktą įvadinį metodą.

    Taip pat pristatykite susitikimo moderatorius (arba įtraukite juos į įžanginį-savarankišką pristatymą).

    Taip pat galite pabandyti būti atviri ir kartu pakankamai formalūs, kad leistumėte dalyviams atsiverti ir sukurtumėte pasitikėjimo atmosferą.

    Įgyvendinti pagrindinę veiklą ir (arba) priemonę

    Stenkitės duoti aiškias instrukcijas ir žengti po vieną žingsnį, kad dalyviams būtų lengviau prisitaikyti ir jie nesijaustų, jog turi daryti kažką sudėtingo.

    Patikrinkite dalyvių poreikius ir grupės atmosferą.

    Pasistenkite paklausti, ar nurodymai aiškūs, ir atsakykite į visus klausimus. Jei dirbate grupėmis ar poromis, "aplankykite" kiekvieną grupę / porą ir išsiaiškinkite jų poreikius.

    Patikrinkite dirbtuvių vedėjų poreikius ir jų užduočių efektyvumą.

    Stebėkite: laiko laikymąsi, užrašų tvarkymą, vienodą dalyvavimą, produktyvią diskusiją, atsipalaidavusią atmosferą.

    • Visada galite paprašyti, kad jums kas nors padėtų tvarkyti laiką ir užrašus, kad galėtumėte daugiau dėmesio skirti dalyvių poreikiams.
    • Nenuvertinkite užrašų vedimo. Žmonės paprastai būna atviri ir dalijasi labai gražiomis idėjomis ir mintimis, todėl gaila, jei tos idėjos pasimiršta. Užrašai taip pat bus labai svarbūs vėliau, jei norėsite parengti ataskaitą arba parašyti tekstą pranešimui spaudai. Dar daugiau, jei dalyvių darbas turi rezultatą, bus malonu nusiųsti jiems to darbo užrašus.

  • 4

    Tolesni veiksmai po susitikimo

    4

    Tolesni veiksmai po susitikimo

    Siųskite padėkos el. laiškus

    Šis žingsnis svarbus norint parodyti žmonėms, kad jų dalyvavimas jums buvo svarbus, ir užmegzti gražų ryšį tolesnių susitikimų atveju.

    Išsiųskite priminimus apie sutartus tolesnius veiksmus (jei tokių yra).

    Taip pat galite dalytis rezultatų derliumi ir siųsti susitikimo metu atlikto darbo pastabas.

    Skleiskite !

    Galite pabandyti parengti pranešimą spaudai ir socialinėje žiniasklaidoje paskelbti gražių susitikimo nuotraukų.

    Sudarykite dalyvių kontaktų sąrašą, kad galėtumėte juos informuoti apie būsimus susitikimus ar kitus svarbius renginius ir veiklą.

    ...ir visada prisiminkite, kur jį išsaugojote!