Guía del usuario
Volver a descripción
Transición socioeconómica Τesta herramienta cubre los principales retos y necesidades planteadas al sector por la transición socioeconómica así como a interconexión con las transiciones digital, ecológica y democrática.
Lista de comprobación para la organización de una Art Meet-Up
-
1
Programar la reunión
1 Programar la reunión
Seleccionar sectores para "conectar".
Elige los profesionales de qué sector te interesan para que se reunan con artistas. Por ejemplo: profesionales del turismo, del medio ambiente o científicos sociales...
Sé creativo y atrévete a imaginar combinaciones inesperadas, ¡las posibilidades pueden ser infinitas!
O :
Elige a profesionales del arte de orígenes muy diferentes (y que no suelen colaborar entre si) -¿Cuáles? (por ejemplo,dibujantes de cómics y bailarines, escritores de novelas y músicos)...
En ambos casos:
Piense en las oportunidades y los retos de su contexto local.
- ¿Qué sectores son potentes en tu región y pueden apoyar la promoción de proyectos artísticos?
- O, al revés: ¿Qué sectores pueden verse favorecidos por su colaboración con los artistas?
Usted y todas las personas implicadas deben ser capaces de visualizar una asociación en la que todos salgan ganando.
Fija el o los objetivos de la reunión
¿Tendrá la reunión un objetivo específico (por ejemplo, colaboraciones en el marco de un festival), múltiples objetivos (creación de redes, experimentación, nuevas colaboraciones, etc.) o simplemente un objetivo general para tender puentes entre estos sectores sin un resultado preestablecido?
Esta respuesta le ayudará en los siguientes pasos...
Considera los posibles perfiles a invitar
¿Qué perfiles de artistas y otros perfiles del sector crees que se verán más atraídos y beneficiados por la participación en un Art Meet Up?
Haz una lista de posibles interesados/personas/organizaciones
Anota los nombres y la información de contacto de las personas/grupos/organizaciones que se ajusten a los perfiles anteriores y que conozcas o a las que tengas acceso.
Fíjate en cuáles podrían actuar también como multiplicadores e invitar a más personas con su mismo perfil.
Si es posible, trata de tener en cuenta el equilibrio y la diversidad de género.
Una hoja de Excel, OpenOffice o Google (o similar) podría ser útil.
Elige una fecha, hora y lugar para la reunión
Sobre la fecha y la hora:
Elige teniendo en cuenta las posibles condiciones especiales y las limitaciones horarias de las personas a las que quieres convocar; por ejemplo, si tienes previsto contar con profesorado, las horas de la mañana no son una opción. Si invitas a los productores locales de castañas, octubre está prohibido...
Además, ¿días laborables o fines de semana? Sopesa los pros y los contras de sus opciones.
Sobre el lugar:
Escoge un lugar accesible y (asequible) para ti y tus objetivos, que tenga el ambiente, el equipo y quizá también vínculos con los sectores/grupos/personas..:
- ¿un centro comunitario?
- ¿las instalaciones de una organización cultural?
- ¿un espacio público?
- ¿un bar o restaurante?
En general:
Ten en cuenta las posibles exclusiones que el lugar (y el tiempo) puedan producir, preguntando también a algunas "personas expertas" en estos grupos.
Prepara un texto/material de invitación
Cree un texto de introducción/invitación para la reunión programada y sus objetivos, presentando brevemente tu perfil o el de tu organización y tu interés en organizar esta reunión.
Considera también la posibilidad de buscar o crear material visual original, por ejemplo, fotos, imágenes, diseño gráfico.
El material debe ser atractivo, conciso pero explícito sobre los objetivos, las condiciones especiales* y las oportunidades que la reunión podría ofrecer a los participantes.*¿Aproximadamente cuántas personas se esperan? ¿Hay una cuota de participación? ¿Tendrán que pagar sus bebidas (en caso de una reunión en un bar)? ¿Necesitan un certificado de vacunación? Y así sucesivamente...
Elige el medio para compartir la invitación
Define una estrategia para invitar a la gente, seleccionando una o más de las siguientes, según lo que consideres más eficaz en cuanto a recursos:
- ¿Será una convocatoria abierta en tus redes sociales o en la prensa local, impresa o digital?
- ¿Vas a enviar correos electrónicos personalizados o no personalizados?
- ¿También harás llamadas telefónicas si es necesario?
Envía las invitaciones
Según tu estrategia, envía las invitaciones al menos dos semanas antes de la fecha de la reunión.
Asegúrate de pedir a los participantes que confirmen asistencia y fija un plazo claro para recibir esta confirmación.
Prepara un recordatorio para enviarlo uno o dos días antes de la fecha límite.
Crea una lista de participantes
A partir de las confirmaciones recibidas, haz una lista de los participantes previstos.
- ¿Es el número suficiente y funcional (un grupo demasiado grande podría ser también un problema)?
- ¿Está el grupo bien equilibrado?
- ¿Es necesaria una ronda extra de invitación?
Envia un paquete de comunicación-información final
¿Tienen los participantes toda la información que necesitan para participar sin estrés? Si no es así, pónte en contacto para facilitarles esta información y confirmar que les esperas.
Tags
Contenidos relacionados (en otras herramientas INPACT)
-
2
Diseñode la reunión
2 Diseñode la reunión
Elige un método o una actividad para dar la bienvenida y presentar la actividad y alguna actividad para romper el hielo.
Hay muchas maneras de plantear una ronda de presentaciones eficiente y más o menos fácil (y divertida). Es esencial que los participantes compartan sus nombres, perfiles profesionales y su interés especial o desafío y/o sus expectativas sobre la reunión.
Intenta dar tiempo suficiente a las personas para que se presenten y se conozcan, ya que así será más fácil que trabajen juntos más adelante.
Ejemplos
- Comparte tu nombre y un movimiento, y la siguiente persona tiene que repetir el nombre y el movimiento antes de presentarse. La última persona del círculo tiene que repetir todo y todo el grupo repite su nombre y su movimiento.
- Pide a los participantes que traigan una imagen (incluso en sus teléfonos móviles) relacionada o que represente un reto al que se enfrentan su sector y que se presenten hablando de su elección.
- Trabajar en parejas durante diez minutos. Cada persona de la pareja habla de sí misma y presenta a su compañero/a al gran grupo.
- Los participantes observan las diferentes imágenes que les proporciona el facilitador, eligen una y hablan de por qué la han elegido y de la relación que tienen con ella.
- Además, si el espacio lo permite, puedes intentar incluir algo de movimiento en la actividad para activar a los participantes.
Para más inspiración, echa un vistazo a:
Elige uno o más métodos/herramientas para hacer una tormenta de ideas, intercambiar ideas y/o "emparejar" a los participantes.
Puedes pensar en trabajar individualmente, en parejas, en pequeños grupos o en el gran grupo.
Si eliges trabajar en grupos pequeños, intenta que no tengan más de 4-5 participantes, ya que la comunicación es mejor de esta manera y la gente tiene más espacio para expresar sus pensamientos e ideas.
Intenta dar a la gente la oportunidad de hablar tanto de su trabajo como de sus sueños. Es importante que estén motivados.
Ejemplos
- Compartir con todo el grupo el mayor sueño de cada uno y luego trabajar en pequeños grupos para imaginar una actividad que pueda incluir una pequeña parte de esos sueños.
- Utilizando las imágenes de la actividad de presentación, crea historias en pequeños grupos e intenta imaginar cómo podrías darles vida o hacer un cambio positivo.
- Trabaja en grupos/parejas y escribe las necesidades más esenciales del sector. Pasa el papel a otro grupo/pareja y trata de imaginar cómo el arte puede ayudar a resolver los problemas anteriores.
- Mapear los resultados de la reunión: necesitarás una pizarra o una superficie grande, tarjetas de moderación de colores o post-its y bolígrafos o rotuladores. El objetivo es visualizar las habilidades y competencias y también las necesidades de cada sector y descubrir los puntos de encuentro y/o los vínculos como punto de partida de las colaboraciones.
- Speed dating/networking: para enmarcar eficazmente la herramienta, pide a los participantes que empiecen por presentar a los demás lo que pueden aportar (habilidades, conocimientos, puntos fuertes, aspiraciones,) y lo que echan de menos en su trabajo/sector
- Grupos de discusión
Elige una herramienta de resumen/cierre y un posible seguimiento
Deja un tiempo para que los participantes presenten su trabajo en pareja o en grupo en el gran círculo. Además, intenta disponer de más tiempo, ya que normalmente los participantes quieren hacer preguntas y hablar sobre lo que se presenta; en esta última parte de la reunión, suelen inspirarse en las ideas y presentaciones que escuchan, y necesitan discutir más y tener más interacción.
Preguntas de ayuda
- ¿Presentarán los participantes lo que se les ocurrió como posible colaboración?
- ¿El organizador hará un resumen de los resultados? ¿In situ o más adelante?
- ¿Cómo fue la experiencia de la reunión para cada participante?
Crea una lista con todo el material y el equipo necesario y hazte con todo lo necesario.
Crea una lista con todo el material y el equipo necesario en función de los métodos que hayas elegido.
Preguntas de ayuda
- ¿Necesitarás bolígrafos/papel, una pizarra, un proyector, ordenador/es portátil/es, cables, adaptadores, altavoces?
- ¿Nos pueden proporcionar todos o algunos de ellos en el lugar de la reunión? Si no es así, ¿quién y cómo los proporcionará?
- ¿Deben los participantes traer también algún tipo de equipo o material? ¿Lo saben?
Crea una lista con todas las personas necesarias (facilitadores) y ponte en contacto con ellas.
- ¿Técnico/a?
- ¿Secretario/a?
- ¿Moderador/a?
- ¿Una persona encargada de controlar los tiempos?
- etc
Comunica las necesidades de su reunión a la persona responsable del lugar donde se va a celebrar.
Dedica tiempo a comprobar las necesidades de equipamiento y personal (listas anteriores) con la persona responsable del lugar de la reunión. Lo ideal es hacer una comprobación técnica si vas a utilizar equipos tecnológicos como proyectores y micrófonos.
Además, intenta ocuparte de las cuestiones que se indican a continuación:
- ¿Incluirá la reunión alguna bebida/catering?
- ¿Necesitas un acuerdo firmado para el uso del local?
No olvides
Ocuparse de todas esas cuestiones significa cubrise las espaldas como facilitador de la reunión. Cuanto mejor te organices, menos estresante será la realización de la reunión.
Crear una lista de participación con información de contacto y un formulario de consentimiento para el tratamiento de datos personales (Reglamento General de Protección de Datos)
-
-
3
Realización de la reunión
3 Realización de la reunión
Da la bienvenida a los participantes y ayudales a rellenar la lista de participación con su información de contacto y el formulario de consentimiento.
Importante
Este paso será útil más adelante para publicar fotos de la reunión y la nota de prensa. También para contactar con los participantes en caso de celebrar una reunión de seguimiento.
Pon en práctica la actividad de bienvenida -método/herramienta de presentación
Da la bienvenida a todos los participantes, fija el marco, comunica los objetivos, aclara las dudas y aplica el método de presentación que hayas elegido.
Presenta también a los facilitadores de la reunión (o inclúyelos en la actividad de presentación).
También puedes intentar ser abierto y, al mismo tiempo, lo suficientemente formal como para dejar que los participantes se abran y crear una atmósfera de confianza.
Lleva a cabo la actividad/herramienta principal
Intenta dar instrucciones claras y vete paso a paso, para ayudar a los participantes a adaptarse y que no sientan que tienen que hacer algo exigente.
Comprueba las necesidades de los participantes y el ambiente del grupo
Intenta preguntar si las instrucciones son claras y responde a cualquier pregunta. Si hay trabajo en grupos o parejas, "visita" cada grupo / pareja para comprobar si necesitan algo.
Comprueba las necesidades y la eficacia de los facilitadores en sus tareas
Presta atención a: el control del tiempo, la toma de notas, la participación equitativa, el debate productivo, el ambiente relajado
- Siempre puedes tener a alguien que te ayude con el control del tiempo y las notas, para poder estar más concentrado en las necesidades de los participantes.
- No subestimes la importancia de tomar notas. La gente suele ser abierta y comparte ideas y pensamientos muy bonitos, y es una pena que esas ideas se olviden. Las notas también serán muy importantes más adelante si quieres hacer un informe o escribir un texto para la prensa. Es más, si el trabajo de los participantes se traduce en un resultado, será un detalle enviarles las notas de ese trabajo.
-
-
4
Seguimiento de la reunión
4 Seguimiento de la reunión
Envia un correo electrónico de agradecimiento
Este paso es importante para mostrar a las personas que su participación fue importante para tí, y mantener la comunicación en caso de celebrar reuniones de seguimiento más adelante.
Envia recordatorios de los puntos de seguimiento acordados (si los hay)
También puedes compartir los resultados cosechados y enviar notas del trabajo desarrollado durante la reunión.
¡Difunde!
Puedes intentar elaborar una nota de prensa, y publicar entradas con algunas fotos bonitas de la reunión en las redes sociales.
Manten una lista de contactos de los participantes para informarles sobre futuros encuentros u otros eventos y actividades relevantes
...¡y recuerda siempre dónde la has guardado!
