Diseñode la reunión
Elige un método o una actividad para dar la bienvenida y presentar la actividad y alguna actividad para romper el hielo.
Hay muchas maneras de plantear una ronda de presentaciones eficiente y más o menos fácil (y divertida). Es esencial que los participantes compartan sus nombres, perfiles profesionales y su interés especial o desafío y/o sus expectativas sobre la reunión.
Intenta dar tiempo suficiente a las personas para que se presenten y se conozcan, ya que así será más fácil que trabajen juntos más adelante.
Ejemplos
- Comparte tu nombre y un movimiento, y la siguiente persona tiene que repetir el nombre y el movimiento antes de presentarse. La última persona del círculo tiene que repetir todo y todo el grupo repite su nombre y su movimiento.
- Pide a los participantes que traigan una imagen (incluso en sus teléfonos móviles) relacionada o que represente un reto al que se enfrentan su sector y que se presenten hablando de su elección.
- Trabajar en parejas durante diez minutos. Cada persona de la pareja habla de sí misma y presenta a su compañero/a al gran grupo.
- Los participantes observan las diferentes imágenes que les proporciona el facilitador, eligen una y hablan de por qué la han elegido y de la relación que tienen con ella.
- Además, si el espacio lo permite, puedes intentar incluir algo de movimiento en la actividad para activar a los participantes.
Para más inspiración, echa un vistazo a:
Elige uno o más métodos/herramientas para hacer una tormenta de ideas, intercambiar ideas y/o «emparejar» a los participantes.
Puedes pensar en trabajar individualmente, en parejas, en pequeños grupos o en el gran grupo.
Si eliges trabajar en grupos pequeños, intenta que no tengan más de 4-5 participantes, ya que la comunicación es mejor de esta manera y la gente tiene más espacio para expresar sus pensamientos e ideas.
Intenta dar a la gente la oportunidad de hablar tanto de su trabajo como de sus sueños. Es importante que estén motivados.
Ejemplos
- Compartir con todo el grupo el mayor sueño de cada uno y luego trabajar en pequeños grupos para imaginar una actividad que pueda incluir una pequeña parte de esos sueños.
- Utilizando las imágenes de la actividad de presentación, crea historias en pequeños grupos e intenta imaginar cómo podrías darles vida o hacer un cambio positivo.
- Trabaja en grupos/parejas y escribe las necesidades más esenciales del sector. Pasa el papel a otro grupo/pareja y trata de imaginar cómo el arte puede ayudar a resolver los problemas anteriores.
- Mapear los resultados de la reunión: necesitarás una pizarra o una superficie grande, tarjetas de moderación de colores o post-its y bolígrafos o rotuladores. El objetivo es visualizar las habilidades y competencias y también las necesidades de cada sector y descubrir los puntos de encuentro y/o los vínculos como punto de partida de las colaboraciones.
- Speed dating/networking: para enmarcar eficazmente la herramienta, pide a los participantes que empiecen por presentar a los demás lo que pueden aportar (habilidades, conocimientos, puntos fuertes, aspiraciones,) y lo que echan de menos en su trabajo/sector
- Grupos de discusión
Elige una herramienta de resumen/cierre y un posible seguimiento
Deja un tiempo para que los participantes presenten su trabajo en pareja o en grupo en el gran círculo. Además, intenta disponer de más tiempo, ya que normalmente los participantes quieren hacer preguntas y hablar sobre lo que se presenta; en esta última parte de la reunión, suelen inspirarse en las ideas y presentaciones que escuchan, y necesitan discutir más y tener más interacción.
Preguntas de ayuda
- ¿Presentarán los participantes lo que se les ocurrió como posible colaboración?
- ¿El organizador hará un resumen de los resultados? ¿In situ o más adelante?
- ¿Cómo fue la experiencia de la reunión para cada participante?
Crea una lista con todo el material y el equipo necesario y hazte con todo lo necesario.
Crea una lista con todo el material y el equipo necesario en función de los métodos que hayas elegido.
Preguntas de ayuda
- ¿Necesitarás bolígrafos/papel, una pizarra, un proyector, ordenador/es portátil/es, cables, adaptadores, altavoces?
- ¿Nos pueden proporcionar todos o algunos de ellos en el lugar de la reunión? Si no es así, ¿quién y cómo los proporcionará?
- ¿Deben los participantes traer también algún tipo de equipo o material? ¿Lo saben?
Crea una lista con todas las personas necesarias (facilitadores) y ponte en contacto con ellas.
- ¿Técnico/a?
- ¿Secretario/a?
- ¿Moderador/a?
- ¿Una persona encargada de controlar los tiempos?
- etc
Comunica las necesidades de su reunión a la persona responsable del lugar donde se va a celebrar.
Dedica tiempo a comprobar las necesidades de equipamiento y personal (listas anteriores) con la persona responsable del lugar de la reunión. Lo ideal es hacer una comprobación técnica si vas a utilizar equipos tecnológicos como proyectores y micrófonos.
Además, intenta ocuparte de las cuestiones que se indican a continuación:
- ¿Incluirá la reunión alguna bebida/catering?
- ¿Necesitas un acuerdo firmado para el uso del local?
No olvides
Ocuparse de todas esas cuestiones significa cubrise las espaldas como facilitador de la reunión. Cuanto mejor te organices, menos estresante será la realización de la reunión.
