Dissenyar la trobada
Trieu una dinàmica de benvinguda i introducció, o un trencagel.
Hi ha moltes maneres de fer una ronda de presentacions eficient i més o menys fàcil (i divertida). És imprescindible que els participants comparteixin els seus noms, perfils professionals i els seus interessos, reptes i/o expectatives de la trobada.
Intenta preveure temps suficient a la gent per presentar-se i conèixer-se, ja que més endavant els serà més fàcil treballar junts.
Exemples
- Compartir el nom acompanyat d’un moviment, i la següent persona ha de repetir el nom i el moviment i també presentar-se. L’última persona del cercle ha de repetir-ho tot, i tot el grup repeteix el seu nom i moviment.
- Demaneu als participants que portin una imatge (fins i tot al mòbil) relacionada o que representi un repte al qual s’enfronten en el seu sector i que es presentin parlant de la seva elecció.
- Treball en parelles durant 10 minuts Primer es presenta la gent en parella, i després es presenten mútuament davant del grup.
- Els participants miren moltes imatges diferents que proporciona el facilitador, en trien una i després parlen de perquè han escollit la imatge i de com s’hi relacionen.
- A més, si l’espai és adequat, podeu intentar incloure algun moviment a l’activitat per activar els participants.
Per més inspiració, feu una ullada a:
Trieu una o més dinàmiques de pluja d’idees, d’intercanvi d’idees o d’aparellament de conceptes.
Podeu pensar en treballar individualment, per parelles, en petit grup o en gran grup.
Si opteu per treballar en grups reduïts, procura que no tinguin més de 4-5 participants, ja que la comunicació és millor així i la gent té més espai per expressar els seus pensaments i idees.
Intenta donar a la gent l’oportunitat de parlar de la seva feina, també dels seus somnis. És important que la gent estigui motivada.
Exemples
- Compartir en grup gran el somni més gran de cadascú. Després treballar en petits grups per imaginar una activitat que podria incloure una petita part d’aquests somnis.
- A partir de les imatges de l’activitat de presentació, creeu històries en grups reduïts i intenteu imaginar-vos com podríeu fer-les la realitat o fer un canvi positiu.
- Treballeu en grups/parelles i anoteu les necessitats més essencials del sector. Passeu el paper a un altre grup/parella i intenteu imaginar com l’art pot ajudar a resoldre els problemes anteriors.
- Fer un mapa de la trobada: necessitareu una pissarra o una gran superfície, targetes de moderació de colors o post-it i bolígrafs o retoladors. L’objectiu és visualitzar les habilitats i competències i també les necessitats de cada sector i descobrir els punts de trobada i/o vincles com a punt de partida de col·laboracions.
- Speed dating/networking: per emmarcar aquesta dinàmica de manera eficient, demaneu als participants que comencin presentant-se entre ells i què poden aportar (habilitats, coneixements, punts forts, aspiracions…) i què troben a faltar en el seu treball/sector.
- Grups de discussió
Trieu una eina de resum o dinàmica de tancament i possible seguiment
Doneu temps perquè la gent presenti el seu treball en parella o grup al cercle gran. A més, intenteu disposar d’una mica més de temps extra, perquè els participants acostumen a fer preguntes i voler parlar una mica més del que es presenta; en aquesta darrera part de la reunió, s’inspiren en les idees i presentacions que escolten, i necessiten comentar-les més i tenir més interacció.
Preguntes que us ajudaran
- Els participants presentaran el que han proposat com a possible col·laboració?
- L’organitzador farà un resum dels resultats? En el moment o en una següent comunicació?
- Com ha estat l’experiència de la trobada per a cada participant?
Feu una llista amb tot el material i equipament necessari i feu les provisions.
Enumereu tots els materials i equips que necessitareu en funció dels mètodes d’implementació que trieu.
Preguntes que us ajudaran
- Necessitareu bolígrafs/papers, una pissarra de rotafolis, un projector, un ordinador portàtil, cables, adaptadors, altaveus?
- El lloc de trobada pot oferir-ne tots/alguns? Si no, qui els portarà i com arribaran a la sala?
- Els participants també han de portar algun tipus de material? Se’ls ha informat?
Creeu una llista amb totes les persones necessàries (facilitadors) i contacteu-hi
- Personal tècnic?
- Algú per fer notes ?
- Moderador/a?
- Algú per gestionar el temps?
- etc…
Comuniqueu les necessitats de la vostra trobada amb la persona responsable del lloc o la sala.
Preveieu temps per comprovar l’equip i les necessitats del personal (llistes anteriors) amb la persona responsable del lloc de la trobada. L’ideal és fer una comprovació tècnica si utilitzeu equips tecnològics com ara projectors i micròfons.
A més, teniu cura dels temes següents:
- La trobada inclourà alguna beguda o catering?
- Necessiteu un contracte signat per a l’ús del local?
No oblideu
Tenir en compte totes aquestes qüestions significa facilitar-vos la vida com a organitzadors de la trobada. Com millor us organitzeu, menys estressant serà la trobada.
