A meeting tervezése
Válassz üdvözlő és bemutatkozási módot/eszközt és törd meg a jeget jó témákkal.
Számos módja van a hatékony és többé-kevésbé könnyű (és szórakoztató) bemutatkozási körnek. Alapvető fontosságú, hogy a résztvevők megosszák a nevüket, szakmai profiljukat és különleges érdeklődésüket, kihívásaikat és/vagy elvárásaikat a találkozóval kapcsolatban.
Igyekezz elegendő időt hagyni az embereknek a bemutatkozásra, egymás megismerésére, mert később könnyebben tudnak majd együtt dolgozni.
Példák
- Osszák meg a nevüket, és hozzá egy mozdulatot, majd a következő személynek meg kell ismételnie a nevet és a mozdulatot, valamint bemutatnia magát. A kör utolsó emberének mindent meg kell ismételnie, és az egész csoport ismétli a nevét és a mozgását.
- Kérd meg a résztvevőket, hogy hozzanak magukkal egy képet (akár mobiltelefonjukon is), amely a szektorukban szembesülő kihívást ábrázolja, és bemutatja a döntésük okát.
- Páros munka tíz percig. Az emberek magukról beszélnek, és bemutatják egymást a nagy csoportnak.
- Az emberek sok különböző képet néznek meg, amelyeket a segítő nyújt, kiválasztanak egyet, majd beszélnek arról, hogy miért választották a képet, és hogyan kapcsolódnak hozzá.
- Ezenkívül, ha a hely megfelelő, megpróbálhatsz valamilyen mozgást beépíteni a tevékenységbe, hogy aktiváld a résztvevőket.
További inspirációért nézd meg:
Válassz egy vagy több ötletbörze, ötletmegosztás és/vagy „egyeztetős” módszert/eszközt
Gondolkodhatsz egyéni, páros, kiscsoportos vagy nagycsoportos munkavégzésben.
Ha a kiscsoportos munkára esik választásod, próbáld meg, maximum 4-5 résztvevővel, mert így jobb a kommunikáció, és több hely jut az embereknek gondolataik, ötleteik kifejezésére.
Próbálj lehetőséget adni az embereknek, hogy beszéljenek a munkájukról, az álmaikról is. Fontos, hogy motiváltak legyenek.
Példák
- Az elérni kívánt álmok, tervek megosztása nagy csoportban, majd kis csoportokban való munka, ahol elképzeljük egy tevékenység létrehozását, ezeknek az álmoknak egy kis darabját valósággá téve.
- A prezentáció képeinek felhasználásával kis csoportokban alkossatok történeteket, és próbáljátok meg elképzelni, hogyan tudnátok életre kelteni azokat, vagy pozitív változást hozni.
- Dolgozz csoportokban/párokban, és írd le szektorod leglényegesebb igényeit. Add át a papírt egy másik csoportnak/párnak, és próbáld elképzelni, hogyan segíthet a művészet a fenti problémák megoldásában.
- Az összejövetel feltérképezése: szükséged lesz egy táblára vagy nagy felületre, színes moderációs kártyákra vagy post-it-re és tollakra vagy jelölőkre. A cél a készségek és kompetenciák, valamint az igények vagy az egyes szektorok vizualizálása, valamint a találkozási pontok és/vagy kapcsolatok felfedezése az együttműködések kiindulópontjaként.
- Villám randik/hálózatépítés: az eszköz hatékony keretezéséhez kérd meg a résztvevőket, hogy kezdjék azzal, hogy mutassák be egymásnak, mit tudnak hozzátenni a tevékenységekhez (készségeket, tudást, erős pontokat, törekvéseket), és mi hiányzik a munkájukból/szektorukból.
- Fókuszcsoportos beszélgetések
Válasszon egy összegző/záró eszközt és a lehetséges ellenőrző tevékenységet
Adj egy kis időt az embereknek, hogy bemutassák páros vagy csoportos munkájukat a nagy körben. Próbálj meg több időt is rászánni, mint általában, hátha a résztvevők szeretnének kérdéseket feltenni és beszélni a bemutatottakról; a találkozó ezen utolsó részében hajlamosak ihletet meríteni azokból az ötletekből és előadásokból, amelyeket hallgatnak, és többet kell megvitatniuk és több interakcióra van szükségük.
Segítő kérdések
- A résztvevők be fogják-e mutatni, hogy mit találtak ki, mint lehetséges jövőbeli együttműködést?
- A szervező összesíti az eredményeket? A helyszínen vagy a kommunikáció következő részeként?
- Milyen élmény volt az egyes résztvevők számára a találkozó?
Készíts egy listát az összes szükséges anyaggal és felszereléssel, és készülj elő
Sorold fel az összes szükséges anyagot és felszerelést a választott megvalósítási módszerektől függően.
Segítő kérdések
- Szükség lesz tollakra/papírokra, flipchart táblára, projektorra, laptopra, kábelekre, adapterekre, hangszórókra?
- Tudod biztosítani a találkozó helyszínét/néhány helyszínét? Ha nem, ki és hogyan fogja ezeket biztosítani?
- Kell-e a résztvevőknek valamilyen felszerelést, anyagot is magukkal vinniük? Értesültek erről?
Készíts listát az összes szükséges személlyel (segítőkkel), és lépj kapcsolatba velük
- Technikus?
- Jegyző?
- Moderátor a beszélgetésekhez?
- Időrögzítő?
- stb.
Közöld a találkozó igényeit a találkozó helyszínén felelősének
Szánj valamennyi időt a felszerelés és a személyzet igényeinek (fenti listák) ellenőrzésére a találkozó helyszín felelősével. Ideális esetben végezz műszaki ellenőrzést, ha technológiai berendezéseket, például kivetítőket és mikrofonokat fogtok használni.
Ezenkívül próbáld megoldani az alábbi problémákat:
- Tartalmaz majd a találkozó valamilyen italt/étkezést?
- Kell-e aláírt szerződés a helyszín használatához?
Ne feledd
Mindezen kérdések kezelése azt jelenti, hogy támogatod magad a találkozó segítőjeként. Minél jobban megszervezed saját magad, annál kevésbé lesz stresszes a találkozó megvalósítása.
