Progettare il meeting
Scegli un metodo/ una pratica introduttiva e di benvenuto e qualche ice-breaker
Ci sono molti modi per fare un buon giro di presentazioni più o meno semplici (e divertenti). È essenziale che i partecipanti condividano i propri nomi, i profili professionali, gli interessi specifici, le sfide e le aspettative connesse al meeting.
Cerca di dare tempo sufficiente alle persone per presentarsi e conoscersi a vicenda, sarà più facile lavorare insieme.
Esempi
- Condividi il nome e un movimento, e la persona successiva dovrà ripetere nome e movimento e presentarsi a sua volta. L’ultima persona del cerchio deve ripetere tutto e tutto il gruppo ripete nomi e movimenti.
- Chiedi ai partecipanti di portare con sé un’immagine (anche sul cellulare) collegata o che rappresenti una sfida che devono affrontare nel loro settore e di presentarsi parlando della loro scelta.
- Lavoro in coppia per 10 minuti. Le persone parlano di sé e si presentano al gruppo.
- Le persone osservano diverse immagini fornite dal facilitatore, ne scelgono una e poi parlano del motivo per cui hanno scelto l’immagine e del modo in cui se ne sentono attratte.
- Inoltre, se lo spazio è adeguato, si può provare a includere nell’attività un po’ di movimento per attivare i partecipanti.
Per maggiori ispirazioni, dai un’occhiata qui:
Scegli uno o più metodi/pratiche di brainstorming, condivisione di idee e/o “match up”
Si può pensare di lavorare individualmente, a coppie, in piccoli gruppi o tutti insieme.
Se scegli di lavorare in piccoli gruppi, cerca di fare in modo che non abbiano più di 4-5 partecipanti, perché in questo modo la comunicazione è migliore e le persone hanno più spazio per esprimere i loro pensieri e le loro idee.
Cerca di dare alle persone l’opportunità di parlare del loro lavoro e anche dei loro sogni. È importante che siano motivati.
Esempi
- Condividete con tutto il gruppo il sogno più grande di ciascuno e poi lavorate a piccoli gruppi per immaginare un’attività che possa includere un piccolo pezzo di quei sogni.
- Utilizzando le immagini dell’attività di presentazione, a piccoli gruppi create delle storie e provate a immaginare come potreste realizzarle o apportarvi un cambiamento positivo.
- Lavorate in gruppi o a coppie e scrivete i bisogni più essenziali del vostro settore. Passate il foglio a un altro gruppo/coppia e provate a immaginare come l’arte possa aiutare a risolvere i problemi menzionati.
- Mapping the meet-up: avrai bisogno di una lavagna o di una superficie estesa, di cartoncini colorati per la moderazione o di post-it e di penne o pennarelli. L’obiettivo è quello di visualizzare le capacità e le competenze e anche le esigenze di ciascun settore, e di scoprire i punti di incontro e/o i collegamenti come punto di partenza per le collaborazioni.
- Speed dating/networking: per introdurre efficacemente la pratica, chiedi ai partecipanti di iniziare presentando gli uni agli altri ciò che possono apportare (competenze, conoscenze, punti di forza, aspirazioni) e ciò che manca nel loro lavoro/settore.
- Discussioni in focus group
Scegli uno strumento di riepilogo/chiusura e un possibile follow-up
Lascia un po’ di tempo alle persone per presentare a tutti il loro lavoro di coppia o di gruppo. Cerca anche di avere un po’ di tempo in più, perché di solito i partecipanti vogliono fare domande e parlare di quello che è stato presentato; in quest’ultima parte della riunione tendono a trarre ispirazione dalle idee e dalle presentazioni che hanno ascoltato, e hanno bisogno di discutere di più e di interagire di più.
Domande di supporto
- I partecipanti presenteranno ciò che hanno ideato come una possibile collaborazione?
- L’organizzatore riassumerà i risultati? In loco o in una comunicazione successiva?
- Com’è stata l’esperienza per ciascun partecipante?
Crea un elenco con tutti i materiali e le attrezzature necessarie e prepara la tua cassetta degli attrezzi
Elenca tutti i materiali e le attrezzature di cui avrai bisogno a seconda dei metodi che hai scelto di mettere in atto.
Domande di supporto
- Avrai bisogno di penne/carta, di una lavagna a fogli mobili, un proiettore, computer portatile/i, cavi, adattatori, casse?
- La sede della riunione può fornire tutti o alcuni di questi elementi? Se no, come te li procuri?
- I partecipanti dovranno portare con sé materiali o strumenti? Sono stati informati?
Crea un elenco con tutte le persone necessarie (facilitatori) e contattale
- Tecnici?
- Qualcuno che prende appunti?
- Un moderatore?
- Qualcuno che tenga il tempo?
- e così via.
Comunica ciò di cui hai bisogno al responsabile della sede le meeting
Dedica un po’ di tempo a verificare le esigenze di attrezzature e personale (vedi sopra) con il responsabile della sede del meeting. L’ideale sarebbe fare una verifica tecnica se si intende utilizzare attrezzature tecniche come proiettori e microfoni.
Inoltre, cerca di pensare anche alle questioni seguenti:
- L’incontro include bevande e catering?
- Hai bisogno di un accordo firmato per l’utilizzo della sede?
Non dimenticare
Occuparsi di tutti questi aspetti significa supportare se stessi come facilitatori della riunione. Quanto meglio ti organizzi, tanto meno stressante sarà la realizzazione della riunione.
