Susitikimo planavimas
Pasirinkite pasveikinimo ir prisistatymo metodą / priemonę ir „ledlaužius”.
Yra daug būdų, kaip veiksmingai ir daugiau ar mažiau lengvai (ir smagiai) surengti susipažinimo raundą. Labai svarbu, kad dalyviai pasidalintų savo vardais ir pavardėmis, profesiniais profiliais ir ypatingais interesais, iššūkiais ir (arba) lūkesčiais, kurių jie tikisi iš susitikimo.
Stenkitės skirti pakankamai laiko žmonėms prisistatyti ir susipažinti, nes vėliau jiems bus lengviau dirbti kartu.
Pavyzdžiai
- Sharing the name and one movement, and next person has to repeat name and movement and also present themselves. The last person in the circle has to repeat everything and the whole group repeats their name and movement.
- Ask participants to bring with them an image (even on their mobile phones) connected or representing a challenge they face in their sector and introduce them selves talking about their choice.
- Working in pairs for ten minutes. People talk about themselves and they present one another to the big group.
- People look at many different pictures that the facilitator provides, choose one and then talk about why they chose the picture and how they are connected to it.
- Also, if the space is appropriate, you can try to include some movement in the activity to activate the participants.
Daugiau įkvėpimo rasite:
Pasirinkite vieną ar daugiau minčių lietaus, dalijimosi idėjomis metodų ir priemonių.
Galite dirbti individualiai, poromis, mažose grupėse arba didelėje grupėje.
Jei nuspręsite dirbti mažose grupėse, stenkitės, kad jose būtų ne daugiau kaip 4-5 dalyviai, nes taip bendravimas yra geresnis, o žmonės turi daugiau erdvės išreikšti savo mintis ir idėjas.
Pasistenkite suteikti žmonėms galimybę papasakoti apie savo darbą, taip pat apie savo svajones. Svarbu, kad jie būtų motyvuoti.
Pavyzdžiai
- Sharing in the big group each one’s biggest dream and then working in small groups to imagine an activity that could include one little piece of those dreams.
- Using the images from the presentation activity, create stories in small groups and try to imagine how you could bring them in life or make a positive change.
- Work in groups/pairs and write down the most essential needs of your sector. Pass the paper to another group/pair and try to imagine how art can help solving the issues above.
- Mapping the meet-up: you will need a board or big surface, coloured moderation cards or post-it and pens or markers. The goal is to visualise the skills and competencies and also the needs or each sector and to discover the meeting points and/or links as starting point of collaborations.
- Speed dating/networking: to efficiently frame the tool, ask the participants to start with presenting to each other what they can bring (skills, knowledge, strong points, aspirations,) and what they miss in their work/sector
- Focus groups discussions
Pasirinkite apibendrinimo/užbaigimo priemonę ir galimus tolesnius veiksmus
Duokite šiek tiek laiko, kad žmonės galėtų pristatyti savo poros ar grupės darbą didžiajame rate. Taip pat pasistenkite skirti šiek tiek daugiau laiko, nes paprastai dalyviai nori užduoti klausimus ir pasikalbėti apie tai, kas buvo pristatyta; šioje paskutinėje susitikimo dalyje jie būna įkvėpti išklausytų idėjų ir pranešimų, todėl jiems reikia daugiau diskutuoti ir bendrauti.
Pagalbiniai klausimai
- Will the participants present what they came up with as possible collaboration?
- Will the organiser sum-up the outcomes? On site or in a next step of communication?
- How was the experience of the meeting for each participant?
Sudarykite sąrašą su visomis reikalingomis medžiagomis ir įranga ir pasirūpinkite atsargomis.
Išvardykite visas medžiagas ir įrangą, kurių prireiks priklausomai nuo pasirinktų įgyvendinimo metodų.
Pagalbiniai klausimai
- Will you need pens/papers, a flip-chart board, a projector, laptop/s, cables, adaptors, speakers?
- Can the meeting venue provide all/some of them? If not, by whom and how will they be provided?
- Do the participants also need to bring any kind of equipment or material with them? Are they informed?
Sudarykite sąrašą su visais reikalingais asmenimis ( moderatoriais) ir susisiekite su jais.
- Techninė komanda ?
- Užrašų tvarkytojas ?
- Diskusijos moderatorius ?
- Laiko stebėtojas ?
- t.t.
Už susitikimo vietą atsakingam asmeniui praneškite apie savo susitikimo poreikius.
Skirkite šiek tiek laiko, kad su susitikimo vietos atsakingu asmeniu patikrintumėte įrangos ir personalo poreikius (pirmiau pateikti sąrašai). Jei ketinate naudoti technologinę įrangą, pvz., projektorius ir mikrofonus, geriausia atlikti techninį patikrinimą.
Taip pat pasistenkite išspręsti toliau nurodytus klausimus:
- Ar į susitikimą bus įtraukti gėrimai ir (arba) maitinimas?
- Ar reikia pasirašyti sutartį dėl patalpų naudojimo?
Neužmirškite
Rūpinimasis visais šiais klausimais reiškia paramą sau kaip susitikimo vedėjui. Kuo geriau susiorganizuosite, tuo mažiau streso kels susitikimo įgyvendinimas.
