Sélectionnez les secteurs à “relier”

Choisissez les professionnels du secteur qui vous intéressent pour rencontrer des artistes, par exemple des professionnels du tourisme, des spécialistes de l’environnement ou des sciences sociales…

Soyez créatifs et osez imaginer des combinaisons inattendues, les possibilités peuvent être infinies !

OU :

Choisissez des professionnels de l’art issus d’horizons très différents (et ne collaborant généralement pas) – Lesquels ? (ex : les bédéistes et les danseurs, les auteurs de romans et les musiciens)…

Dans les deux cas :

Pensez aux opportunités et aux défis de votre contexte local.

• Quels secteurs sont puissants dans votre région et peuvent soutenir des projets artistiques pour leur promotion ?
• ou, dans l’autre sens : quels secteurs peuvent être renforcés par leur collaboration avec les artistes ?

Vous et toutes les personnes concernées devriez être en mesure de visualiser un partenariat gagnant-gagnant.

Définir un/des objectif(s) de la réunion

La réunion aura-t-elle un objectif spécifique (par exemple, des collaborations dans le cadre d’un festival), des objectifs multiples (mise en réseau, expérimentation, nouvelles collaborations, etc.) ou simplement un objectif général de rapprochement entre ces secteurs, sans résultat préétabli ?

Cette réponse vous aidera à franchir les étapes suivantes…

Examinez les profils possibles à inviter

Quels sont les profils d’artistes et sectoriels qui, selon vous, seront les plus attirés par la participation à un Art Meet Up et en bénéficieront ?

Dressez une liste des parties/personnes/organisations possiblement intéressées.

Notez les noms et les coordonnées des personnes/groupes/organisations correspondant aux profils ci-dessus que vous connaissez ou auxquels vous avez accès.

Notez lesquels d’entre eux pourraient également agir comme des multiplicateurs et inviter davantage de personnes correspondant à leur profil.

Si possible, essayez d’avoir à l’esprit l’équilibre et la diversité des genres.

Un Excel, OpenOffice ou Google sheet (ou similaire) pourrait être utile.

Choisissez une date, une heure et un lieu pour la réunion

A propos de la date et de l’heure :

Choisissez en tenant compte des éventuelles conditions particulières et des contraintes de temps des personnes que vous voulez attirer ; par exemple, si vous prévoyez d’accueillir des professeurs d’école, les heures du matin ne sont pas valables, si vous invitez des producteurs locaux de châtaignes, le mois d’octobre est à bannir…

Egalement : en semaine ou le week-end ? Pesez le pour et le contre de vos choix.

A propos du lieu :

Choisissez un lieu accessible et (abordable) pour vous et vos cibles, ayant l’atmosphère, l’équipement et peut-être aussi des liens avec les secteurs/groupes/individus :

• un centre communautaire ?
• une installation d’organisation culturelle ?
• un espace public ?
• un bar-restaurant ?

En général :

Prenez en considération les annulations possibles que le lieu (et le temps) pourrait produire, en demandant également à certains “experts” de ces groupes.

Préparez un texte/matériel d’invitation

Créez un texte d’introduction/invitation pour la réunion prévue et ses objectifs, en présentant brièvement votre profil ou celui de votre organisation et votre intérêt dans l’organisation de cette réunion.

Pensez également à rechercher du matériel visuel existant ou à créer du matériel visuel original, par exemple des photos, des images, du design graphique.
Le matériel doit être attrayant, concis mais explicite quant aux objectifs, aux conditions particulières* et aux possibilités réalistes que la réunion pourrait offrir aux participants.

*Combien de personnes environ sont attendues ? Y a-t-il des frais de participation ? Devront-ils payer leurs consommations (en cas de réunion dans un bar) ? Doivent-ils être munis d’un certificat de vaccination ? Ainsi de suite…

Choisissez le support pour le partage de l’invitation

Élaborez une stratégie pour inviter les personnes, en choisissant une ou plusieurs des options suivantes, selon ce que vous considérez comme le plus efficace en termes de ressources :

• S’agira-t-il d’un appel ouvert sur vos plateformes de réseaux sociaux ou dans la presse locale, imprimée ou numérique ?
• Allez-vous envoyer des e-mails personnalisés ou non ?
• Pourrez-vous également passer des appels téléphoniques si besoin ?

Envoyez les invitations

En fonction de votre stratégie, envoyez les invitations au moins deux semaines avant la date de la réunion.

Assurez-vous de demander une confirmation de leur participation et fixez un délai précis pour recevoir cette confirmation.

Préparez-vous à envoyer un rappel un ou deux jours avant la date limite.

Créer une liste de participants

Sur la base des confirmations reçues, dressez une liste des participants attendus.

• Le nombre de participants est-il suffisant et fonctionnel (un groupe trop important peut-il également poser problème) ?
• Sont-ils bien équilibrés ?
• Un tour supplémentaire d’invitation est-il nécessaire ?

Envoyez une version finale d’information-communication

Les participants disposent-ils de toutes les informations nécessaires pour participer à la réunion sereinement ? Si ce n’est pas le cas, contactez-les pour leur fournir ces informations et confirmer ce que vous attendez d’eux.