Επιλέξτε τομείς για να ενώσετε

Επιλέξτε τους επαγγελματίες του κλάδου που σας ενδιαφέρουν να συναντήσετε καλλιτέχνες, π.χ. επαγγελματίες του τουρισμού, περιβάλλοντος ή κοινωνικούς επιστήμονες…

Γίνετε δημιουργικοί και τολμήστε να φανταστείτε απροσδόκητους συνδυασμούς, οι δυνατότητες θα γίνουν ατελείωτες!

Ή

Επέλεξε επαγγελματίες Τέχνης προερχόμενους από πολύ διαφορετικά υποβάθρων (και όχι συνήθως που δε συνεργάζονται) – Ποιοι είναι; (π.χ. δημιουργοί κόμικς και χορευτές , συγγραφείς και μουσικοί)…

Και στις δύο περιπτώσεις :

Σκεφτείτε τις ευκαιρίες και τις προκλήσεις του τοπικού σας πλαισίου.

• Ποιοι τομείς είναι ισχυροί στην περιοχή σας και μπορούν να υποστηρίξουν πρότζεκ τέχνης για προώθηση;
• ή, το αντίστροφο: ποιοι τομείς μπορούν να ενδυναμωθούν από τη συνεργασία τους με καλλιτέχνες;

Εσείς και όλοι οι εμπλεκόμενοι άνθρωποι θα πρέπει να μπορείτε να οραματιστείτε μια συνεργασία win-win .

Θέστε το στόχο ή τους στόχους της συνάντησης

Η συνάντηση θα έχει συγκεκριμένο στόχο (π.χ. συνεργασίες στο πλαίσιο ενός φεστιβάλ), πολλαπλούς στόχους (δικτύωση, πειραματισμό, νέες συνεργασίες κ.λπ.) ή απλώς έναν γενικό στόχο να γεφυρώσει αυτούς τους τομείς χωρίς προκαθορισμένο αποτέλεσμα;

Αυτή η απάντηση θα σας βοηθήσει στα επόμενα βήματα…

Εξετάστε πιθανά άτομα για να προσκαλέσετε

Ποιά άτομα καλλιτεχνών και άτομα άλλων τομέων πιστεύετε ότι θα προσελκύσουν και θα ωφεληθούν περισσότερο από τη συμμετοχή σε μία συνάντηση Τέχνης (Αrt Meet Up);

Κάντε μια λίστα πιθανών ενδιαφερομένων μερών/προσώπων/οργανισμών

Σημειώστε ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας ατόμων/ομάδων/οργανισμών που ταιριάζουν στα παραπάνω άτομα που γνωρίζετε ή στα οποία έχετε πρόσβαση.

Σημειώστε ποια από αυτά θα μπορούσαν επίσης να λειτουργήσουν ως πολλαπλασιαστέςκαι να προσκαλέσει περισσότερα άτομα του τύπου τους.

Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να έχετε κατά νου την ισορροπία των φύλων και τη διαφορετικότητα.

Ένα φύλλο Excel, OpenOffice ή Google (ή παρόμοιο εργαλείο) θα μπορούσε να είναι χρήσιμο.

Επιλέξτε ημερομηνία, ώρα και τόπο για τη συνάντηση

Σχετικά με την ημερομηνία και την ώρα:

Επιλέξτε λαμβάνοντας υπόψη πιθανές ειδικές συνθήκες και χρονικούς περιορισμούς των ατόμων που θέλετε να προσελκύσετε. π.χ. αν σκοπεύετε να έχετε δασκάλους, οι πρωινές ώρες αποκλείονται, αν προσκαλέσετε ντόπιους οινοποιούς, ο Σεπτέμβριος δε βολεύει…

Επίσης, καθημερινή ή μέσα στο Σαββατοκύριακο; Ζυγίστε τα υπέρ και τα κατά των επιλογών σας.

Σχετικά με το μέρος:

Επιλέξτε ένα μέρος προσβάσιμο και (οικονομικό) για εσάς και τους στόχους σας, έχοντας την ατμόσφαιρα, τον εξοπλισμό και ίσως και συνδέσεις με τους τομείς/ομάδες/άτομα:

• ένα κοινοτικό κέντρο;
• ένα κέντρο ενός πολιτιστικού φορέα ;
• ένας δημόσιος χώρος ;
• ένα καφέ-μπαρ ;

Σε γενικές γραμμές :

Λάβετε υπόψη πιθανούς αποκλεισμούς που θα μπορούσε να παράγει ο τόπος (και ο χρόνος), ρωτώντας επίσης ορισμένους «ειδικούς» σε αυτές τις ομάδες.

Ετοιμάστε ένα κείμενο/υλικό για την πρόσκληση

Δημιουργήστε ένα εισαγωγικό κείμενο πρόσκλησης για την προγραμματισμένη συνάντηση και τους στόχους της, παρουσιάζοντας σύντομα εσάς ή το προφίλ του οργανισμού σας και το ενδιαφέρον σας για τη διοργάνωση αυτής της συνάντησης.

Σκεφθείτε επίσης να αναζητήσετε υπάρχον ή να δημιουργήσετε πρωτότυπο οπτικό υλικό π.χ. φωτογραφίες, εικόνες, γραφικά.
Το υλικό πρέπει να είναι ελκυστικό, συνοπτικό αλλά σαφές σχετικά με τους στόχους, τις ειδικές συνθήκες* και τις πιθανές ρεαλιστικές ευκαιρίες που θα μπορούσε να προσφέρει η συνάντηση στους συμμετέχοντες.

*Πόσα άτομα αναμένονται περίπου; Υπάρχει κόστος συμμετοχής; Θα πρέπει να πληρώσουν τα ποτά τους (σε περίπτωση συνάντησης σε μπαρ); Χρειάζεται να έχουν πιστοποιητικό εμβολιασμού; Και ούτω καθεξής…

Επιλέξτε το μέσο για το διαμοιρασμό της πρόσκλησης

Κάντε μια στρατηγικήγια να προσκαλέσετε άτομα, επιλέγοντας ένα ή συνδυάζοντας περισσότερα από τα παρακάτω, σύμφωνα με αυτό που θεωρείτε πιο αποτελεσματικό από πλευράς πόρων:

• Θα είναι μια ανοιχτή πρόσκληση στις πλατφόρμες κοινωνικών μέσων σας ή στον τοπικό τύπο, έντυπο ή ψηφιακό;
• Θα στέλνετε εξατομικευμένα ή μη e-mail;
• Θα κάνετε επίσης τηλεφωνικές κλήσεις αν χρειαστεί;

Στείλτε τις προσκλήσεις

Σύμφωνα με τη στρατηγική σας, στείλτε τις προσκλήσεις τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν από την ημερομηνία της συνάντησης.

Φροντίστε να ζητήσετε επιβεβαίωσηγια τη συμμετοχή τους και να έχετε σαφή προθεσμία για τη λήψη αυτής της επιβεβαίωσης.

Να είστε έτοιμοι να στείλετε μια υπενθύμιση μία ή δύο ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας.

Δημιουργήστε μια λίστα συμμετεχόντων

Με βάση τις επιβεβαιώσεις που λάβατε, κάντε μια λίστα με τους αναμενόμενους συμμετέχοντες.

• Είναι ο αριθμός επαρκής και λειτουργικός (π.χ. μια πολύ μεγάλη ομάδα θα μπορούσε επίσης να είναι πρόβλημα);
• Είναι καλά ισορροπημένη η ομάδα;
• Είναι απαραίτητος μία επιπλέον πρόσκληση;

Στείλτεένα τελικό πακέτο επικοινωνίας-πληροφοριών

Έχουν οι συμμετέχοντες όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να συμμετέχουν χωρίς άγχος; Εάν όχι, επικοινωνήστε μαζί τους για να παράσχετε αυτές τις πληροφορίες και να επιβεβαιώσετε ότι τις περιμένετε.