Válassza ki az “áthidalandó” szektorokat

Válaszd ki, melyik szektor szakemberei találhatják érdekesnek a találkozót művészekkel, például turisztikai szakemberekkel, környezettudósokkal vagy társadalomtudósokkal…

Légy kreatív és merj váratlan kombinációkat elképzelni, végtelen lehetőséggel találkozhatsz!

VAGY :

Válassz nagyon különböző hátterű művészeti szakembereket (akik általában nem kollaborálnak) – Melyiket? (pl. képregényművészek és táncosok, regényírók és zenészek)…

Mindkét esetben :

Gondolj ahelyi környezet lehetőségeire és kihívásaira.

• Mely ágazatok erősek a régiódban, és támogathatnak művészeti projekteket promóció céljából?
• vagy fordítva: mely szektorok erősíthetik meg a művészekkel való együttműködést?

Neked és minden érintett személynek képesnek kell lennie egy mindenki számára előnyös partnerség elképzelésére.

Állíts egy célt/célokat a találkozóhoz

Lesz-e a találkozónak konkrét célja (pl. együttműködések egy fesztivál keretében), több célja (hálózatépítés, kísérletezés, új együttműködések stb.), vagy csak egy általános célja, hogy áthidalja ezeket a szektorokat előre meghatározott eredmény nélkül?

Ez a válasz segít a következő lépésekben…

Fontold meg a meghívandó személyeket

Szerinted mely művészprofilok és más ágazati profilok vonzzák majd leginkább az Art Meet Upon való részvételt, és milyen hasznot húznak belőle?

Készíts listát a lehetséges érdeklődőkről/személyekről/szervezetekről

Jegyezd fel azon személyek/csoportok/szervezetek nevét és elérhetőségeit, amelyek megfelelnek a fenti profiloknak, és akiket ismersz vagy amelyekhez hozzáféréssel rendelkezel.

Jelöld, melyikük működhet szorzóként , és hívhat meg több embert a profiljából.

Ha lehetséges, próbálja meg szem előtt tartani a nemek közötti egyensúlyt és sokszínűséget.

Egy Excel, OpenOffice vagy Google-űrlap (vagy hasonló) jól jöhet.

Válaszd ki a találkozó dátumát, időpontját és helyét

A dátumot és az időpontot illetően:

Válassz, figyelembe véve a vonzani kívánt személyek esetleges speciális feltételeit és időbeli korlátait; például. ha iskolai tanárokat tervezel, a délelőtti órák nem megfelelőek, ha helyi gesztenyetermelőket hívsz, akkor az október lehetetlen…

Illetve, hétköznap, vagy hétvége? Mérlegeld a választásod előnyeit és hátrányait.

A helyszínről:

Válassz olyan helyet, amely elérhető és (megfizethető) számodra és célközönségednek, megfelelő légkörrel, felszereléssel és esetleg a szektorokkal/csoportokkal/egyénekkel való kapcsolatokkal:

• egy közösségi központ?
• egy kulturális szervezet intézménye?
• egy nyilvános tér?
• egy bár-étterem?

Általánosságban :

Vedd figyelembe a hely (és az időpont) fényében kivitelezhető megoldásokat, és vonj be „szakértőt” ezekbe a csoportokba.

Készíts meghívó szöveget/anyagot.

Hozz létre egy bevezető/meghívó szöveget az ütemezett találkozóhoz és annak céljaihoz, röviden bemutatva Te magad vagy szervezeted profilját és érdeklődését a találkozó megszervezése iránt.

Nézz körbe a már meglévő vagy eredeti vizuális anyagok között, pl. fotók, képek, grafikai tervezés.
A bemutatkozó anyag legyen vonzó, tömör, de egyértelmű a célok, a speciális feltételek* és a lehetséges reális lehetőségek tekintetében, amelyeket a találkozó kínálhat a résztvevőknek.

*Körülbelül hány főre számítasz? Van részvételi díj? Fizetniük kell az italaikért (bárban való találkozás esetén)? Kell nekik oltási igazolás? És így tovább…

Válaszd ki a megfelelő médiumot a meghívás megosztásához

Legyen stratégiád az emberek meghívására, válassz ki egyet vagy kombinálj többet az alábbiak közül, aszerint, hogy mi az, amit erőforrás szempontjából hatékonyabbnak tartasz.

• Nyílt meghívó lesz a közösségi média platformokon vagy a helyi sajtóban, nyomtatott vagy digitális formában?
• Személyre szabott vagy nem személyre szabott e-maileket küldesz ki?
• Akár telefonon is felveszed a vendégekkel a kapcsolatot?

Küldd ki a meghívókat

Stratégiádnak megfelelően küldd ki a meghívókat legalább két héttel a találkozó időpontja előtt.

Feltétlenül kérj visszaigazolást a részvételükről, és legyen egyértelmű határidő a visszaigazolás megküldésére.

Készülj úgy, hogy egy vagy két nappal a határidő előtt emlékeztetőt küldj ki.

Készíts listát a résztvevőkről

A kapott visszaigazolások alapján készíts listát a várható résztvevőkről.

• Elegendő és működőképes a létszám (a túl nagy csoport is probléma lehet)?
• Jól kiegyensúlyozottak az arányok?
• Szükség van-e további meghívásra?

Küldj ki egy végső kommunikációs információs csomagot

Rendelkeznek minden információval a résztvevők a stresszmentes részvételhez? Amennyiben nem, vedd fel a kapcsolatot velük , hogy biztosítani tudd ezeket az információkat és erősítsd meg, hogy számítasz rájuk.