Selecciona els sectors que vols juntar

Tria quins professionals del sector us semblen interessants per trobar-vos amb artistes, per exemple: professionals del turisme, del medi ambient o de les ciències socials…

Sigues creatiu i atreveix-te a imaginar combinacions inesperades, les possibilitats poden ser infinites!

O bé :

Tria professionals de l’art de procedències molt diferents (i no habitualment col·laboradores) –Quines? (per exemple, dibuixants de còmics amb ballarin/es, escriptor/es de novel·les amb músics)…

En ambdós casos:

Pensa en el teu context local i quines oportunitats i reptes representa.

• Quins sectors són potents a la vostra regió i podrien donar suport a projectes d’art com a reclam?
• o al revés: quins sectors es poden potenciar mitjançant la seva col·laboració amb artistes?

Tu i totes les persones implicades hauríeu de ser capaços de visualitzar una col·laboració fructífera.

Establir un objectiu/objectius per a la trobada

La trobada tindrà un objectiu específic (per exemple, col·laboracions en el marc d’un festival), objectius múltiples (networking, experimentació, noves col·laboracions, etc.) o només un objectiu general per unir aquests sectors sense un resultat preestablert?

La resposta a aquestes preguntes us ajudarà en els propers passos…

Considereu possibles perfils per convidar

Quins perfils d’artistes i altres perfils sectorials creus que se sentiran més atrets i beneficiats per la participació en un Art Meet Up?

Feu una llista de possibles persones/organitzacions interessades

Anoteu els noms i la informació de contacte de les persones / grups / organitzacions que s’ajusten als perfils anteriors que coneixeu o als quals teniu accés.

Tingueu en compte quin d’ells també podria actuar com a multiplicador i convida més persones del seu perfil.

Si és possible, procura que hi hagiequilibri de gènere i diversitat.

Pot ser útil un full d’Excel, OpenOffice o formulari Google (o similar).

Trieu una data, hora i lloc per a la trobada

Sobre la data i la hora:

Trieu la data en funció de les possibles condicions especials i limitacions de temps de les persones que voleu atraure. Per exemple, si penseu convidar professors, l’horari de matí està descartat, si convideu castanyers locals, a l’octubre no podrà ésser…

També; entre setmana o cap de setmana? Peseu els pros i els contres de les vostres opcions.

Sobre el lloc:

Trieu un lloc accessible i (assequible) per a vosaltres i els vostres convidats, però amb bon ambient, equipament i potser també vincles amb els sectors/grups/individus:

• un centre cívic ?
• un equipament cultural?
• un lloc públic?
• un bar-restaurant?

En general :

Tingueu en compte les possibles exclusions que el lloc (i el temps) podria produir, preguntant també a alguns experts d’aquests grups.

Prepareu un text/material d’invitació

Creeu un text d’introducció/invitació per a la trobada i els seus objectius, presentant breument el vostre perfil o el de la vostra organització i el vostre interès per organitzar aquesta reunió.

Penseu també en cercar material visual existent o crear material visual original, com ara fotos, imatges, disseny gràfic.
El material ha de ser atractiu, concís però explícit sobre els objectius, les condicions especials* i les possibles oportunitats que la trobada podria oferir als participants.

*Quantes persones s’esperen aproximadament? Hi ha una quota de participació? Hauran de pagar les seves begudes (en cas de reunió en un bar, per exemple)? Necessiten tenir el certificat de vacunació? Etcetera…

Trieu el mitjà adient per compartir la invitació

Penseu una estratègia per convidar persones, seleccionant-ne un o combinant diversos dels següents elements, segons el que considereu més eficaç:

• Serà una convocatòria oberta a les vostres plataformes de xarxes socials o a la premsa local, impresa o digital?
• Enviaràs correus electrònics personalitzats o no?
• També fareu trucades telefòniques si cal?

Envieu les invitacions

Segons la vostra estratègia, envieu les invitacions com a mínim dues setmanes abans de la data de la trobada.

Assegureu demanar confirmació de la seva participació i tenir un termini clar per rebre aquesta confirmació.

Prepareu un recordatori un o dos dies abans del termini d’inscripció.

Creeu una llista de participants

A partir de les confirmacions rebudes, feu una llista dels participants esperats.

• El nombre és suficient i funcional (un grup massa gran també podria ser un problema)?
• Estan ben equilibrats?
• Es necessitarà una ronda extra d’invitacions?

Envieu un paquet d’informació i comunicació final

Els participants tenen tota la informació necessària per a una participació sense estrés? Si no, poseu-vos en contacte amb el grup per proporcionar aquesta informació i confirmar que els espereu.