Pasirinkite sektorius „tiltui”

Pasirinkite, su kokio sektoriaus specialistais jums įdomu susitikti, pvz., su turizmo specialistais, aplinkos ar socialinių mokslų atstovais…

Būkite kūrybingi ir išdrįskite įsivaizduoti netikėtus derinius, galimybės gali būti neribotos!

ARBA :

Pasirinkti labai skirtingų (ir paprastai nebendradarbiaujančių) sričių meno profesionalai – Kokie? (komiksų dailininkai ir šokėjai, romanų rašytojai ir muzikantai)…

Abiem atvejais :

Pagalvokite apie vietinio konteksto galimybes ir iššūkius.

• Kokie sektoriai jūsų regione yra stiprūs ir gali paremti meno projektus, skirtus reklamai?
• arba atvirkščiai: kuriems sektoriams bendradarbiavimas su menininkais gali suteikti daugiau galių?

Jūs ir visi dalyvaujantys asmenys turėtų įsivaizduoti abiem pusėms naudingą partnerystę.

Nustatykite susitikimo tikslą (-us)

Ar susitikimo tikslas bus konkretus (pvz., bendradarbiavimas festivalio metu), keli tikslai (ryšių užmezgimas, eksperimentavimas, naujas bendradarbiavimas ir t. t.), ar tik bendras tikslas sujungti šiuos sektorius be iš anksto nustatyto rezultato?

Šis atsakymas padės jums atlikti kitus veiksmus…

Apsvarstykite galimus kviečiamus profilius

Kaip manote, kokius menininkų ir kitų sektorių profilius labiausiai pritrauktų dalyvavimas „Art Meet Up” ir jiems būtų naudingas?

Sudarykite galimų suinteresuotų šalių / asmenų / organizacijų sąrašą

Užsirašykite pažįstamų arba jums žinomų žmonių/grupių/organizacijų, atitinkančių pirmiau nurodytus profilius, vardus, pavardes ir kontaktinę informaciją.

Atkreipkite dėmesį, kurie iš jų galėtų veikti kaip daugikliai ir pakviesti daugiau savo profilio žmonių.

Jei įmanoma, stenkitės atsižvelgti į lyčių pusiausvyrą ir įvairovę.

Gali praversti „Excel”, „OpenOffice” arba „Google” (ar panašios) programos lapas.

Pasirinkite susitikimo datą, laiką ir vietą

Apie datą ir laiką:

Pasirinkite atsižvelgdami į galimas specialias sąlygas ir žmonių, kuriuos norite pritraukti, laiko apribojimus, pvz., jei planuojate, kad atvyks mokyklų mokytojai, rytinės valandos neaktualios, jei kviečiate vietinius kaštonų augintojus, spalis neaktualus…

Be to, darbo diena ar savaitgalis? Įvertinkite savo pasirinkimo privalumus ir trūkumus.

Apie vietą:

Pasirinkite jums ir jūsų tikslams prieinamą (įperkamą) vietą, kurioje būtų tinkama atmosfera, įranga ir galbūt ryšiai su sektoriais/grupėmis/asmenimis:

• bendruomenės centras ?
• kultūros organizacijos įstaiga ?
• viešoji erdvė ?
• baras-restoranas?

Apskritai :

Atkreipkite dėmesį į galimas išimtis, kurios gali atsirasti dėl vietos (ir laiko), taip pat pasiteiraukite kai kurių šių grupių „ekspertų”.

Parengti kvietimo tekstą ir (arba) medžiagą

Sukurkite įžanginį (kvietimą) tekstą apie planuojamą susitikimą ir jo tikslus, trumpai pristatykite savo arba savo organizacijos profilį ir savo interesą organizuoti šį susitikimą.

Taip pat apsvarstykite galimybę ieškoti esamos arba kurti originalią vaizdinę medžiagą, pvz., nuotraukas, paveikslėlius, grafinį dizainą.
Medžiaga turėtų būti patraukli, glausta, bet aiškiai nurodanti tikslus, ypatingas sąlygas* ir galimas realias galimybes, kurias susitikimas galėtų pasiūlyti dalyviams.

* Kiek maždaug tikimasi sulaukti žmonių? Ar yra dalyvavimo mokestis? Ar jie turės susimokėti už gėrimus (jei susitikimas vyks bare)? Ar jie turi turėti skiepijimo pažymėjimą? Ir taip toliau…

Pasirinkite dalijimosi kvietimu priemonę

Parenkite strategiją, kaip pakviesti žmones, pasirinkdami vieną arba derindami daugiau iš toliau pateiktų būdų, atsižvelgiant į tai, kas, jūsų manymu, yra veiksmingiau išteklių atžvilgiu :

• Ar tai bus atviras kvietimas jūsų socialinės žiniasklaidos platformose, vietinėje spaudoje, spausdintinėje ar skaitmeninėje?
• Ar siųsite suasmenintus, ar nesuasmenintus el. laiškus?
• Ar prireikus skambinsite telefonu?

Išsiųskite kvietimus

Pagal savo strategiją kvietimus išsiųskite likus ne mažiau kaip dviem savaitėms iki susitikimo datos.

Būtinai paprašykite patvirtinimo apie dalyvavimą ir nustatykite aiškų terminą šiam patvirtinimui gauti.

Likus vienai ar dviem dienoms iki galutinio termino pabaigos išsiųskite priminimą.

Sukurti dalyvių sąrašą

Remdamiesi gautais patvirtinimais, sudarykite numatomų dalyvių sąrašą.

• Ar jų skaičius yra pakankamas ir funkcionalus (per didelė grupė taip pat gali būti problema)?
• Ar jie gerai subalansuoti?
• Ar reikalingas papildomas kvietimo etapas?

Išsiųskite galutinį komunikacijos-informacijos paketą

Ar dalyviai turi visą reikiamą informaciją, kad galėtų dalyvauti be streso? Jei ne, susisiekite su jais, kad pateiktumėte šią informaciją ir patvirtintumėte, kad jų laukiate.