Seleziona i settori da “collegare”

Scegli quali professionisti di quali settori ritieni interessanti per farli incontrare con gli artisti, ad esempio professionisti del turismo, dell’ambiente o delle scienze sociali…

Sii creativo/a e prova a immaginare combinazioni inaspettate, le possibilità possono essere infinite!

Oppure:

Scegli professionisti dell’arte con background molto diversi (e che di solito non collaborano) – Quali? (ad esempio fumettisti e danzatori, romanzieri e musicisti…).

In entrambi i casi :

Pensa alle opportunità e alle sfide del tuo contesto locale.

• Quali settori sono rilevanti nella tua regione e possono sostenere progetti artistici dal punto di vista promozionale?
• Oppure, al contrario, quali settori possono trovare giovamento dalla collaborazione con gli artisti?

Tu e tutte le persone coinvolte dovreste essere in grado di visualizzare una partnership vantaggiosa per tutti.

Stabilisci uno o più obiettivi dell’incontro

L’incontro avrà un obiettivo specifico (ad esempio, collaborazioni nell’ambito di un festival), obiettivi vari (networking, sperimentazione, nuove collaborazioni, ecc.), o soltanto l’obiettivo generico di mettere in contatto questi settori senza prefiggersi un risultato preciso?

Questa risposta ti aiuterà nelle fasi successive…

Considera i possibili profili da invitare

Quali profili di artisti e di altri settori ritieni che saranno maggiormente attratti e avvantaggiati dalla partecipazione a un Art Meet Up?

Fai un elenco di possibili parti/persone/organizzazioni interessate

Scrivi i nomi e le informazioni di contatto di persone/gruppi/organizzazioni che corrispondono ai profili di cui sopra e che conosci o a cui hai accesso.

Prendi nota anche di chi fra loro potrebbe agire come moltiplicatore e invita più persone con quello stesso profilo.

Se possibile, tieni conto di parità di genere e diversità.

Un foglio Excel, OpenOffice o Google (o simili) potrebbe essere utile.

Scegli una data, un’ora e un luogo per la riunione

Riguardo alla data e all’orario:

Scegli tenendo conto di eventuali condizioni particolari e limitazioni temporali delle persone che vuoi coinvolgere; ad esempio, se hai intenzione di invitare insegnanti di scuola, le ore mattutine sono escluse, se inviti produttori locali di castagne, ottobre è escluso…

E anche: infrasettimanale o weekend? Valuta i pro e i contro delle tue scelte.

Riguardo al luogo:

Scegli un luogo accessibile (e a costi abbordabili) per te e il tuo target, che abbia la giusta atmosfera, le attrezzature e magari anche delle connessioni con i settori/gruppi/individui:

• un centro sociale?
• la struttura di un’organizzazione culturale?
• uno spazio pubblico?
• un bar-ristorante?

In generale:

Prendi in considerazione la possibilità che qualcuno possa risultare escluso per scelta di tempo e luogo, chiedendo anche ad alcuni “esperti” di questi gruppi.

Prepara un testo/materiale di invito.

Scrivi un testo introduttivo/di invito per la riunione in programma e i suoi obiettivi, presentando brevemente il profilo tuo o della tua organizzazione e il tuo interesse a organizzare questa riunione.

Considera anche la possibilità di cercare o creare materiale visivo originale, ad esempio foto, immagini, design grafico.
Il materiale deve essere attraente, conciso ma esplicito sugli obiettivi, le condizioni speciali* e le possibili opportunità realistiche che l’incontro potrebbe offrire ai partecipanti.

*Quante persone sono attese approssimativamente? È prevista una quota di partecipazione? Le consumazioni sono a pagamento (nel caso di un incontro in un bar)? Devono avere un certificato di vaccinazione? E così via…

Scegli il mezzo per condividere l’invito

Metti in atto una strategia per invitare le persone, selezionandone una o combinandone diverse tra le seguenti, in base a ciò che ritieni più efficace dal punto di vista delle risorse:

• Sarà una open call sulle tue piattaforme di social media o sulla stampa locale, cartacea o digitale?
• Invierai delle e-mail, personalizzate o non personalizzate?
• Effettuerai anche telefonate se necessario?

Spedisci gli inviti

In linea con la tua strategia, spedisci gli inviti almeno due settimane prima della data del meeting.

Accertati di chiedere conferma della partecipazione e fissa una scadenza precisa per ricevere la conferma.

Preparati a inviare un promemoria uno o due giorni prima della scadenza.

Crea una lista di partecipanti

In base alle conferme ricevute, stila un elenco dei partecipanti previsti.

• Il numero è sufficiente e funzionale (anche un gruppo troppo numeroso potrebbe essere un problema)?
• È ben bilanciato?
• È necessario un ulteriore giro di inviti?

Invia una comunicazione finale-pacchetto informativo

I partecipanti dispongono di tutte le informazioni necessarie per una partecipazione senza stress? Altrimenti, contattali per fornire queste informazioni e confermare che li stai aspettando.