Accueillez les participants et aidez-les à remplir la liste des participants avec leurs coordonnées

Important

Cette étape sera utile plus tard pour publier les photos de la réunion et pour le communiqué de presse. Aussi pour la communication en cas de réunion de suivi.

Mettez en œuvre l’activité de bienvenue – méthode/outil d’introduction

Accueillez tous les participants, définissez le cadre, communiquez les objectifs, répondez aux questions éventuelles et mettez en œuvre la méthode d’introduction que vous avez choisie.

Présentez également les animateurs de la réunion (ou incluez-les dans la méthode d’introduction et d’autoprésentation).

Vous pourriez aussi essayer d’être ouvert, et en même temps suffisamment formel pour laisser les participants s’ouvrir et créer une atmosphère de confiance.

Mettez en œuvre l’activité/outil principal

Essayez de donner des instructions claires et de procéder étape par étape, pour aider les participants à s’adapter et à ne pas avoir l’impression de devoir faire quelque chose d’exigeant.

Vérifiez les besoins des participants et l’atmosphère du groupe.

Essayez de demander si vos instructions sont claires, et répondez à toutes les questions. Si vous travaillez en groupes ou en binômes, « visitez » chaque groupe / binôme pour vérifier leurs besoins.

Vérifier les besoins des animateurs et leur efficacité dans leurs tâches

Gardez à l’œil : le respect du temps, la prise de notes, l’égale participation, les discussions productives et l’atmosphère détendue.

• Vous pouvez toujours demander à quelqu’un de vous aider à tenir le temps et à prendre des notes, afin de pouvoir vous concentrer davantage sur les besoins des participants.
• Ne sous-estimez pas la tenue des notes. Les gens sont généralement ouverts et ils partagent de très belles idées et réflexions : il serait dommage que ces idées tombent dans l’oubli. Les notes seront également très importantes plus tard si vous voulez faire un rapport ou écrire un texte pour un communiqué de presse. De plus, si le travail des participants arrive à un certain résultat, il sera agréable pour eux de recevoir les notes de ce travail.