Καλωσορίστε τους συμμετέχοντες και βοηθήστε τους να συμπληρώσουν τη λίστα συμμετοχών με στοιχεία επικοινωνίας

Σημαντικό

Αυτό το βήμα θα είναι χρήσιμο αργότερα για τη δημοσίευση εικόνων της συνάντησης και του δελτίου τύπου. Επίσης, για την επικοινωνία σε περίπτωση επακόλουθης συνάντησης.

Εφαρμόστε τη δραστηριότητα καλωσορίσματος -μέθοδος/εργαλείο εισαγωγής

Καλωσορίστε όλους τους συμμετέχοντες, ορίστε το πλαίσιο, επικοινωνήστε τους στόχους, απαντήστε σε τυχόν απορίες και εφαρμόστε τη μέθοδο εισαγωγής που επιλέξατε.

Παρουσιάστε επίσης τους συντονιστές της συνάντησης (ή συμπεριλάβετέ τους στη μέθοδο εισαγωγικής-αυτοπαρουσίασης).

Θα μπορούσατε επίσης να προσπαθήσετε να είστε ανοιχτοί και ταυτόχρονα αρκετά επίσημοι ώστε να αφήσετε τους συμμετέχοντες να ανοιχτούν και να δημιουργήσουν μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης.

Υλοποιήστε την κύρια δραστηριότητα/εργαλείο

Προσπαθήστε να δώσετε σαφείς οδηγίες και να κάνετε ένα βήμα τη φορά, για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες να προσαρμοστούν και να μην αισθάνονται ότι πρέπει να κάνουν κάτι απαιτητικό.

Ελέγξτε τις ανάγκες των συμμετεχόντων και την ατμόσφαιρα της ομάδας

Προσπαθήστε να ρωτήσετε εάν οι οδηγίες σας είναι σαφείς και απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις. Εάν εργάζεστε σε ομάδες ή ζευγάρια, «επισκεφτείτε» κάθε ομάδα / ζευγάρι για να ελέγξετε τυχόν ανάγκες.

Ελέγξτε τις ανάγκες και την αποτελεσματικότητα των συντονιστών στα καθήκοντά τους

Παρακολουθήστε: τήρηση χρόνου, τήρηση σημειώσεων, ισότιμη συμμετοχή, παραγωγική συζήτηση, χαλαρή ατμόσφαιρα

• Μπορείτε πάντα να έχετε κάποιον να σας βοηθήσει με την τήρηση του χρόνου και τις σημειώσεις, ώστε να μπορείτε να είστε περισσότερο συγκεντρωμένοι στις ανάγκες των συμμετεχόντων.
• Μην υποτιμάτε την τήρηση σημειώσεων. Οι άνθρωποι είναι συνήθως ανοιχτοί και μοιράζονται πολύ όμορφες ιδέες και σκέψεις, και είναι κρίμα αυτές οι ιδέες να ξεχαστούν. Οι σημειώσεις θα είναι επίσης πολύ σημαντικές αργότερα εάν θέλετε να κάνετε έναν απολογισμό ή να γράψετε ένα κείμενο για δελτίο τύπου. Ακόμη περισσότερο, εάν η δραστηριότητα των συμμετεχόντων έχει αποτέλεσμα, θα ήταν ωραίο να τους στείλετε τις σημειώσεις.