Da la bienvenida a los participantes y ayudales a rellenar la lista de participación con su información de contacto y el formulario de consentimiento.

Importante

Este paso será útil más adelante para publicar fotos de la reunión y la nota de prensa. También para contactar con los participantes en caso de celebrar una reunión de seguimiento.

Pon en práctica la actividad de bienvenida -método/herramienta de presentación

Da la bienvenida a todos los participantes, fija el marco, comunica los objetivos, aclara las dudas y aplica el método de presentación que hayas elegido.

Presenta también a los facilitadores de la reunión (o inclúyelos en la actividad de presentación).

También puedes intentar ser abierto y, al mismo tiempo, lo suficientemente formal como para dejar que los participantes se abran y crear una atmósfera de confianza.

Lleva a cabo la actividad/herramienta principal

Intenta dar instrucciones claras y vete paso a paso, para ayudar a los participantes a adaptarse y que no sientan que tienen que hacer algo exigente.

Comprueba las necesidades de los participantes y el ambiente del grupo

Intenta preguntar si las instrucciones son claras y responde a cualquier pregunta. Si hay trabajo en grupos o parejas, “visita” cada grupo / pareja para comprobar si necesitan algo.

Comprueba las necesidades y la eficacia de los facilitadores en sus tareas

Presta atención a: el control del tiempo, la toma de notas, la participación equitativa, el debate productivo, el ambiente relajado

• Siempre puedes tener a alguien que te ayude con el control del tiempo y las notas, para poder estar más concentrado en las necesidades de los participantes.
• No subestimes la importancia de tomar notas. La gente suele ser abierta y comparte ideas y pensamientos muy bonitos, y es una pena que esas ideas se olviden. Las notas también serán muy importantes más adelante si quieres hacer un informe o escribir un texto para la prensa. Es más, si el trabajo de los participantes se traduce en un resultado, será un detalle enviarles las notas de ese trabajo.