Doneu la benvinguda als participants i ajudeu-los a omplir la llista de participació amb les seves dades de contacte

Important

Aquest pas serà útil més endavant per publicar imatges de la trobada i la nota de premsa. I també per a la comunicació en cas d’una reunió de seguiment.

Implementar l’activitat de benvinguda: dinàmica/eina d’introducció

Doneu la benvinguda a tots els participants, establiu el marc, comuniqueu els objectius, aclariu qualsevol pregunta i implementeu la dinàmica d’introducció que trieu.

Presenteu també els dinamitzadors de la trobada (o incluiu-los en la dinàmica d’auto-presentació introductòria).

També podeu obrir-vos amb alguna dada personal i, alhora, prou formal per permetre que els participants s’obrin i es creï un ambient de confiança.

Realitzar la dinàmica/activitat principal

Intenta donar instruccions clares i anar pas a pas, per ajudar els participants a ajustar-se i no sentir que han de fer alguna cosa complicada.

Comproveu les necessitats dels participants i l’ambient del grup

Pregunteu si les instruccions són clares i responeu a qualsevol pregunta. Si treballeu en grups o parelles, “visiteu” cada grup/parella per comprovar si necessiten alguna cosa.

Comproveu les necessitats i l’eficiència dels facilitadors en les seves tasques.

Vigila: el temps que us queda, fer apunts, la participació igualitària, que la discussió sigui productiva, un ambient relaxat

• Sempre pots tenir algú que t’ajudi amb el temps i les notes, de manera que puguis concentrar-te en les necessitats dels participants.
• No subestimis l’importància de les notes. La gent acostuma obrir-se i compartir idees i pensaments molt bonics, i és una llàstima que aquestes idees s’oblidin. Les notes també seran molt importants més endavant si voleu fer un informe o escriure un text per a la nota de premsa. Encara més, si el treball dels participants té un resultat, serà bo enviar-los les notes d’aquest treball.