Köszöntsd a résztvevőket, és segítsd őket a részvételi lista kitöltésében elérhetőségekkel és a hozzájárulási űrlappal

Fontos

Ez a lépés később hasznos lesz a találkozóról készült képek és a sajtóközlemény közzétételéhez. Továbbá a kommunikációhoz egy későbbi találkozó esetén.

Használjunk köszntő tevékenységet – bemutatkozó módszer/eszköz

Köszöntsünk minden résztvevőt, tájékoztassuk őket a keretekről, közöljük a célokat, tisztázzuk a kérdéseket, és alkalmazzuk a választott bevezetési módszert.

Mutassuk be a találkozó lebonyolítóit is (vagy vonjuk be őket a bemutatkozó-önbemutató módszerbe).

Megpróbálhatsz nyitottnak lenni, ugyanakkor elég formálisnak is, hogy a résztvevők megnyíljanak, és bizalmi légkört teremts.

Végezd el a fő tevékenységet/eszközt

Próbálj világos utasításokat adni, és lépésről lépésre haladni, hogy segíts a résztvevőknek alkalmazkodni, és ne érezzék, hogy valami megerőltető dolgot kell tenniük.

Ellenőrizd a résztvevők igényeit és a csoport légkörét

Próbálj meg rákérdezni, hogy az utasítások egyértelműek-e, és válaszolj minden kérdésre. Ha csoportokban vagy párokban dolgoztok, „látogassd meg” az egyes csoportokat/párokat, hogy ellenőrizni tudd igényeiket.

Ellenőrizd a segítők igényeit és a feladataik hatékonyságát

Tartsd szemmel a következőket: időbeosztás, jegyzetvezetés, egyenlő részvétel, produktív megbeszélés, laza légkör

• Mindig lesz valaki, aki segít az időzítésben és a jegyzetelésben, hogy jobban tudj koncentrálni a résztvevők igényeire.
• Ne becsüld alá a jegyzetek vezetését. Az emberek általában nyitottak, és nagyon szép ötleteket és gondolatokat osztanak meg egymással, és kár, ha ezek az ötletek feledésbe merülnek. A feljegyzések később is nagyon fontosak lesznek, ha jelentést szeretnél készíteni, vagy szöveget szeretnél írni a sajtóközleményhez. Sőt, ha a résztvevők munkájának megvan az eredménye, jó lesz elküldeni nekik a munka jegyzeteit.