Accogli i partecipanti e assistili nella compilazione della lista di partecipazione con le informazioni di contatto e il consenso per la privacy

Importante

Questa fase sarà utile in seguito per pubblicare le immagini della riunione e il comunicato stampa. Ma anche per la comunicazione, in caso di incontri successivi.

Implementa l’attività di benvenuto – metodo/pratica introduttiva

Dai il benvenuto a tutti i partecipanti, definisci il quadro di riferimento, comunica gli obiettivi, chiarisci eventuali domande e metti in atto la pratica introduttiva scelta.

Presenta anche i facilitatori della riunione (o includili nella pratica di autopresentazione).

Potresti anche cercare di essere aperto/a, ma allo stesso tempo abbastanza formale da permettere ai partecipanti di aprirsi e creare un’atmosfera di fiducia.

Svolgi l’attività/strumento principale

Cerca di dare istruzioni chiare e di procedere un passo alla volta, per aiutare i partecipanti ad adattarsi e a non sentirsi obbligati a fare qualcosa di impegnativo.

Verifica le esigenze dei partecipanti e l’atmosfera del gruppo

Chiedi se le istruzioni sono chiare e rispondi a qualsiasi domanda. Se lavorate a gruppi o a coppie, “visita” ogni gruppo/coppia per verificare le loro esigenze.

Verifica le esigenze e l’efficienza dei facilitatori nei loro compiti

Tieni d’occhio questi aspetti: rispetto del tempo, tenuta degli appunti, partecipazione paritaria, discussione produttiva, atmosfera rilassata.

• Puoi sempre chiedere a qualcuno di aiutarti a tenere il tempo e a prendere appunti, in modo da poterti concentrare maggiormente sulle esigenze dei partecipanti.
• Non sottovalutare l’importanza del prendere appunti. Le persone di solito si aprono e condividono idee e pensieri molto belli, ed è un peccato che queste idee vengano dimenticate. Gli appunti saranno molto importanti anche in seguito, se vorrai fare una relazione o scrivere un testo per un comunicato stampa. Inoltre, se il lavoro dei partecipanti avrà un risultato, sarà bello inviare loro gli appunti di quel lavoro.