Seleccionar sectores para «conectar».

Elige los profesionales de qué sector te interesan para que se reunan con artistas. Por ejemplo: profesionales del turismo, del medio ambiente o científicos sociales…

Sé creativo y atrévete a imaginar combinaciones inesperadas, ¡las posibilidades pueden ser infinitas!

O :

Elige a profesionales del arte de orígenes muy diferentes (y que no suelen colaborar entre si) -¿Cuáles? (por ejemplo,dibujantes de cómics y bailarines, escritores de novelas y músicos)…

En ambos casos:

Piense en las oportunidades y los retos de su contexto local.

• ¿Qué sectores son potentes en tu región y pueden apoyar la promoción de proyectos artísticos?
• O, al revés: ¿Qué sectores pueden verse favorecidos por su colaboración con los artistas?

Usted y todas las personas implicadas deben ser capaces de visualizar una asociación en la que todos salgan ganando.

Fija el o los objetivos de la reunión

¿Tendrá la reunión un objetivo específico (por ejemplo, colaboraciones en el marco de un festival), múltiples objetivos (creación de redes, experimentación, nuevas colaboraciones, etc.) o simplemente un objetivo general para tender puentes entre estos sectores sin un resultado preestablecido?

Esta respuesta le ayudará en los siguientes pasos…

Considera los posibles perfiles a invitar

¿Qué perfiles de artistas y otros perfiles del sector crees que se verán más atraídos y beneficiados por la participación en un Art Meet Up?

Haz una lista de posibles interesados/personas/organizaciones

Anota los nombres y la información de contacto de las personas/grupos/organizaciones que se ajusten a los perfiles anteriores y que conozcas o a las que tengas acceso.

Fíjate en cuáles podrían actuar también como multiplicadores e invitar a más personas con su mismo perfil.

Si es posible, trata de tener en cuenta el equilibrio y la diversidad de género.

Una hoja de Excel, OpenOffice o Google (o similar) podría ser útil.

Elige una fecha, hora y lugar para la reunión

Sobre la fecha y la hora:

Elige teniendo en cuenta las posibles condiciones especiales y las limitaciones horarias de las personas a las que quieres convocar; por ejemplo, si tienes previsto contar con profesorado, las horas de la mañana no son una opción. Si invitas a los productores locales de castañas, octubre está prohibido…

Además, ¿días laborables o fines de semana? Sopesa los pros y los contras de sus opciones.

Sobre el lugar:

Escoge un lugar accesible y (asequible) para ti y tus objetivos, que tenga el ambiente, el equipo y quizá también vínculos con los sectores/grupos/personas..:

• ¿un centro comunitario?
• ¿las instalaciones de una organización cultural?
• ¿un espacio público?
• ¿un bar o restaurante?

En general:

Ten en cuenta las posibles exclusiones que el lugar (y el tiempo) puedan producir, preguntando también a algunas «personas expertas» en estos grupos.

Prepara un texto/material de invitación

Cree un texto de introducción/invitación para la reunión programada y sus objetivos, presentando brevemente tu perfil o el de tu organización y tu interés en organizar esta reunión.

Considera también la posibilidad de buscar o crear material visual original, por ejemplo, fotos, imágenes, diseño gráfico.
El material debe ser atractivo, conciso pero explícito sobre los objetivos, las condiciones especiales* y las oportunidades que la reunión podría ofrecer a los participantes.

*¿Aproximadamente cuántas personas se esperan? ¿Hay una cuota de participación? ¿Tendrán que pagar sus bebidas (en caso de una reunión en un bar)? ¿Necesitan un certificado de vacunación? Y así sucesivamente…

Elige el medio para compartir la invitación

Define una estrategia para invitar a la gente, seleccionando una o más de las siguientes, según lo que consideres más eficaz en cuanto a recursos:

• ¿Será una convocatoria abierta en tus redes sociales o en la prensa local, impresa o digital?
• ¿Vas a enviar correos electrónicos personalizados o no personalizados?
• ¿También harás llamadas telefónicas si es necesario?

Envía las invitaciones

Según tu estrategia, envía las invitaciones al menos dos semanas antes de la fecha de la reunión.

Asegúrate de pedir a los participantes que confirmen asistencia y fija un plazo claro para recibir esta confirmación.

Prepara un recordatorio para enviarlo uno o dos días antes de la fecha límite.

Crea una lista de participantes

A partir de las confirmaciones recibidas, haz una lista de los participantes previstos.

• ¿Es el número suficiente y funcional (un grupo demasiado grande podría ser también un problema)?
• ¿Está el grupo bien equilibrado?
• ¿Es necesaria una ronda extra de invitación?

Envia un paquete de comunicación-información final

¿Tienen los participantes toda la información que necesitan para participar sin estrés? Si no es así, pónte en contacto para facilitarles esta información y confirmar que les esperas.